Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление
Шрифт:
5.2.5. Дополнительная нагрузка на персонал, снижение производительности
Предполагается, что сотрудники компании потратят часть своего времени на написание регламентов, что снизит производительность труда. Кроме того, по ходу деятельности придется периодически обращаться к регламентам, проверяя соответствие выполняемой работы установленным требованиям.
Первый аргумент: создание и актуализация регламентов действительно занимают немало времени. Только не рядовых сотрудников, а руководителей. Но для них работа по стандартизации – одна из важнейших составляющих деятельности по управлению. Они
Что касается второго аргумента, то он во многом надуманный. Если действительно сотрудники начнут периодически сверяться с регламентами, то менеджеры должны радоваться этому. Значит, в культуре организации появился новый, важный элемент – работа по стандартам. В реальности, к сожалению, часто наблюдается обратная картина: регламенты не работают.
5.2.6. Увеличение сроков выполнения процессов из-за необходимости соблюдения регламентов
Этот аргумент аналогичен предыдущему. Предполагается, что после регламентации процессы станет сложнее и дольше выполнять. Если раньше можно было быстро и гибко делать работу, достигая нужного результата, то после регламентации придется действовать по стандарту.
Кроме того, в данном случае не учитываются проблемы и потери, которые всегда сопровождают «быструю и гибкую работу». Вообще нужно внимательно оценивать ситуацию с процессами, анализировать степень влияния внешних условий. Если внешняя среда нестабильна и оказывает слишком возмущающее воздействие на процесс, то его нельзя жестко регламентировать. Даже если регламенты актуализируются быстро, можно не успеть внести все необходимые изменения. В этой ситуации могут возникнуть проблемы. Поэтому для некоторых групп процессов в определенных видах бизнеса жесткая регламентация неприемлема.
5.2.7. Появление слишком сложных, забюрократизированных регламентов
Такой риск действительно есть. Он связан с несколькими факторами:
• слишком формальной постановкой задачи регламентации и формальной, поверхностной оценкой полученных результатов руководителями;
• недостаточным методическим обеспечением проекта;
• плохим управлением проектом;
• неэффективным и забюрократизированным процессом согласования документов;
• отсутствием заинтересованности и готовности последовательно заниматься внедрением системы регламентации у первых лиц организации;
• отсутствием специалистов нужной квалификации;
• слишком сжатыми сроками;
• недостаточным бюджетом проекта;
• прочее.
Если регламенты пишут плохо подготовленные специалисты по недостаточно проработанной методике, используя неудобные формы, тратя на это в два-три раза меньше времени, чем положено, то они вполне могу оказаться не соответствующими поставленным целям, сложными, противоречивыми и неудобными в работе.
5.2.8. Возможность так называемой итальянской забастовки
Некоторые специалисты предполагают возможность так называемой итальянской забастовки, когда сотрудники организации преднамеренно работают в строгом соответствии с регламентами. Предполагают также, что эта система регламентов чрезмерно сложна, запутанна, противоречива, как и сами регламенты. В результате процессы выполняются слишком долго, клиенты недовольны, прибыль снижается и т. п.
Такая ситуация может сложиться в крупной организации (например, государственной) после проведения ряда проверок и показательного увольнения нескольких руководителей. В этом случае система [107] начинает работу по формальным регламентам. Временно перестают действовать привычные и выгодные определенным субъектам обходные пути, ускоряющие формальный ход процесса. Поскольку регламентов много и они подчас взаимно противоречивы, проблемы решаются очень долго.
107
В данном примере в систему входят как сотрудники организации, так и внешние лица, которые пользуются их услугами.
В коммерческой организации условия для возникновения итальянской забастовки создаются реже. В небольшой и средней компании вероятность ее возникновения ниже, чем в крупной или очень крупной.
Если собственники и топ-менеджмент постоянно занимаются анализом эффективности системы регламентации и предпринимают шаги по ее улучшению, то предпосылки для возникновения итальянской забастовки, скорее всего, не возникнут.
5.2.9. Возможная утечка информации о стандартах работы в другие организации
Утечка информации (передача комплекта регламентирующих документов в другую организацию) вполне возможна. Если речь идет о регламентах процессов или должностных инструкциях, ущерб от такой утечки не будет значительным. Другое дело, если передаются чертежи, технологические документы, рецептуры, управленческая отчетность и т. п. Что касается нормативно-методических документов, то эффективно использовать их в другой компании невозможно, так как организации имеют разные:
• организационную структуру и численность персонала;
• квалификацию и опыт сотрудников;
• критерии и алгоритмы принятия управленческих решений;
• культуру организации;
• прочее.
Чтобы скопировать бизнес компании, одного только комплекта нормативно-методических документов недостаточно. (Как нельзя, например, стать спортсменом за один день, просто повторяя систему тренировок чемпиона.)
Сейчас существуют системы информационной безопасности, одна из задач которых – предотвращать утечку информации.
Говоря о минусах регламентации, хочу отметить один интересный момент. Когда специалисты организации начинают формулировать и анализировать эти минусы, они обращают внимание не на проблемы, связанные с системой регламентации, а на риск внедрить ее не так, как хотелось бы. Это нормально. Более того, такой взгляд поможет руководителям оценить риски проекта и управлять им эффективнее.
5.3. Плюсы регламентации бизнес-процессов
Мы рассмотрели некоторые возможные минусы регламентации. Обратимся теперь к плюсам. К ним можно отнести: