Большая книга директора по персоналу
Шрифт:
Система бюджетирования является на сегодняшний день одним из самых современных инструментов управления организацией. Она направлена на планирование финансовой и хозяйственной деятельности предприятия в среднесрочном и краткосрочном периодах. Основной задачей системы бюджетирования является составление бюджета и контроль исполнения его показателей по всем направлениям деятельности.
Процесс составления бюджета невозможен без вовлечения в работу по его составлению значительного числа сотрудников организации и затрагивает практически все звенья менеджмента, от высшего уровня до руководителей низшего звена. Чем выше процент работников, участвующих в составлении бюджета, тем большее мотивирующее воздействие он способен оказать на работников организации и соответственно тем выше вероятность его осознанного исполнения всеми сотрудниками компании.
Планирование условно можно разделить на две части:
Первый фактор, который задает основную тенденцию при проведении изменений в организации управления, – установление и осознание цели внедрения.
На предприятиях существуют различные варианты формирования бюджетного процесса, которые можно сгруппировать в два направления.
К первому направлению относится разработка плана работы организации силами сотрудников финансово-экономической службы. Планирование осуществляется на основании оценки и анализа показателей предыдущих периодов и прогнозирования будущего развития. Целью данного направления является составление сбалансированного бюджета предприятия на предстоящий период, согласование его с главными специалистами и утверждение руководителем. Выбранный метод планирования не всегда позволяет установить соответствующие полномочия и ответственность сотрудников и эффективно мотивировать их, но имеет ряд преимуществ: позволяет повысить управляемость запасами и снизить издержки, реализовать финансовую прозрачность и контролировать расходование средств. А также, при последовательном и целенаправленном воздействии, может быть первым шагом на пути совершенствования системы управления предприятия.
Второе направление – создание комплексной системы бюджетного управления, которая является масштабным и существенным изменением в управлении. В этих целях бюджетирование рассматривается как система организационного взаимодействия центров финансовой ответственности, центров планирования, центров затрат, направленная на согласование и координацию краткосрочных коммерческих, производственных, финансовых и хозяйственных планов организации и анализа их исполнения. У каждого структурного подразделения появляется своя обозначенная формализованная сфера ответственности и система мотивации, позволяющая стимулировать производственную деятельность сотрудников и повышать эффективность бизнеса в целом.
Немаловажным фактором при внедрении системы бюджетирования является иерархический уровень руководителя проекта внедрения. Под руководством генерального директора компании проект будет двигаться значительно быстрее, чем под руководством любого другого руководителя, не наделенного соответствующим объемом полномочий и возможностями для принятия управленческих решений. Состав целей и расстановка приоритетов между ними в значительной степени определяют технологию и последовательность внедрения системы бюджетирования, поэтому сформулированные цели и задачи должны быть понятными и осознанными для работников всех уровней. Это позволит избежать декларативного характера внедрения системы бюджетирования.
Еще одним условием, определяющим успех проекта внедрения системы бюджетирования, является соответствие целей и механизмов внедрения и реализации уровню развития компании и ее возможностям. До сих пор внедрение системы бюджетирования не носит массового характера в российских компаниях. Это объясняется тем, что инновационные процессы в управлении являются наиболее сложными для реализации, зависят от наличия множества составляющих и требуют решения большого количества задач и проблем, которые вскрываются с первых шагов внедрения. А как показывает практика, не все предприятия, желающие осуществить внедрение данного проекта, имели соответствующие ресурсы и оказались готовы к изменениям. Поэтому затраты на внедрение в некоторых компаниях становятся просто поразительными, поглощают невероятное количество времени, но приносят незначительную отдачу. Это связано, на наш взгляд, с отсутствием регулярного управленческого учета во многих российских компаниях. Хотя, надо отдать им должное, многие предприятия в последнее время делают гигантские шаги в данном направлении. Постепенно руководители приходят к пониманию необходимости внедрения бюджетирования как новой системы управления, которая позволяет снизить затраты и уменьшить сроки принятия решений, повысить капитализацию компании, упорядочить производственные процессы, повысить эффективность вложений в бизнес.
Если на первом этапе концентрация усилий менеджеров направлена на составление бюджета организации, то такой подход на пути формирования бюджетного процесса для многих предприятий приемлем и обоснован. А для некоторых предприятий этот процесс является
Ключевым фактором при внедрении системы бюджетирования становится формирование системы обучения работников.
Основой всей производственной системы являются человек и его знания. Умения и навыки сотрудников компании становятся главным инструментом конкуренции. Обучение персонала, корректировка сложившихся стереотипов, переход людей на другой качественный уровень – наиболее сложная задача любого инновационного процесса.
Отправной точкой процесса внедрения системы бюджетирования на предприятии являются процессы приобретения необходимых знаний, обучающие процессы, что позволяет по-новому взглянуть на будущее развитие компании и каждого конкретного подразделения, сформировать финансовую структуру, разработать систему премирования, а также обеспечить взаимопонимание среди сотрудников. Начинать обучение желательно сверху вниз, с топ-менеджмента и собственников, затем плавно переходить к среднему менеджменту и ключевым сотрудникам компании, распространяя затем эту работу на всю иерархию компании. Обучение как один из способов мотивации позволяет преодолеть у подавляющего большинства персонала психологический барьер «непричастности» к внедрению системы бюджетирования. Для усиления мотивации логично включать в группу обучения менеджеров – представителей от каждого центра ответственности, что будет способствовать активному участию персонала в управлении предприятием, более грамотной разработке внутренних бюджетов подразделений.
Современная технология бюджетирования немыслима без информационного обеспечения и специализированных программных продуктов. Для снижения существующего риска неэффективности инвестиций в создание автоматизированной системы бюджетирования необходимо проводить обучение сотрудников методологиям внедрения, настройке и адаптации системы, знакомить работников с функциональными блоками программы. Специалисты информационной службы должны изучить существующие возможности программного обеспечения синхронизации информации, консолидации данных, особенности формирования аналитических отчетов и других ресурсов, позволяющих максимально использовать соответствующие инструменты.
При внедрении системы бюджетирования появляются центры финансовой ответственности, центры затрат и центры планирования.
Центры финансовой ответственности – структурные подразделения или должностные лица, имеющие исключительное право на определение основных тенденций и направлений работы предприятия посредством составления бизнес-прогнозов и бизнес-планов в рамках полномочий, установленных бюджетным регламентом или положением о бюджете организации.
Центры затрат – объекты направления расходования материальнофинансовых ресурсов. Для формирования бюджета предприятия объекты учета классифицируются: на носители затрат – продукты, полуфабрикаты, виды работ, услуг и другие единицы учета; места возникновения затрат – структурные подразделения, группы, объединенные по функциональному признаку, или общие расходы предприятия.
Центры планирования – структурные подразделения или должностные лица, в функциональные обязанности которых входит контроль за составлением плана деятельности предприятия, состоящего из совокупности бизнес-заданий, а также за движением материально-финансовых ресурсов по установленным бюджетным статьям.
Таким образом, мы рассмотрели все основные предпосылки и условия для внедрения в организации системы бюджетирования.
Теперь давайте остановимся на некоторых терминах и определениях. Создание бюджетов обусловлено необходимостью планирования расходов и доходов организации. В зависимости от специфики работы и профиля компании бюджеты подразделяются на бюджет доходов и бюджет расходов. Также бюджет можно классифицировать по длительности его существования и разделить на долгосрочный и краткосрочный. К долгосрочным относятся, как правило, бюджеты, охватывающие период от одного года до пятилетки. Но в современных российских организациях планирование ограничивается в основном годичным периодом.