Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

Глотова Светлана

Служба кадров может отвечать за весь персонал организации, за персонал в рамках различных направлений деятельности организации или обеспечивать работниками отдельные проекты. В зависимости от этого различаются несколько типов структур кадровой службы.

Структура кадровой службы (службы управления персоналом)

Структура кадровой службы (службы управления персоналом) – это иерархически организованная совокупность подразделений и должностных лиц, отвечающих за все направления

кадровой работы и работы по управлению персоналом.

Различают простую и сложные структуры кадровой службы.

Простая структура также называется линейной. В ее состав не входят другие структурные подразделения. Возглавляется такая служба начальником отдела, которому подчиняются специалисты отдела, отвечающие за различные участки кадровой работы. Преимущества такого построения службы заключаются в отсутствии промежуточных управленческих звеньев, что увеличивает скорость передачи управленческих решений, позволяет выстроить однозначную управленческую вертикаль, четко определить круг ответственности специалистов. Однако при такой структуре повышаются требования к квалификации руководителя службы, который должен хорошо ориентироваться во всех сферах деятельности по управлению персоналом.

К сложным структурам кадровой службы относятся структуры, построенные по функциональному признаку или иным признакам, например, географическому, продуктовому, проектному, процессному и т. д.

Функциональная структура предполагает выделение внутри службы кадров структурных подразделений и их специализацию в соответствии с видами кадровой работы.

Количество функциональных структурных подразделений и распределение задач между ними зависят от объема работ по каждому направлению деятельности службы.

Возглавляется служба руководителем или директором по персоналу, которому подчиняются руководители функциональных структурных подразделений.

Такая структура создается в крупных организациях и позволяет более эффективно решать конкретные задачи по управлению персоналом.

Кроме того, при такой структуре руководство службы имеет возможность сосредоточиться на стратегических вопросах управления персоналом. При этом к руководству отделами службы могут быть привлечены профильные специалисты.

Для успешного функционирования такой службы большое значение имеют грамотно налаженный и четко структурированный процесс контроля за исполнением поручений и установление ответственности исполнителей.

Еще один тип сложной структуры службы управления персоналом построен не на функциональном разделении обязанностей между внутренними структурными подразделениями, а на области ответственности этих подразделений.

Другими словами, все отделы службы управления персоналом могут выполнять одинаковые функции, но обеспечивать деятельность территориально разобщенных структурных подразделений, отдельных проектных групп, отдельных производственных направлений или направлений деятельности организаций, оказывающих

разные услуги.

Существует также понятие матричной организационной структуры службы управления персоналом. В этом случае кадровая служба может иметь любую постоянную структуру – линейную или функциональную, но специалисты этой службы входят в состав временных проектных групп. Кадровые специалисты в этом случае имеют двойное подчинение – руководителю кадровой службы и руководителю проектной группы. При этом руководитель проектной группы определяет содержание труда специалистов, а руководитель кадровой службы осуществляет контроль за выполнением поставленных в рамках проекта задач.

Участки кадровой работы

Функции кадровой службы (службы управления персоналом) достаточно разнообразны. Выполнение этих функций может быть поручено отдельным специалистам или структурным подразделениям в зависимости от структуры кадровой службы.

Выделяют следующие основные участки кадровой работы:

– ведение кадровой документации и документации по личному составу;

– осуществление кадрового учета;

– обеспечение хранения документации по личному составу;

– формирование кадрового резерва и обеспечение движения кадров;

– поиск, привлечение, подбор и отбор персонала;

– организация и проведение оценки персонала;

– организация и проведение аттестации персонала;

– организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры персонала;

– организация обучения персонала;

– организация адаптации и стажировки персонала;

– организация оплаты труда персонала;

– разработка и реализация социальной политики в области персонала;

– разработка и реализация системы стратегического управления персоналом организации;

– организация труда и разработка мер по обеспечению безопасности труда.

В связи с тем, что все направления деятельности по управлению персоналом тесно взаимосвязаны между собой, функциональное наполнение каждого участка работы будет индивидуально для каждой организации и для каждого отдельного специалиста.

Работы, выполняемые в рамках одного направления конкретным структурным подразделением или специалистом, детально прописываются в локальных нормативных актах кадровой службы – положениях об отделах и должностных инструкциях работников.

Ведение кадрового делопроизводства и кадрового учета предполагает следующие виды работ:

– подготовку проектов локальных нормативных актов в сфере кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом;

– документирование трудовых отношений с работниками;

– ведение трудовых книжек;

– оформление и ведение регистрационных форм;

– ведение информационно-справочной работы по кадровой документации, включая формирование личных дел работников, оформление личных карточек работников;