Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач
Шрифт:
• Если документ будет напечатан и должен выглядеть «красиво» или требуется форматирование и другие функции для печати, то используйте для его создания Word или что-то подобное, например Google Docs. (Продвинутым пользователям для специального форматирования или особого расположения документа, возможно, лучше подойдет какая-либо профессиональная программа, например Adobe InDesign.) Но распространять документы нужно в PDF. Только если у получателя имеется необходимость редактировать файл, его следует прислать в оригинальном формате Word.
Помните, что файлы Word могут содержать скрытую информацию и быть несовместимы с предыдущими
Наконец, отметим, что есть другие распространенные форматы документов, и о них тоже стоит знать. Веб-страницы лучше всего создавать в HTML, базы данных – в FileMaker, электронные таблицы – в Microsoft Excel или Google Spreadsheet, а презентации – в Apple Keynote или Microsoft PowerPoint. (Подробнее мы поговорим об этом в главе «Другие полезные советы».) Впрочем, в основном владеющие цифровой грамотностью пользователи могут справиться с работой, вооружившись веб-браузером, почтовым клиентом и хорошим текстовым редактором. Остался только один важный инструмент – и это файловая система.
Глава 10
Именование файлов
Когда пользователь создает файл в любом формате – ASCII, Word, PDF или каком-то еще, – этому файлу нужно имя, неважно, будет ли он храниться на компьютере пользователя или отправится во вложении по почте. Каждый раз, когда вы сохраняете документ, таблицу, график или любой другой файл, возникает диалоговое окно, которое предлагает назвать файл. Это важный выбор: при правильном названии файл потом легче найти, к тому же это название говорит пользователю о содержании, так что нет необходимости файл открывать.
Правильные названия особенно важны, если файлов много. Например, если в папке лежат двадцать файлов с вариациями одного и того же «план. doc», найти конкретный план или его конкретную версию будет сложно, и это займет много времени. Если в папке сотни файлов, то это вообще почти нереально. Правильное именование файлов позволяет избежать перегрузки и способствует эффективной работе.
К сожалению, многие пользователи выбирают не лучшие названия файлов просто потому, что их никто не научил правильным названиям. Перечислим наиболее часто встречающиеся ошибки:
• Неописательные названия файлов вроде «Список дел. doc» и «Заметки. doc», которые могут относиться к различным проектам и контекстам. Как указано выше, такие файлы создают особенно много проблем, если существуют во множестве вариантов с одинаковыми названиями.
• Названия файлов со словом «финальный», например «Финальный отчет. doc». Нет лучшего способа гарантировать пересмотр документа, чем назвать его финальный. Разумеется, последуют и другие версии – к примеру, «Финальный отчет пересмотренный. doc» и «Финальный обновленный отчет ИСПОЛЬЗУЙ ЭТУ ВЕРСИЮ. doc». Найти нужный вариант будет трудно.
• Названия файлов со словом «новый». Даже если файл более новый, чем предыдущая версия, как быть с последующими? Название «Новый новый новый финальный. doc» вряд ли послужит образцом эффективности.
• Резюме под названием «Резюме. doc». Я как работодатель могу засвидетельствовать, что соискатели с пугающей частотой называют так свои резюме, в результате все они выглядят одинаково. Их невозможно рассортировать, пока я не изучу все и вручную не переименую.
Всех этих проблем легко избежать, если следовать простой схеме именования файлов по правилам цифровой грамотности. Удачное название файла содержит ровно столько информации о файле, чтобы описать его содержимое, и опускает все
30
Определение информации, данное антропологом Грегори Бейтсоном в его книге Mind and Nature: A Necessary Unity (1979). Издана на русском языке: Бейтсон Г. Разум и природа. М.: Либроком, 2009.
Схема именования
Имя файла в соответствии с принципами цифровой грамотности должно содержать следующие элементы, разделенные дефисом: инициалы создателя файла, дату создания и тему или ключевое слово. Может быть добавлено и расширение. Шаблон такой схемы выглядит следующим образом:
инициалы-дата-тема. расширение
Например, название черновика этой книги, который я закончил 25 сентября и сохранил как файл ASCII, будет таким:
mh-0925-bookdraft.txt
Соответственно, файл под названием js-0313-projectplan.pdf – это план проекта Джона Смита от 13 марта.
Такая схема способна давать имена всем типам файлов в соответствии с принципами цифровой грамотности:
• файлы, которые вы создаете (письмо тетушке Мардж, заметки с совещания, зарисовки нового дизайна);
• файлы, которые вы сохраняете (квитанция, которую вы скачали с сайта, или полученное письмо);
• любые другие файлы, которые надо как-то назвать.
В любом случае имя файла показывает, кто его создал, когда и с какой целью. Таким образом, оно становится своего рода конспектом, моментальным снимком битов. От этого зависит, как именно пользователи будут работать с файлами: последовательные изменения, вносимые в файл, будут сохраняться как отдельные файлы под своими именами. Это защищает и от безвозвратной потери файлов.
Каждый компонент названия файла мы детально объясним ниже.
Инициалы автора
Имя файла начинается с того, что пользователь сразу, не открывая файл, понимает, кто создал эту информацию. Имя файла обычно должно содержать только инициалы автора, а не его полное имя, потому что набрать две буквы просто быстрее. (Важно: каждая часть названия файла должна заполняться так, чтобы печатать приходилось как можно меньше.) Две буквы – минимальное количество для идентификации, хотя, конечно, могут быть случаи, например, если инициалы двух пользователей одинаковы, когда лучше использовать имя или фамилию автора документа.
Порой бывает полезно делать исключения и отступать от этой схемы именования. Например, если в папке находятся только созданные мной файлы, а доступ к ней все равно имею только я, то писать мои инициалы mh в начале каждого имени файла явно избыточно. В таком случае я вместо авторства указываю либо notes – «заметки» (если, например, делал заметки на совещании, по ходу делового звонка или просто придумал что-то на ходу), либо отсылаю к файлу или письму, которое я отправил кому-то другому. В этом случае я пишу to – «кому» и указываю инициалы получателя.