Хватит платить за все! Снижение издержек в компании
Шрифт:
3. Имеются три блока условий, связанных с обработкой замечаний, при которых для устранения замечаний процесс возвращается на первый шаг и затем продолжается по той же цепочке. В результате общая длительность процесса может существенно увеличиться.
4. Если верить схеме, генеральный директор подписывает счет в любом случае, и у него никогда не бывает замечаний. Видимо, это оправданно, благодаря тому что он доверяет проверке со стороны куратора (который, как правило, является одним из его заместителей). Тогда какой смысл в подписи генерального директора, если он фактически делегировал полномочия по проверке счета своему заму? Может, стоит отказаться от подписи генерального вообще, оставив ее для счетов
5. В чем смысл подтверждения оплаты счета главным бухгалтером? Видимо, главный бухгалтер в этой организации выполняет еще и функции финансового директора, т. е. в данном случае проверяет наличие остатков на расчетных счетах и определяет приоритет оплаты счета. Но ведь можно же автоматизировать проверку остатков на счетах, в том числе и с учетом приоритета оплаты. Тогда главного бухгалтера можно освободить от выполнения данной процедуры. При этом такую проверку целесообразно проводить до формирования платежного поручения.
Как мы видим, процесс имеет явный потенциал для оптимизации. Читатель может самостоятельно в качестве тренировки предложить более рациональную схему его выполнения. При этом наверняка сократятся трудозатраты на его выполнение, а следовательно, и стоимость самого процесса в целом!
Почему же, несмотря на очевидные проблемные зоны, процесс выстроен именно так? Думаю, ответ даст следующий полуанекдот, полупритча:
Возьмем большую металлическую клетку, к потолку по центру подвесим банан, под бананом поставим стремянку, а в клетку запустим пяток обезьян и встанем в сторонке.
Наступает момент, когда какой-нибудь обезьяне захочется есть. Она лезет к банану, но мы в это время с помощью пожарного брандспойта сбиваем ее со стремянки ледяной водой, а заодно окатываем и всех остальных. Какое-то время обезьяны сидят ошалевшие, но наступает момент, когда томимая голодом обезьяна опять делает попытку добраться до банана. Повторяем процедуру… И так раза три-четыре. Кончается дело тем, что, когда беспокойное животное опять пытается подойти к стремянке, остальные четверо его от нее оттаскивают и банально бьют.
Теперь убираем из клетки беспокойную обезьяну и добавляем туда «свежую». Проходит какое-то время, и она делает попытку добраться до банана. Четыре бдительные обезьяны, оставшиеся с прошлого раза, оттаскивают ее и… бьют, хотя на этот раз никого не обливали. Разумеется, бедное животное не может понять за что, поэтому делает еще одну попытку. В конечном итоге и эта обезьяна присоединяется к остальным в бездеятельном созерцании еды.
Опять вытаскиваем обезьяну из первого «эшелона» и снова добавляем «свежую»… Короче говоря, в итоге получаем ситуацию, когда в клетке сидят пять ни разу не облитых обезьян, но ни одна из них не делает попыток дотянуться до банана.
Почему?
А потому что здесь так принято!
Резюме
Оптимизация бизнес-процессов – это мощное средство сокращения издержек.
Существуют четыре типа деятельности: проект, процесс, функция и задача, каждый из которых управляется разными способами.
Для описания бизнес-процессов необходимо использовать стандартные графические нотации.
Анализ бизнес-процессов можно производить либо на основе формальных критериев оценки, либо экспертным путем.
К наиболее простым и дешевым в применении методам оптимизации бизнес-процессов относятся:
• усовершенствование/разработка форм документов;
• фиксация оснований для принятия управленческих решений;
• изменение состава и последовательности процедур процесса;
• определение областей ответственности за выполнение
• изменение требований к конечному результату.
4. Оптимизация издержек путем совершенствования организационных структур
Американцы и японцы решили устроить соревнование по гребле. Обе команды долго и упорно тренировались, чтобы достичь высшей спортивной формы. И вот в один прекрасный день они решили, что уже готовы. Японцы победили, обогнав американцев на одну милю. Американская команда была горько разочарована своим проигрышем. Корпоративное руководство постановило, что надо найти причину разгромного поражения и потому наняло консалтинговую фирму, чтобы разобраться, в чем проблема, и получить совет, что следует предпринять. Консалтинговая компания выяснила, что в японской команде восемь человек гребли, а один был на руле, тогда как в американской был один гребец и восемь рулевых. После года изысканий и миллионов долларов, потраченных на анализ проблемы, консалтинговая фирма пришла к выводу, что в американской команде было слишком много рулевых и слишком мало гребцов. Итак, по мере того как в следующем году приближался день повторных соревнований, структура руководства американской команды была полностью реорганизована. В новой структуре было четыре менеджера по рулению, три эксперта в области руления и новая система оценки выступления гребца, чтобы обеспечить рабочую инициативу. На следующий год японцы обогнали американцев на две мили. Униженная американская корпорация уволила гребца за плохое выступление и выдала менеджерам премию за выявление проблемы.
Эта притча хорошо показывает, какие перекосы могут быть в системе управления компанией. Причем мало того что в этой притче американская команда не достигла успеха, но наверняка оплата менеджеров «по рулению» была выше, чем оплата гребца. А это уже явные излишние затраты. Вся эта длинная история приведена для иллюстрации того, насколько важно выстроить оптимальную организационную структуру и как она отразится на издержках компании.
Организационные структуры
Прежде чем говорить о сокращении издержек путем оптимизации системы управления, надо обстоятельно разобраться, что же такое организация, ее система управления, и тогда можно гораздо легче понять, как за счет совершенствования системы управления компании сократить ее издержки.
Если задуматься о том, что первично: организационная структура или деятельность компании, то ответ будет однозначный – деятельность. Деятельность компании определяется ее целями, а уже исходя из деятельности выстраивается организационная структура.
Для существования структуры компании должны выполняться два фундаментальных условия:
• деятельность должна разделяться на относительно обособленные элементы (функции, задачи, процессы, проекты);
• необходима координация действий по выполнению элементов деятельности.
Например, программист сам нашел клиента, сам составил техническое задание на программу, сам ее написал и отладил, сам внедрил ее у клиента и самостоятельно осуществляет ее поддержку. Это деятельность, но еще не организация.
Организация – это когда менеджер по продажам договорился с клиентом, бизнес-аналитик составил техническое задание, программист написал код, тестировщик протестировал, внедренец установил программу у клиента, специалист техподдержки обслужил. И еще руководитель проекта (или директор компании) скоординировал взаимодействие всех этих сотрудников. Вот это уже организация.
Для того чтобы получить полноценную модель компании и в дальнейшем ее анализировать, а также давать рекомендации по ее изменению, надо знать следующие вещи: