Интегрированный тайм-менеджмент

Прентис Стив

На первый взгляд вышеописанные действия могут показаться мелочью, однако они гарантируют исполнение необходимых задач, при этом охраняя ваше время от вмешательства и фиктивной срочности новых дел.

В главе 9 мы обсудим, как ограничивать событие (телефонный звонок, совещание, поручение), чтобы оно длилось определенный отрезок времени, скажем пять минут, вместо того чтобы растягиваться стихийно и бесконтрольно. Научившись этому, вы сможете более реально планировать длительность дел из памятки, ставших частью вашей повестки дня.

Пятое: отведите время для обеда. Правильное питание и отдых — важное условие продуктивной и успешной работы (см. главу 12). Пусть обеденный перерыв, даже если это всего лишь двадцать минут, станет для вас священным.

Шестое: оставьте

неприкосновенный запас времени. Это резерв для полных сюрпризов и вместе с тем дорога к успеху (см. главу 6).

I-образное планирование прокладывает уверенный и реалистичный курс для вашего рабочего дня, избавляет вас от необходимости принимать важные решения спонтанно, а также позволяет справляться как с ожидаемыми, так и с неожиданными задачами. Да, конечно, пятнадцать минут в день вам потратить придется, зато эти минуты обеспечат вам полный контроль над всем рабочим днем.

СЕРДЦЕВИНА I-ОБРАЗНОГО РАСПОРЯДКА ДНЯ

Сердцевина вашего I-образного графика — это ключ к сохранению контроля над рабочим днем.

Из главы 3 мы поняли, что проектный план должен быть гибким, чтобы подстраиваться под неизбежные изменения в работе. То же самое относится и к вашей рабочей деятельности. Вообразите себя капитаном большого судна, сражающегося в океане с ветром, волнами, подводными течениями. С вашей стороны было бы глупо лечь на курс, зафиксировать румпель — и уйти, никого не оставив на мостике. Очень скоро под воздействием сил природы корабль начал бы дрейфовать. Чтобы придерживаться выбранного курса, нужна постоянная бдительность как капитану судна, так и вам — капитану вашего рабочего дня. В течение дня задачи меняют свои позиции, и ваш график должен меняться соответственно, чтобы вы не сошли с курса.

Постоянное обновление графика может показаться лишней работой, но чем более привычным оно для вас станет, тем легче (используйте верхушку и основание I-образного распорядка дня) вам будет справляться со всеми делами в нужном порядке. Ведь ваше креативное сознание уже держит 80% всех дневных дел под контролем. Помните, что изменения в течение дня неизбежны и человек, готовый к ним, имеет куда больший шанс на успех, нежели тот, кто рассчитывает «проскочить».

Каждое дело, за которое вы беретесь, каждое решение, которое принимаете, каждая проблема, возникающая на вашем пути, должны найти свое место в вашем живом, дышащем рабочем графике. Никогда не покидайте капитанского мостика.

ОБЗОР I-ОБРАЗНОГО РАСПОРЯДКА ДНЯ

Пятнадцать минут в начале дня идеально дополняются пятнадцатью минутами в конце, отведенными для заключительного планирования (обзора).

Рис. 4.2. Обзор I-образного распорядка имеет две родственные цели: завершенные дня и непрерывное совершенствование

Сильнейшие спортсмены сохраняют звание сильнейших, потому что сразу после победы на соревнованиях вновь принимаются за тренировки. Известные звезды телесериалов сохраняют форму, играя в антрепризах. Успешные торговцы поддерживают успех, расспрашивая клиентов о достоинствах и недостатках последних покупок. Это и есть постоянный обзор, проверка и оценка, непрерывное совершенствование.

Обзор I-образного графика дает вам шанс на быстрое продвижение по карьерной лестнице. Вы всего лишь должны делать то, что большинство делать не успевает или не хочет, а именно: критически оценивать день с целью доведения всех дел до конца и последующего совершенствования. Для большинства людей отработать целый день — само по себе достижение, однако ежедневное преодоление одних и тех же барьеров — это путь к неизбежному торможению прогресса при неизбежном умножении усилий. Лишь постоянное совершенствование приводит к развитию.

Первое: откорректируйте свой рабочий график в ретроспективе, что является составной частью заключительного этапа управления проектами. Мысленно прокручивая всю картину

пройденного дня, постарайтесь не пропустить ни одного события. К примеру, после обеда вы один час общались с клиентом, на обратном пути в офис ответили на пять звонков, некоторое время провели в кафетерии, за чашкой кофе обдумывая и записывая кое-какие идеи относительно проекта, а также поговорили с коллегой, случайно встретив его в лифте. Как заманчиво, вернувшись наконец за свой стол, тут же обратиться к следующему делу, верно? Однако крайне важно отдать пару минут на то, чтобы задним числом внести все эти события в график, а также сразу запланировать время на доведение дел до конца, если такая необходимость возникнет. Иными словами, собрать воедино всю информацию, хотя эти события уже в прошлом. Вам это кажется излишним или пустой тратой времени? Ошибаетесь. В действительности вы осуществляете три значимые вещи:

• Вы ставите точку в выполненных задачах и готовитесь к следующим, тем самым гарантируя, что ничего не упустите.

• Вы обеспечиваете целостность своего плана, регистрируя выполненные задачи, чтобы в дальнейшем обеспечить оплату и/или составить отчет о проекте.

• Вы накапливаете ориентиры для постоянного совершенствования, отмечая истинную продолжительность событий, вероятные проблемы и ошибки.

Второе: разгрузите диктофон. На протяжении каждого дня вас посещают разные мысли и идеи. Среди них может быть и истинное вдохновение, и нечто самое обыденное, например «не забыть позвонить Мэри насчет встречи на следующей неделе». Не стоит и пытаться сохранить идеи в нашей кратковременной памяти — одна-две из них непременно испарятся, прежде чем у вас будет шанс их осуществить. Если у вас войдет в привычку записывать все, что приходит в голову, на диктофон или в блокнот (можно даже на собственный автоответчик), вы сохраните каждую свою идею. В конце рабочего дня, на завершающем этапе 1-образного распорядка дня, мы сможете просмотреть или прослушать все накопившиеся в диктофоне или блокноте мысли и при необходимости внести их в будущий рабочий план.

Имеет ли смысл тратить полторы минуты на обдумывание деталей тридцатисекундного телефонного разговора? Конечно. Сам акт фиксации чего-нибудь переводит это явление в область материальной истории. Так что, записывая свою мысль, вы работаете не только на прошлое, но и на будущее.

Третье: проанализируйте свои действия ради постоянного совершенствования. Есть такое учение, или даже философия, которое называется «кайзен» и которое его основатель Масааки Имаи характеризует как «постоянное совершенствование в личной жизни, семейной жизни, общественной жизни и деловой жизни» [5] . Правила постоянного совершенствования, как и многих иных сфер деятельности, требуют регулярного повторения и упражнения, чтобы стать частью вашей жизни. Ежедневный завершающий обзор, предусмотренный I-образным распорядком дня, помогает вам этого добиться. Во время завершающего обзора вы, например, можете задаться вопросами:

5.

Цитата с домашней страницы Института кайзен: www.kaizen-institute.com

• Почему сегодняшняя деловая встреча продлилась так долго? Есть ли способ сократить встречи и усовершенствовать общение во время них?

• Сколько времени я сегодня потратил на поездки? Мог ли я удачнее распланировать день?

• Почему фирма оказалась в кризисе? Как его можно было предотвратить и какие шаги следует предпринять, чтобы избежать повторения подобного в будущем?

О да, это немалый труд — в конце-то рабочего дня! Но взгляните на профессиональных игроков в гольф, квалифицированных медиков, действующих генералов — и вы поймете, что разбор пройденного и извлечение из прошлого уроков являются частью их работы. Почему бы и вам не использовать те же возможности? Вместо того чтобы продолжать разбазаривать время и силы, вы можете обратиться к I-образному обзору — и тогда постоянное совершенствование станет вашим пропуском к более эффективной работе и успеху.