Интегрированный тайм-менеджмент
Шрифт:
Если опаздывает президент фирмы (или еще кто-нибудь из руководства), причина наверняка уважительная, однако это все же не основание для того, чтобы оттягивать начало. В случае если опаздывающий должен произнести приветственную речь, время до его появления стоит использовать на обсуждение какого-либо из пунктов повестки дня. В конце концов от вас зависит, организует ли группа собравшихся в одном зале людей продуктивное общение либо пустится в ненужные разглагольствования. Если опаздывающее начальство не входит в число докладчиков и его отсутствие не отразится на ходе встречи, то проще всего объявить о начале и ничего не менять в распорядке.
Итак, ровно в назначенное время председательствующий объявляет о начале совещания, а затем:
• представляет участникам ответственного за регламент и секретаря;
• сообщает о том, когда будет сделан перерыв;
• сообщает о том, когда подадут напитки и закуски;
• просит всех собравшихся отключить мобильные телефоны.
«ПРОВОЗГЛАШАЮЩИЕ ТОСТЫ»
Хотите больше узнать об ораторском искусстве, научиться выступать на собраниях и вести их? Посетите местный филиал организации «Провозглашающие тосты». Основанная в 1924 году, эта организация предоставляет помощь в обучении и развитии ораторского мастерства. Адрес ближайшего филиала вы найдете на сайте www.toastmakers.org
Обсуждайте только пункты повестки дня. В ходе совещания председатель должен придерживаться запланированной повестки дня и времени, отведенного на каждый ее пункт. Исключение возможно, лишь если тема конкретного пункта оказалась настолько злободневной, что свернуть ее обсуждение было бы невыгодно. В этом случае, конечно, стоит продолжить разговор — вплоть до пятидесятой минуты совещания. (Не забывайте о принципе Парето: из правила всегда возможны исключения.) Однако прежде чем продолжить, необходимо сообщить о своем решении отступить от повестки дня. Следите за соблюдением регламента, и если выступающий уходит от темы или превышает лимит времени, остановите его дипломатично, но твердо. Напомним еще раз: придерживаться сроков и тематики совещания — значит выказывать уважение к присутствующим.
Обсуждайте каждый вопрос отдельно. Помимо пунктов
повестки и прочих вопросов, которые будут отмечены в протоколе, совещание неизбежно коснется еще каких-то моментов, не имеющих прямого отношения к повестке, но все равно важных. Вынести за скобки — один из способов уделить данным моментам то внимание, которого они заслуживают, не упуская, однако, контроля над ходом совещания. Некоторые менеджеры заранее планируют несколько дополнительных минут в конце совещания именно для обсуждения подобных моментов. Другие откладывают обсуждение до следующего совещания. Какой бы вариант вы ни выбрали — если хотите достичь целей совещания, не позволяйте этим внеочередным вопросам выйти из-под контроля.
По завершении обсуждения всех запланированных пунктов повестки до присутствующих следует донести методы контроля за их исполнением. Нежелание участников совещания признать, что дальнейшие действия им не совсем ясны, — это классический источник непонимания и проволочек. Посчитать, что всем все понятно, — недостаточно. Председательствующий обязан убедиться, что каждый из участников покидает конференц-зал, точно зная, что ему делать дальше. Секретарь также должен уяснить следующие шаги, поскольку он вносит их в протокол. Желательно, чтобы до конца совещания
Заканчивайте точно в срок. Будет замечательно, если вы сможете завершить совещание несколькими минутами раньше срока; но уж ни в коем случае не позволительно задерживать участников дольше, чем было обещано. Заканчивая вовремя, вы исполняете условия контракта, который распространили в форме повестки дня и который позволил участникам спланировать свой день, исходя из уверенности, что совещание завершится, как и было обещано, ровно в 10.55. А представьте, какое это облегчение для тех присутствующих, которые уже отсидели свое на бесконечных совещаниях! В ваши обязанности входит:
• поблагодарить всех за участие;
• напомнить включить мобильники;
• завершить совещание на мажорной ноте;
• четко объявить о конце совещания, вместо того чтобы просто позволить коллегам разойтись по своим местам.
Протокол должен быть оформлен и распечатан не позднее чем через двадцать четыре часа после совещания — следовательно, секретарю следует запланировать время для этого в своем графике. Это часть финального этапа управления проектами (см. главу 3).
Приглашайте нужных людей и отпускайте по мере необходимости. Разумеется, приглашать на совещания имеет смысл только тех, кто действительно нужен, однако чаще всего среди участников оказываются и лишние. Возможно, причина кроется в традиции приглашать весь коллектив, а возможно — в опасении оскорбить тех, кто не попал в список приглашенных. Тщательный отбор участников — ни в коем случае не проявление своеволия и не упражнение в дипломатии. Напротив, приглашая только тех, чье присутствие необходимо, вы оказываете любезность всем, демонстрируя уважение как к приглашенным, так и к тем, чье время вы в этот раз не отнимаете.
Отсюда вытекает и вопрос: к чему задерживать участников, вопросы которых уже решены? Присутствующим наверняка есть чем заняться за пределами конференц-зала, а значит, лучше их отпускать, как только будет обсужден пункт повестки, имеющий к ним прямое отношение. В совещаниях важна продуктивность, а не время, которое потратили его участники. Кроме того, это поможет оставшимся сконцентрировать внимание на следующем пункте. Не забудьте только обеспечить протоколами всех, включая и ушедших до конца совещания.
Позвольте людям перевести дух. Бывает, что для достижения наибольшей результативности нужно просто снять напряжение хотя бы шуткой. На первый взгляд анекдот — не самая нужная или желательная вещь на серьезном мероприятии, однако помните, что иногда при работе с людьми эмоциональная разрядка — единственный способ решить вопросы, которые в противном случае застопорили бы ход всего собрания или проекта. Подозревая, что необходимость в разрядке возникнет, лучше заранее запланировать на нее время.
НЕСКОЛЬКО СОВЕЩАНИЙ ПОДРЯД: КАК СПРАВИТЬСЯ
Если от вас хоть что-нибудь зависит, избегайте совещаний, следующих одно за другим. Планируйте время на то, чтобы отдышаться, собраться с мыслями, обдумать решения предыдущего совещания и подготовиться к следующему.
Учтите, что отдышаться — значит в буквальном смысле отдышаться, а не хвататься за телефон или мчаться к себе в кабинет (где вы наверняка окунетесь в текущие дела, вместо того чтобы сосредоточиться на предстоящем совещании).