Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты
Шрифт:
Собственно, комплименты мы уже использовали: письмо директору горно-обогатительного комбината из второй главы этой книги начинается как раз с них:
Уважаемый Павел Иванович!
Ваше предприятие — одно из крупнейших в крае, и Вы, как его руководитель, входите в деловую элиту нашего региона…
Естественно, подразумевается, что эти комплименты правдивы и мы действительно пишем руководителю предприятия-лидера, а не «начальнику водокачки». Хвалить нужно за реальные заслуги.
раз можно сказать директору, что его предприятие крупнейшее, а он сам — деловая элита? Ну раз, ну два, а потом комплимент примелькается, а других достижений у него нет…»
К счастью, достижения есть всегда, просто они не обязательно эпохальные. Адресат выступил в телепередаче? Отличный повод для комплимента. У него вышла статья или книга? Еще лучше. Его предприятие получило Государственную премию? Совсем хорошо. Тем более что такие разовые достижения позволяют нам разнообразить свои попытки понравиться: вместо того чтобы просто хвалить, мы можем поздравить.
Допустим, мы узнаем, что компания адресата победила в правительственном конкурсе грантов на развитие экономики Севера, — и тут же используем это для лид-абзаца:
Позвольте от души поздравить коллектив Вашего предприятия с получением государственного финансирования по программе развития экономики Севера и предложить содействие в этом масштабном проекте…
Читатель нашего письма видит, что его работа нам интересна, мы отмечаем его достижения, — и начинает испытывать к нам симпатию. Чего мы, собственно, и добивались.
Убеждаем, что пропадем без адресата
Итак, можно понравиться, расточая комплименты. А можно попробовать растопить сердце читателя письма и вызвать у него гордое чувство собственной незаменимости. Вот мы с вами уже, кажется, изучили вдоль и поперек письмо Ваньки Жукова, а между тем в нем кроется еще один полезный для нас прием. Помните, что пишет Ванька деду после поздравлений и пожеланий?
Милый дедушка, Константин Макарыч! ‹…› Нету у меня ни отца, ни маменьки, только ты у меня один остался.
Вот вам и явное указание, что Ванька пропадет без деда, — и еще один вариант лид-абзаца в классическом виде.
Мы в своих письмах тоже можем последовать Ванькиному примеру. Допустим, нам снова нужно попросить у горнообогатительного комбината денег на благотворительность, а комплимент про деловую элиту уже использован. К тому же мы опасаемся, что на этот раз нам откажут: кризис на дворе, какая там помощь! В таком случае можно разыграть карту незаменимости адресата.
Только такому эффективному предприятию, как Ваше, под силу в тяжелых условиях кризиса оказывать помощь малообеспеченным слоям населения…
Попробуй теперь ответить, что у тебя нет денег, если тебя только что назвали самым эффективным как раз потому, что они у тебя есть! Впрочем, с «незаменимостью» можно и промахнуться. Представьте, что мы написали руководителю компании:
Поскольку только Вы решаете в компании вопросы выделения средств, мы решили обратиться к Вам с просьбой о финансировании проекта строительства Х…
Вместо того чтобы начать искать для нас деньги, руководитель, скорее всего, задумается о том, кто его «сдал». Про исключительность надо говорить так, чтобы это было приятно адресату, поэтому лучше остановиться на другом варианте:
На
Как отказать, когда на тебя все надежда? И вот уже адресат, понимая, что мы без него пропадем, ставит на письме нужную нам резолюцию…
Заинтересовываем и интригуем
И наконец, бывает, что получатель не ждет от нашего письма ничего хорошего. Без всякого энтузиазма он открывает письмо — и видит в нем то, что ожидал увидеть. Тоска… Какая уж тут пятая категория!
Другое дело, если письмо начинается неожиданно — как в юмореске Бориса Розина «Переписка жильцов с начальником ЖЭКа». Герои этой юморески жалуются во все возможные инстанции на протекающую в их доме трубу, а инстанции, как водится, не торопятся помогать. Когда первое, стандартное послание не помогает, жильцы пускаются, что называется, во все тяжкие:
Начальнику ЖЭКа от жильцов дома № 6. У нас в подвале из трубопровода течет вода. Просим принять меры.
Жильцам от начальника ЖЭКа. За последнее время наш ЖЭК добился больших успехов как в работе, так и после нее. Досрочно, в июле, залита водой хоккейная площадка. Заасфальтированы три новые песочницы. На Ваше письмо сообщаю: факты, изложенные в нем, подтвердились. Трубопровод действительно проходит по вашему подвалу, так как прокладывать его по чердаку экономически нецелесообразно.
Начальнику ЖЭКа от жильцов. В то время как многие страны мира испытывают недостаток в пресной воде, у нас в подвале ее уже по пояс. Требуем устранить течь.
Жильцам от начальника ЖЭКа. Рад Вашим успехам в создании искусственного пресноводного озера в нелегких подвальных условиях. Ваш дом объявлен заповедником и занесен в Красную книгу. В данный момент рассматривается вопрос о проведении в Вашем подвале чемпионата Европы по подводному плаванию.
…
От жильцов в Организацию Объединенных Наций. Извините, что пишем на отсыревшей бумаге, но наше дело — труба. Вот уже полгода, как она течет, вода размыла фундамент, дом находится на плаву, у многих жильцов началась морская болезнь. Просим созвать экстренное заседание Совета безопасности.
Жильцам от начальника ЖЭКа. Dear friends. Бонжур. На ваше письмо в Организацию Объединенных Наций сообщаю: меры приняты. Заместитель генерального секретаря по европейским делам лишен 13-й зарплаты. Всем постоянным членам Совета безопасности отпуск перенесен на зимний период. Ваш вопрос включен в повестку дня предстоящей осенью сессии Генеральной Ассамблеи.
От жильцов всем людям доброй воли. Голубиной почтой. Всем, всем, всем. Ночью 8 июня наш дом штормовой волной был унесен в море. Из 16 этажей на поверхности осталось только два. Через шахту неработающего лифта вода поднимается все выше, дом постепенно погружается в море, дрейфуя навстречу Гольфстриму. SOS.
Жильцам от начальника ЖЭКа. Дорогие жильцы! Большому кораблю — семь футов под килем! Пролетая над территорией вашего дома, шлю привет и это звуковое письмо. Как и все люди доброй воли, с восхищением слежу за вашим экспериментом. По своей значимости он глубоко превосходит знаменитые плавания Тура Хейердала на «Кон-Тики», «Ра» и «Тигрисе». Поскольку нами уже приняты заказы на весь следующий квартал, мы сможем прислать к вам своих специалистов по ремонту лифтов осенью. Ждите нас каждый вторник октября с 4 до 6 утра в правом верхнем углу Бермудского треугольника. А пока для вас звучит песня «Море зовет».