Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

Сазыкин Артем Васильевич

г) дочь – Круглова Мария Александровна, 1997 г. р.;

д) мать – Круглова Светлана Ивановна, 1954 г. р.;

13) в графе «Место жительства» должен быть указан адрес по прописке, фактический адрес проживания и контактный телефон.

На личный листок по учету кадров должна быть наклеена фотография работника, принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров должен быть подписан составителем. В нем также должна быть указана дата заполнения. Когда листок заполнен, в него уже нельзя вносить изменения и дополнения.

Анкета

отражает дополнительные сведения о работнике. Она может быть заполнена наряду с личным листком по учету кадров. В анкете работником указываются следующие сведения: дата рождения; пол; место жительства и домашний телефон; семейное положение; образование, специальность; отношение к воинской обязанности; предыдущее (-ие) место (-а) работы; заболевания, по причине которых работник затрудняется выполнять трудовые функции; а также иные сведения, ознакомление работодателя с которыми работник считает нужным.

В анкету обязательно должна быть вклеена фотография работника.

Если персональные данные работника изменились, то работник в письменной форме уведомляет об этом работодателя в четырнадцатидневный срок.

Работодатель вправе по мере необходимости истребовать у работника дополнительные сведения. В этом случае работник должен предоставить такие сведения, и в случае необходимости, для достоверности, предъявить подтверждающие документы.

К заполнению анкеты предъявляют те же требования, что и к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета должна быть подписана работником по кадрам – специалистом кадровой службы.

Автобиография – документ, содержащий основные этапы жизни и деятельности его автора, изложенные в хронологическом порядке.

Автобиография должна быть составлена работником самостоятельно на листе бумаги формата А 4 в произвольной форме.

В автобиографии отражаются следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество;

2) дата и место рождения;

3) полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

 

4) трудовая деятельность;

5) профессия;

6) общественная работа, участие в выборных органах;

7) отношение к воинской службе и воинское звание;

8) наличие правительственных и других наград и поощрений;

9) сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Характеристика – это официальный документ, который содержит сведения о трудовой, общественной и иной деятельности работника. Она может быть оформлена как на общем бланке в произвольной форме, так и на стандартном листе бумаги формата А4.

В характеристике должны быть указаны следующие сведения:

1) название вида документа (в данном случае – характеристика);

2) фамилия, имя, отчество характеризуемого лица;

3) текст, в котором указаны: год рождения,

образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы в данной организации и в данной должности, деловые и моральные качества;

4) оценки трудовой деятельности, а также повышения профессиональных качеств;

5) поощрения, правительственные награды (если имеются), а также целевое назначение характеристики.

Внешнюю характеристику должен подписывать руководитель организации, и заверяется она печатью нанимателя. Внутреннюю характеристику подписывает руководитель структурного подразделения, в которой занимается своей трудовой деятельностью работник, обязательно с указанием даты.

Документы, которые находятся в личном деле, хранятся в отдельной обложке.

Обложка имеет заголовок личного дела – это фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, а также регистрационный индекс дела, который присваивается согласно журналу (книге) учета личных дел.

Включаемые в личное дело копии некоторых видов документов должны быть нотариально заверены, это документы об образовании, о повышении квалификации и т.д.

Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на листе формата А4 или трафаретном бланке.

Если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия будет указана в скобках, а новая написана над ней.

Личные дела работников должны храниться в сейфах либо в шкафах отдельно от других документов, пронумерованые по порядку или в алфавитном порядке.

Все личные дела подвергаются строгому учету, поэтому для сохранности личных дел на каждом предприятии ведется журнал (книга) учета личных дел. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на работников, которые ведут кадровую документацию.

Если работник, ответственный за учет и хранение личных дел, увольняется, то составляется акт приема-передачи дел, и все личные дела передаются новому сотруднику.

Каждый год на предприятии проверяется состояние личных дел работников и фиксируется в «Дополнении к личному листку по учету кадров». По результатам проверки составляется соответствующий акт, и все сведения доводятся до руководителя предприятия.

Выдача личных дел во временное пользование может быть только определенным должностным лицами только с разрешения руководителя предприятия. Разрешение руководителя требуется также, когда возникает необходимость выслать дело в другие организации по соответствующим запросам.

Не допускается производить какие-либо пометки, исправления в личном деле, которое было выдано во временное пользование, а также извлекать документы и разглашать конфиденциальные сведения из них.

Если из личного дела изымаются все же какие-либо документы, то по указанию руководителя организации ответственное за документацию лицо делает соответствующую запись во внутренней описи.