Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации
Шрифт:
В случае если выдается вкладыш, ставится штамп в трудовую книжку. Штамп ставится при выдаче каждого вкладыша и имеет следующую надпись: «Выдан вкладыш», также указывается серия и номер вкладыша.
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся (п. 40 Постановления «О трудовых книжках»):
1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
Приходно-расходная
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, которое оформляет прием и увольнение работников. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При увольнении работник получает трудовую книжку. О факте получения трудовой книжки он расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются сургучной печатью либо опломбируются.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться в организации как документы строгой отчетности. Они выдаются по заявке лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
В бухгалтерию организации в конце каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, которые получены за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них. К отчету прилагается приходный ордер кассы организации. Если при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее испорчены, составляется соответствующий акт. Испорченные бланки уничтожаются.
Если работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками не получены трудовые книжки и их дубликаты, то они хранятся в кадровой службе организации в течение двух лет. Неполученные трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек должны храниться отдельно от остальных трудовых книжек. Если указанный срок истек, а трудовые книжки не были востребованы, они передаются на хранение в архив организации. В архиве организации срок хранения составляет 50 лет, по истечении которого трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек уничтожаются в установленном порядке.
В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет.
Необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее должно быть в наличии у работодателя постоянно.
Работодатель является ответственным за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек возлагается на специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
В
Бланки трудовой книжки и вкладыше в нее изготавливаются и обеспечиваются работодателям на платной основе в порядке, утвержденном Министерством финансов Российской Федерации.
У бланков трудовой книжки и вкладыша в нее нет соответствующей степени защиты.
Работодатель выдает работнику трудовую книжку или вкладыш в нее и при этом берет с него плату, размер которой составляет размер расходов на их приобретение. Исключения составляют:
1) массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (стихийные бедствия, массовые беспорядки, экологические и техногенные катастрофы и другие чрезвычайные обстоятельства);
2) случаи порчи трудовых книжек по вине работодателя.
Стоимость бланка оплачивается работодателем в случае, если первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее произведено неправильно, а также в случае их порчи не по вине работника.
Помимо постановления «О трудовых книжках» порядок ведения трудовых книжек установлен постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69, которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, установлению порядка заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек.
Согласно данной инструкции, запись даты во всех разделах трудовых книжек производится арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».
Записи должны быть произведены аккуратно. Они вносятся перьевой или гелевой ручкой, а также ручкой-роллером (в том числе шариковой). При записи чернила должны быть световодостойкими, черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения записей не допускаются.
Если в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки ранее внесены неточные, неправильные либо иные записи, которые признаны недействительными, их зачеркивание недопустимо.
Неточные, неправильные либо иные признанные недействительными записи исправляются следующим образом:
1) в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер и дата внесения записи;
2) в 3-й графе делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»;
3) производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)»;
4) в 4-й графе повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения признается недействительной в таком же порядке.