Кадровый документооборот
Шрифт:
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г., установлены следующие сроки хранения журналов учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров:
Пример
Журнал
Журнал учета личных карточек
Журнал учета трудовых договоров
2.4. Личная карточка работника
Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку.
На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма № Т-2), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения личной карточки являются следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
– документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
– другие сведения о работнике.
Напомним, что в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
В раздел «Прием на работу, переводы на другую работу» личной карточки вносятся записи на основании соответствующих приказов (распоряжений), с каждой записью администрация обязана ознакомить работника под роспись.
После того как работник ознакомился с записью в трудовой книжке, он должен расписаться в личной карточке в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». Кадровая служба обязана с каждой записью, вносимой в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу», ознакомить работника под роспись в графе 6 раздела.
Если сведения о работнике меняются, то в его личную карточку также вносятся соответствующие данные, которые заверяются работником кадровой службы.
Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется:
– на граждан, пребывающих в запасе, – на основании военного билета;
– на граждан, подлежащих призыву, – на основании удостоверения гражданина, подлежащего
Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке указываются в разделах IV «Аттестация», V «Повышение квалификации», VI «Профессиональная переподготовка» на основании документов об образовании работника.
Почетные звания работников отражаются в разделе VII личной карточки вместе с наградами и поощрениями.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разделе VIII «Отпуск», в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Если по каким-либо причинам работника отзывают из отпуска, то на основании приказа вносится соответствующая запись в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника, т. е. учет всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы в организации, ведется в разделе «Отпуск» личной карточки.
Если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, то в раздел IХ вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указывается номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.
Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях и др.
Укажем особенности заполнения отдельных пунктов данной формы.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
В п. 7 раздела I указываются основная и другая профессия работника.
В п. 8 раздела I отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный стаж для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку государственного (муниципального) служащего вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
– военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
– удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе, сведения в разделе II «Сведения о воинском учете» указываются следующим образом:
п. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);
п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (6 цифр, например, «021101» или 6 цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;