Кадровый документооборот

Семенихин Виталий Викторович

• код организации;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

И при необходимости указываются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер документа и дату;

• место составления или издания документа;

• адресат;

• резолюция;

• заголовок к тексту;

• отметка

о контроле;

• текст документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак);

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• место составления или издания документа.

При необходимости бланк имеет ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле.

Несмотря на то что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов, возможно, конкретизировать в локальных нормативных актах, например, в инструкции по делопроизводству или правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили государственному стандарту.

1.4. Номенклатура дел

Номенклатура дел – это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых организацией в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел в организации (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции).

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном

году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуре дел содержатся заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работает организация (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы – картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов.

Согласно требованиям подраздела 3.4 Основных правил работы архивов организаций (Решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее – Основные правила) номенклатура дел кадровой службы формируется в виде таблицы.

Содержание номенклатуры дел оформляется в виде таблицы. Шапка этой таблицы состоит из пяти основных разделов:

1) индекс дела;

2) заголовок дела;

3) количество единиц хранения;

4) срок хранения и номер статьи по перечню;

5) примечание.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например: 02–03, где 02 – обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 03 – порядковый номер дела по номенклатуре (приказы по личному составу).

В графе 2 номенклатуры дел показываются заголовки дел.

Например, для отдела кадров заголовки дел могут идти в следующей последовательности.

Приказы и инструкции вышестоящей организации по кадрам.

Штатные расписания.

Приказы по личному составу.

Годовой план работы отдела.

Годовой отчет о работе отдела.

Годовой статистический отчет о движении кадров.

Личные карточки работников (форма № Т-2) и т. д.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии – на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дел.

В графе 5 «Примечание», как правило, проставляются отметки о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т. д. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Приведем примерную форму номенклатуры дел кадровой службы в организации.

<