Кадровый документооборот
Шрифт:
Обложка журнала может выглядеть примерно так:
В разделе 2 подробно описаны правила создания подобных журналов, их можно использовать и в данном случае.
Журналы учета выдачи командировочных удостоверений являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или
В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
Срок хранения данного журнала согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденному приказом Росархива от 06.10.2000, – 5 лет.
Пример
Рассмотрим пример заполнения журнала учета выдачи командировочных удостоверений.
10.5. Авансовый отчет
Перед отправлением работника в служебную командировку выдаются денежные средства на командировочные расходы. Выдача денег, как правило, происходит через кассу организации. Оформляется выдача денежных средств расходным кассовым ордером (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88).
По возвращении из командировки в течение трех дней командированный сотрудник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55) об израсходованных суммах.
Авансовый отчет представляется командированным сотрудником вместе со служебным заданием и с командировочным удостоверением, а также с документами, подтверждающими расходы командированного (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы).
Обратите внимание!
Если документы, подтверждающие произведенные расходы составлены на иностранных языках, то необходим построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык (ст. 68 Конституции РФ, п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации», п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н).
Авансовый отчет заполняется и подотчетным лицом, и бухгалтером организации, причем это возможно и на бумажном, и на машинном носителе информации.
Обратите внимание!
Возможность заполнения авансового отчета на машинном носителе не означает возможности его хранения в электронном виде без наличия подлинника с подписями подотчетного лица, бухгалтера и руководителя организации. Поэтому, если авансовый отчет оформляется в электронном виде, то он подлежит распечатке и подписанию всеми указанными лицами: подотчетным лицом, бухгалтером и руководителем.
Подотчетное
Строка 1а заполняется, если подотчетное лицо получило деньги в валюте при направлении в зарубежную командировку. Сумма в этой строке указывается и в валюте и в рублях.
Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает корреспондирующие счета и суммы. Затем проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. После этого ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым денежные средства выдаются или вносятся в кассу.
Обратите внимание!
Под расшифровкой подписи согласно п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» понимается сначала указание инициалов физического лица и только потом – фамилии.
В самом низу лицевой части авансового отчета имеется раздел – расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
На оборотной стороне формы в таблице в графах 1–6 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Также на оборотной стороне формы в графах 7–8 указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы в графе 9.
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте в графах 6 и 8 оборотной стороны формы, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству РФ.
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченное на это лицо.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.