Конференц-анатомия
Шрифт:
Инструменты, которые для этого используют – классические – отраслевая пресса, социальные сети, информационные порталы, интервью с экспертами и специалистами. Если вы сами не работаете в заданной отрасли и являетесь оператором мероприятий, то проще всего решить такую задачу с помощью консультантов, т. е. специалистов, которые хорошо ориентируются в предмете изучения.
Пример последовательности действий в случае компании «Мономакс» при поиске темы для своего мероприятия:
1) мониторинг научных порталов и форумов – выбор пула тематик, наиболее часто и активно обсуждаемых пользователями, определение наиболее активных персон – экспертов – что волнует всех ученых? Кто наиболее активен в написании статей и материалов
2) мониторинг правительственных ресурсов – а что об этом думает правительство, можно ли привлечь к обсуждаемой теме государство? Участие представителей власти – это всегда показатель статуса и серьезности проблемы, а как следствие – серьезности мероприятия
3) мониторинг уже существующих мероприятий по данной теме – все ли вопросы, которые выявили аналитики, поднимаются и обсуждаются. С какого угла зрения? Собирают ли эти мероприятия достаточное количество делегатов (насколько востребована тема?)
4) консультации с экспертами, подтверждение/ опровержение своих идей, поиск единомышленников – более детальное изучение темы, зондирование наиболее «больных» точек
5) выбор и утверждение идеи мероприятия, предварительная формулировка темы.
Из опыта компании «Мономакс», 2006
Существует, собственно два пути выбора темы мероприятия: широкий охват тематик в рамках направления или конкретная, узкая тема. После определения тематической направленности мероприятия придется подумать непосредственно над предварительным, «рабочим» названием. Предварительным – потому что оно может быть откорректировано, уточнено или расширено в процессе дальнейшей работы – формирования концепции, дальнейшего общения с экспертами и т. д.
Что такое концепция мероприятия и зачем она нужна
Прежде, чем приступать непосредственно к формированию деловой программы, нам необходимо составить «паспорт» делового мероприятия, его концепцию. Этот документ понадобится организатору во многих ситуациях – при привлечении финансовых и информационных партнеров, участников, спикеров, при работе со СМИ. Концепция мероприятия – это сводный документ, отражающий все характеристики мероприятия:
– цели и задачи, критерии эффективности,
– тема и рабочее название,
– целевая аудитория (профессиональную принадлежность и специализацию делегатов, должностной статус, качественный состав, региональный охват),
– формат и масштаб мероприятия,
– место и время проведения,
– заинтересованные стороны (потенциальная партнерская сеть) и команда организаторов
– источники финансирования,
– архитектура мероприятия и тематический план деловой программы,
– предварительный бюджет
Мы уже говорили о важности грамотного выбора целевой аудитории, когда определяли характеристики мероприятия. Это правда, ведь в первую очередь необходимо определить все группы потенциальных участников, которые могут быть заинтересованы в мероприятии. Очень важно сразу понять, как они принимают решение об участии, изучить, где лучше всего с ними предварительно общаться, где их можно встретить, и как пригласить к участию. Как минимум, это можно сделать на схожих по тематике мероприятиях, на каких-либо веб-площадках, форумах и порталах. Внимательный подход к выбору целевой аудитории – это основной шаг в продвижении вашего мероприятия, во многом определяющий будущий успех.
Когда перед нами встанет вопрос — сколько участников сможет привлечь мероприятие – стоит изучить конференции и форумы, где обсуждаются темы, напрямую или косвенно связанные с выбранной нами. В качестве базовой предварительной цифры можно взять количество делегатов на похожих мероприятиях. Однако фактическая цифра в дальнейшем будет зависеть от нашей PR активности, бюджета мероприятия, партнеров и наличия качественных адресных баз для рассылок. На регулярных мероприятиях, как правило, примерное количество делегатов бывает заранее известно.
В каком формате проводить встречу – также один из ключевых пунктов создания концепции. Здесь нужно учитывать, в первую очередь, насколько масштабна и универсальна основная тема, насколько глубокого раскрытия она потребует, сможем ли мы привлечь к участию экспертов – российских и международных. Необходимо помнить, что для проведения мероприятия на широкую тему (например, Всемирный конгресс предпринимателей-2014 в Москве), надо обладать серьезными ресурсами – как административными, так и инвестиционными, и организационными, и информационными – как минимум уровня Правительства Москвы. Стоит адекватно оценить свои возможности. На масштабные темы имеет смысл выходить, если мы действительно владеем такими ресурсами. Формат обязывает соблюдать определенную архитектуру встречи – проводить пленарные заседания или только тематические сессии, организовывать практические мастер-классы, или говорить о проблематике в целом – вспомните, мы рассуждали об этом в прошлой главе.
Секции могут быть более или менее интерактивны, что потребует залов большей или меньшей площади. Поэтому уже на этой стадии необходимо предварительно продумать архитектуру мероприятия – сколько заседаний, рабочих сессий и прочих активностей будет реализовано на мероприятии. Поэтому следующим важным вопросом станет предварительный подбор места проведения – конференц-центра. При этом на стадии планирования необходимо учитывать пять основных критериев:
– степень статусности (зависит от качества целевой аудитории, на которую мы ориентируемся);
– вместимость;
– соответствие регламенту и архитектуре мероприятия (должно быть достаточное количество залов и вспомогательных помещений);
– комфорт и удобство (местоположение, транспортная доступность, парковки);
– соответствие возможностям бюджета.
При определении времени и длительности проведения важно учесть, не проводится ли в эти же даты похожее мероприятия – в городе, в стране, за границей. Участникам в этом случае придется выбирать, куда поехать и что посетить, спикеры могут быть также уже приглашены на эти даты. Хотя есть и другой, прямо противоположный путь – присоединиться к уже существующему мероприятию, которое проходит в эти даты в вашем городе и интегрировать вашу программу в его структуру, предложив, например, участникам задержаться на 1—2 дня для посещения вашей конференции, либо наоборот, приехать на 1—2 дня раньше. По своей длительности бизнес-мероприятия, как правило, короче, чем научные конференции, а правительственные встречи вообще часто проходят одним днем.
При обозначении заинтересованных сторон (участников партнерской сети) и команды организаторов изучите и укажите организации (российские и зарубежные – в зависимости от целей мероприятия и целевой аудитории), напрямую или косвенно вовлеченные в ту отрасль знания, которой принадлежит выбранная вами тема мероприятия, для этого обратитесь к детальному изучению сайтов и материалов мероприятий-конкурентов и мероприятий смежных тематик. При возможности обязательно посетите их, это позволит познакомиться с потенциальными партнерами:
– общественными организациями и фондами – это ваши потенциальные независимые эксперты, спикеры, участники, спонсоры;
– представителями крупного бизнеса, организациями, которые также могут поддержать ваше мероприятие финансово, выступить с важным докладом, отправить к вам своих сотрудников в качестве делегатов;
– властными структурами (департаменты или комитеты городской администрации, органы федерального уровня) – это ваши «свадебные генералы», возможные финансовые и информационные партнеры;