Конференц-анатомия
Шрифт:
Международное:
число иностранных участников составляет не менее 15%; С международным участием:
число иностранных участников составляет не более 15%; Национальное: более 40% участников которого проживают за пределами Федерального округа, где оно проводится; Региональное: свыше 60% участников проживают в пределах Федерального округа, где оно проводится;
Муниципальное: не менее 80% участников проживают в пределах муниципального образования;
Виртуальное: мероприятие, условно не ограниченное во времени и в пространстве, реализуемое на основе Интернет-ресурса, посредством которого его организатор предоставляет возможность зарегистрированным участникам обмениваться знаниями и опытом, вести дискуссию.
Источник: Национальный Стандарт РФ ГОСТ Р 53524- 2009 КОНГРЕССНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
Характеристика №4. Масштаб, или Сколько вешать в граммах? Сколько делегатов планируем привлечь на мероприятие?
Здесь под масштабом мы понимаем количество делегатов, участвующих в мероприятии. По национальному стандарту РФ малыми
Тенденции изменения количества конгрессов в разных группах за период 1963—2012 (ICCA 50 STATISTICS REPORT A Modern History of International Association Meetings 1963—2012, 2013 год)
Чем раньше при подготовке мероприятия становится понятен его масштаб, тем более эффективной будет подготовка. От масштаба мероприятия зависит как объем необходимых сервисов, так и их характеристики. Например, чем отличается конференция на 50 человек от конгресса на 1000? Разумеется, есть очевидные отличия: в бюджете, в показателях вместимости «площадки», в особенностях технического оснащения, в количестве персонала, занятого подготовкой и обслуживанием, в степени насыщенности деловой программы и т. д. А есть отличия не настолько очевидные. Например, для конференции с количеством делегатов более 70 человек становится оправданным проведение онлайн регистрации делегатов, с подключением сервисов «личного кабинета», «планировщика встреч» и т. д. Сейчас на рынке существуют как коммерческие разработки, так и бесплатные веб-сервисы, позволяющие регистрировать делегатов, рассылать информационные материалы, даже принимать тезисы научных докладов. Чем больше количество делегатов, тем сложнее управлять информационными потоками и взаимодействовать с каждым. В случаях, когда мероприятие инициировано, оплачивается и управляется одним организатором, вопрос коммуникации с каждым отдельным делегатом может не стоять так остро. Но такие ситуации возникают всё реже. Масштаб мероприятия может определяться по-разному. Он либо известен как данность в самом начале подготовки, либо определяется в процессе. Как правило, это зависит от источников финансирования мероприятия.
Характеристика №5. Источники финансирования, или «Где деньги, Зин?». На какие средства может проводиться деловое мероприятие
Кто и как будет зарабатывать средства на содержание и воспитание ребенка – нашего мероприятия – важно определить на стадии его планирования – хоть мероприятия, хоть ребенка. Мероприятие может финансироваться «из одного кармана» – это единый источник финансирования, что характерно для корпоративных мероприятий, которые корпорации проводят для своих сотрудников, клиентов и партнеров, и правительственных мероприятий, которые финансируются из бюджета государства. Но мероприятие может проводиться на средства из разных источников – регистрационные взносы, спонсорские средства, научные гранты, государственная поддержка и т. д. – это множественные источники финансирования, что чаще встречается на научных конференциях (в полном комплексе) и бизнес-проектах, направленных на извлечение прибыли инициатором (проводятся на регистрационные взносы и средства спонсоров). От этого будут зависеть особенности построения коммуникационных схем, финансовых потоков, и даже сроки подготовки мероприятия
.
Характеристика №6. Регулярность, ротация, длительность, или Вес 3500, рост 52
Деловые мероприятия бывают регулярными и разовыми. Регулярность зависит от целей инициатора и самого мероприятия, специфики отрасли. Регулярные мероприятия проводятся, как правило, не чаще 1 раза в год, однако крупные конгрессы международных ассоциаций могут проходить 1 раз в 2 года, 1 раз в 3 или 4 года.
Если мероприятие регулярное, то в распоряжении организатора могут оказаться базы данных участников, наработки по формированию деловой программы, участию спикеров. Размер регистрационного взноса в таком случае также уже бывает рассчитан. Если мероприятие проводится в 4й раз и более – то оно претендует на включение в базу данных международных мероприятий ICCA (если также собирает более 50 делегатов и путешествует по миру).
Если мероприятие регулярное, то здесь мы оцениваем также, всегда ли оно проводится в одном городе/регионе, либо в разных. В большинстве своем эта характеристика относится к конгрессам международных ассоциаций. Ротируемые (путешествующие по миру) мероприятия учитываются ICCA, информация по особенностям их проведения, требованиям инициаторов хранится в базах данных. У организатора есть возможность узнать, как должно проводиться это мероприятие, посоветоваться с иностранными коллегами, которые обеспечивали проведение мероприятия в другом регионе. Для этого для членов ICCA в базах данных ассоциации предусмотрен сервис Business Exchange.
Мероприятия могут длиться от 1 дня (обычно это не очень крупные мероприятия городского масштаба, семинары, тренинги) до двух недель (образовательные школы, курсы). В среднем же научные конгрессы длятся 3—5 дней, бизнес-мероприятия 2—3 дня, правительственные встречи – 1—2 дня.
Теперь, познакомившись с ротацией мероприятий, мы подошли к одному из самых интересных, ключевых моментов в международной конгрессной деятельности. Это необходимо уяснить, как Отче наш. И корпоративные, и некорпоративные международные мероприятия часто имеют привычку путешествовать по миру. Таким образом, мероприятие приобретает более широкий кругозор, подогревает интерес к себе каждого отдельного участника: кроме участия в деловой программе, делегаты знакомятся с изучаемой ими отраслью науки, либо тем видом бизнеса, которым они занимаются – в разных странах и регионах, узнают больше о культуре и истории городов и стран. Практика перемещения мероприятий по миру сформулировала другую практику – объявления тендеров на право проведения мероприятия в том или ином регионе. Города и страны всего мира борются за право проведения конгресса на своей территории. Почему – мы поговорим позже, когда будем обсуждать анатомию делового мероприятия, а в частности – его шею – эффективность, тогда мы и познакомимся с социально-экономической эффективностью крупных мероприятий для города. Но сейчас важно запомнить, что проведение крупных конгрессов и конференций в стране и городе приносит большую пользу региону: увеличивается поток денежных средств, растут налоговые отчисления, увеличивается количество рабочих мест, местные специалисты имеют возможность посетить это мероприятие в большем количестве, чем в случае, когда нужно ехать в другую страну. Поэтому инициаторы мероприятий – международные ассоциации – и проводят тендеры, в которых участвуют разные дестинации. Похожую процедуру мы все наблюдали, когда Сочи претендовал на право проведения Олимпийских игр. В классике жанра последовательность в рамках процедуры обычно предельно проста: у ассоциации существуют требования (guidelines), которым должна соответствовать дестинация, регион. Конгрессное бюро вместе с представителями потенциального локального организационного комитета (например, на тендер по конгрессу Международной ассоциации педиатров подает заявку Российское педиатрическое общество, являющееся его членом) готовит тендерную документацию – предложение о проведении конгресса, например, в Санкт-Петербурге. Параллельно с петербургской заявкой поступают заявки от Праги, Парижа, Берлина, Сингапура – любых городов. Правление ассоциации рассматривает заявки и выбирает место проведения следующего конгресса. Как правило, это происходит за 2—4 года до даты проведения мероприятия.
Глава 2.
Деловая программа – всему голова
Вы узнаете, как составить концепцию делового мероприятия, как формируется программа, что общего у программы конференции и дипломного проекта, что такое архитектура делового мероприятия, как привлечь интересных спикеров, подобрать необходимую площадку, и зачем нужен режиссер
Деловое мероприятие без деловой или научной программы, что всадник без головы – скачет неосознанно, непонятно куда и неизвестно как, если вообще скачет. Но даже, если и скачет, то не всадник, а конь, у которого, впрочем, своя голова вполне себе имеется. Так что, похоже, двигаться куда-то без хотя бы чьей-то головы вообще никак не получится. Программа мероприятия, содержание, «контент» – это самая главная, основная составляющая делового мероприятия. Это голова, мозг нашей Конференции.
Программа должна быть интересной для участников, спикеры – экспертами в своей области, которых полезно услышать, увидеть, познакомиться с ними. Темы, поднимаемые на мероприятии, должны быть важными и актуальными для делегатов. А вот чтобы они действительно стали таковыми, инициатору или организатору необходимо тщательно изучить информационное поле. Для этого регулярно отслеживают интересные темы и идеи, наблюдают за конкурентами, партнерами и коллегами и даже внимательно следят за негативными высказываниями в профессиональном сообществе.
В конце 2005г компании стала понятна необходимость создания своего продукта – собственного мероприятия – тогда как основным видом деятельности компании было обслуживание заказных мероприятий – научных конференций, компания работает как РСО. Цели были следующие:
1) увеличение продаж в перспективе на 7 лет;
2) расширение базы потенциальных клиентов, возможность для постоянных коммуникаций с потенциальными клиентами (холодные звонки себя уже исчерпали, нужны были другие методы);
3) выход на региональные рынки (Сибирь и Урал);
4) PRцели – создание имиджа эксперта на всероссийском уровне (тогда было еще непонятно, в какой области); создание дополнительных регулярных информационных поводов для общения с научными СМИ.
Цели компании на тот момент были не совсем SMART, однако аналитики компании изучали актуальные темы, которые волновали научное сообщество в целом и в Сибири и на Урале в частности, отслеживали политику государства в области развития науки. Решение пришло. Было выбрано направление – коммерциализация инноваций и научных разработок. Так родился форум ОТ НАУКИ К БИЗНЕСУ, которому в 2016 году исполнится 10 лет, форум собирает представителей научных организаций и крупного бизнеса со всей России и из-за рубежа. www.fs2b.ru.
Из опыта компании «Мономакс», 2006