Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Волгин Владислав Васильевич

Если возникают сомнения по поводу правильности своих действий, необходимо проконсультироваться у начальника склада, прежде чем выдавать товар.

В процессе отбора товаров проверить и записать количество остающихся на местах товаров (ежедневная инвентаризация).

Процедура учета упущенных продаж

Каждый продавец должен вести «Журнал упущенных продаж». В этот журнал записывают наименования и номера запасных частей, которых не оказалось в наличии в день запроса клиентом. Каждый вечер информация из журналов всех продавцов вводится в компьютер и анализируется товароведом по управлению запасами. Если запрошенные детали включены в торговую номенклатуру магазина, но закончились или поставляются

только под заказ, принимают меры к ускорению их закупки. Если запрошенные детали не включены в торговую номенклатуру магазина, но имеются в прейскурантах поставщиков, принимают решение об их закупке, о нормах хранения, ценах реализации и включении в прейскурант. Если запрошенные детали не включены в торговую номенклатуру и в прейскуранты поставщиков, анализируют причины возникновения спроса и находят решение – либо в подобных случаях предлагать деталь вместо узла или наоборот, либо посоветовать клиентам подобрать аналог детали от другой модели с подгонкой и т. п. Перечень таких «проблемных» деталей должен постоянно пополняться и находиться у каждого продавца.

Процедура возврата товаров

При возврате непроданных или возвращенных клиентом товаров на склад проверить состояние возвращаемых товаров, а также целостность их упаковки.

Проверить фактическое соответствие наименований и количества возвращаемых товаров перечню, указанному в накладной.

В случае расхождений фактического наличия и списка товаров в накладной, включая количество, вернуть накладную на переоформление.

Проверить правильность оформления накладной со стороны сотрудника Предприятия, который возвращает товары. Поставить подпись о приеме товаров самому.

Принять и разместить полученные товары на месте их хранения на складе согласно карте склада.

Отразить в БД движение каждого из возвращаемых товаров.

Оформление возврата товаров

Получить от покупателя накладную, по которой ему были проданы товары и чек или квитанцию операционной кассы, по которым он осуществлял оплату товаров. Проверить подлинность полученных документов по копии накладной в первичной документации.

Сверить перечень возвращаемых товаров с первичной документацией, а также состояние упаковки возвращаемых товаров. В случае нарушений правил, установленных на Предприятии пригласить для решения проблемы Руководителя.

Клиент – физическое лицо Проверить наличие в БД, в соответствии с инструкцией пользователя, данные договора, по которому продавались товары, а также данные клиента Ф.И.О., дату рождения, адрес и номер контактного телефона.

Клиент – представитель юридического лица

Проверить наличие в БД, в соответствии с инструкцией пользователя, данные организации, которую представляет клиент – организационно-правовую форму, название, ИНН, почтовый индекс, адрес и номера контактных телефонов. При необходимости откорректировать эти данные.

Проверить корректность оформления представленной клиентом доверенности и данные представителя организации – Ф.И.О., дату рождения и адрес. При необходимости внести в БД данные доверенности – номер, дату начала и завершения ее действия.

Помочь покупателю самостоятельно оформить заявление на возврат товаров. Подписать оформленное заявление у руководителя и главного бухгалтера Предприятия.

Сформировать в БД перечень возвращаемых клиентом товаров, указав их количество и стоимость.

Распечатать и проверить один экземпляр накладной на возврат товаров, включающий окончательную стоимость возвращаемых товаров, реквизиты организации, которая продала и осуществляет приемку товаров в соответствии с юридическими положениями схемы их продажи, установленными на Предприятии и передать его клиенту для ознакомления и проверки.

Распечатать

второй экземпляр накладной на возврат товаров. Подписать оба экземпляра со стороны Предприятия, получить подпись клиента и поставить печать Предприятия, обязательно на двух экземплярах.

Принять у клиента товары и передать их вместе с подписанной накладной на склад для приемки.

Клиент – физическое лицо

В зависимости от существующей схемы продажи и правил выплаты за возвращаемые товары, принятых на Предприятии, распечатать заявление на возврат денежных средств из операционной кассы, подписать распечатанное заявление у Руководителя и Главного бухгалтера Предприятия. Передать его в операционную кассу для оформления возврата денежных средств.

При отсутствии операционной кассы банка выписать расходный кассовый ордер, подписать его у Руководителя и Главного бухгалтера Предприятия и выдать сумму наличных денежных средств, причитающуюся клиенту.

Клиент – представитель юридического лица Информировать Главного бухгалтера Предприятия о завершении приемки товаров. Получить от представителя организации счет на возврат денежных средств или предупредить его о необходимости выставления счета на оплату возвращенных товаров и предоставления счета-фактуры.

Клиент – физическое лицо

Передать клиенту:

• один экземпляр (оригинал) накладной на возврат товаров;

• квитанцию из операционной кассы или корешок расходного кассового ордера.

Клиент – представитель юридического лица Передать клиенту один экземпляр (оригинал) накладной на возврат товаров.

Процедура внутреннего перемещения товаров

При перемещении товара – оформить накладную на внутреннее перемещение с указанием перечня и количества перемещаемых товаров, а также исходных и целевых мест хранения.

При списании товара – оформить Акт списания с указанием перечня и количества списываемых товаров и подписать его у Руководителя и главного бухгалтера Предприятия.

При изменении цены товара – оформить Акт переоценки с указанием перечня и количества переоцениваемых товаров и подписать его у Руководителя и главного бухгалтера Предприятия.

Изменить описание карты склада товаров.

Переместить товар на новое место хранения.

Отразить в БД движение каждой из перемещаемого товара.

В накладной на внутреннее перемещение товаров или в Актах поставить подпись самому и получить подпись руководителя и главного бухгалтера Предприятия.

Положить второй экземпляр оформленного документа в установленное место для передачи в бухгалтерию.

Порядок рассмотрения претензий покупателей

Приобретая запчасти, покупатели рассчитывают на то, что они будут долго и безотказно служить. С другой стороны вечных деталей нет. Возникает вопрос определения срока, в течение которого товар будет полностью выполнять свои функции. Этот срок принято называть гарантийным, а документ, в котором он определен, называется гарантией или гарантийным обязательством (сертификатом).

Качество – это совокупность свойств, признаков продукции, товаров, услуг, работ, труда, обусловливающих их способность удовлетворять потребности и запросы людей, соответствовать своему назначению и предъявляемым требованиям. Качество определяется мерой соответствия товаров, работ, услуг условиям и требованиям стандартов, договоров, контрактов, запросов потребителей. Принято различать качество продукции, работы, труда, материалов, товаров, услуг. Таково энциклопедическое определение качества. Но проблема в том, что производители, продавцы и потребители запасных частей воспринимают свойства и признаки продукции по-разному, так как цели, задачи, потребности и запросы у них совершенно разные.