Малый автосервис. Организация и управление: Практическое пособие

Волгин Владислав Васильевич

– при выборе способов грузообработки;

– при подготовке инструкций персоналу по обращению с каждым видом товаров.

Предупреждение ущерба от влияния рисков утери или порчи при хранении обычно осуществляется страхованием товаров на период хранения от момента приемки груза от перевозчика при закупках до момента сдачи грузов перевозчику при поставках. Обеспечение сохранности товаров необходимо начинать с управления рисками, которым подвергаются капиталовложения в товар. Управление рисками начинается с подготовки технологических карт и инструкций для персонала склада.

Взаимодействие участников процесса хранения

Комплекс операций. С момента заключения контракта на закупку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущего хранения этих товаров на складе.

Комплекс операций включает:

– работу со службой закупок;

– работу со службой хранения;

– работу со службой качества;

– работу со службой реализации;

– работу с грузовой службой.

Службы, участвующие в хранении

Работа со службой закупок. Логистической службе должна быть передана информация:

– о товарах, которые намерено закупить предприятие, – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки, назначение товаров (для переработки, для внутреннего использования для продажи с предварительной фасовкой или без нее и т. п.);

– объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;

– комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.

Работа со службой хранения заключается в согласовании:

– методов выбора мест размещения товаров, методов укладки;

– технологии выполнения операций по поддержанию качества товаров;

– операций по документированию прихода: оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т. п.

Особо согласовывается пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, например “поврежденная упаковка” или “необходимость прохождения карантина”. В этом случае данный

товар не будет доступен для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.

Работа со службой качества заключается в согласовании методов периодического контроля качества, отбора проб и образцов.

Работа со службой реализации состоит в согласовании операций с товарами в зависимости от назначения товаров (транзитная отгрузка сразу после приемки, размещение на склад, отправка в цех для переработки или обработки и т. п.).

Работа с грузовой службой заключается в организации порядка заказа и согласования необходимой техники и рабочих бригад для перемещения грузов после приемки в зону хранения. В одних случаях размещением товаров по местам хранения целесообразнее заниматься грузовой службе (контейнеры, лесоматериалы, металлопрокат и т. п.), в других – службе хранения (мелкие партии, в складах с рельсовыми штабелерами, межстеллажными лифтами и т. п.).

Требования к организации хранения

Элементы обеспечения хранения:

– набор оптимально необходимых объемов для хранения и проездов для погрузчиков и штабелеров;

– комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для укладки, хранения и отбора товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

– условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

– технология грузообработки;

– технологические инструкции для процессов укладки, хранения и отбора различных товаров;

– структура и алгоритмы бизнес-процессов управления хранением и инвентаризацией;

– периодический контроль количества товаров, подверженных испарению, усушке и т. п. естественной убыли;

– периодический контроль качества требующих этого товаров;

– методики проверки качества товаров;

– предупреждение повреждений товаров;

– отбраковка в случае повреждений;

– ремонт поврежденных товаров при возможности;

– перелопачивание требующих этого товаров;

– проветривание требующих этого товаров;

– защита от грызунов и других вредителей требующих этого товаров;

– возврат ошибочно отобранных товаров на места хранения;

– должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в хранении;

– формы документов, получаемых в результате инвентаризации и периодического контроля качества;

– положения о подразделениях, участвующих в хранении;

– управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

– планирование: планы товарооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.

При организации хранения необходимо выполнение следующих операций и процессов:

– заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

– контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

– определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

– планирование сроков завоза товаров на склад;

– резервирование площадей для хранения;

– планирование сроков, технических средств и рабочей силы для размещения и укладки товаров;

– размещение и укладка товаров по местам хранения;

– приходование товаров, ввод информации в базу данных в день приемки.

При проектировании технологии хранения необходимо предусматривать:

– обеспечение возможности ведения произвольной номенклатуры хранилищ и складских мест с типизацией мест хранения по видам хранимой продукции;

– ведение полной истории структуры мест хранения, а также истории размещения и движения товаров по складу;

– обеспечение автоматического расчета заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массо-габаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровни штабелирования и т. п.);

– определение мер, необходимых для обеспечения требуемых условий хранения товаров в отношении размещения, сохранности их физических, химических и товарных качеств, температуры, влажности, вентиляции;

– разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т. п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т. д.;

– обеспечение компьютеризации процессов контроля условий хранения (температуры, влажности, вентиляции), состояния товаров, сроков хранения, сохранности особо ценных товаров, учета и анализа изменений.

Организация хранения должна обеспечивать:

– сохранность количества товаров, их потребительских качеств и выполнение необходимых погрузочно-разгрузочных работ;

– условия для осмотра и измерения товаров, отбора проб и образцов товаров соответствующими контролирующими органами, исправления поврежденной упаковки, выполнения погрузочно-разгрузочных работ.

Обеспечение сохранности свойств товаров достигается созданием надлежащего гидротермического режима хранения товаров, удобной системой их укладки и размещения, организацией постоянного контроля в процессе хранения. За товарами, хранящимися на складах, необходимы наблюдение и уход, регулярные проверки состояния, контроль появления признаков порчи, следов грызунов или насекомых.

При хорошей организации хранения:

– не размещают товары в проходах, не загораживают ими огнетушители и розетки;

– не складывают поддоны или товары в слишком высокие штабели;

– самые верхние полки используют как резервные для товаров, которым не хватает места на нижних полках;

– если товары высовываются из ячеек, поправляют их, а если товары не умещаются в ячейках, размещают их в более глубоких стеллажах;

– обеспечивают постоянное место для хранения подъемнотранспортного оборудования и перегоняют его туда, если оно не занято при размещении и отборе;

– поддерживают оптимальные режимы хранения товаров – температуру и влажность воздуха, контролируют температуру воздуха посредством термометров или систем дистанционного контроля, а для измерения влажности воздуха на складах применяют гигрометры;

– регулируют температуру и влажность воздуха при помощи регулирования отопления и вентиляции, а также применения влагопоглощающих веществ;

– товары, уложенные в штабеля, периодически перекладывают: верхние – вниз, нижние – вверх;

– сыпучие товары перелопачивают;

– меховые и шерстяные товары предохраняют от моли;

– отсыревшие товары просушивают и проветривают;

– для поддержания необходимого санитарно-гигиенического режима регулярно производят тщательную уборку помещения, а также его дератизацию, дезинсекцию, дезинфекцию и дезодорацию.

Разработка технологии хранения включает этапы:

– обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;

– определение параметров территории и зон склада для размещения, порядка движения товаров и потребности в оборудовании;

– определение режима работы, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами;

– разработка системы ведения учета и порядка документооборота;

– описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.

При долговременном сотрудничестве с поставщиком и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие оптимизировать процесс хранения:

– обмен информацией в согласованном режиме и формате;

– отгрузка товара на паллетах;

– использование согласованной упаковки с этикетками штрих-кодов;

– доставка товаров на склад по технологии “точно в срок”;

– согласование критериев и определения некачественной продукции и способов ее замены;

– согласование обеспечения температурного режима хранения товаров;

– гибкость в сроках поставки, обеспечение срочности поставки при необходимости;

– использование унифицированных документов при поставке продукции.

Вышеперечисленные факторы позволяют минимизировать затраты при работе с товарами, сформировать общий порядок документооборота. При наличии большого количества поставщиков согласовать со всеми общие правила приемки не удается.

Требования к размещению товаров

Адресная система

Независимо от того, крупный склад или небольшой, обязательно следует ввести единую адресную систему размещения товаров, иначе неизбежны потери товаров, пересортица и убытки. Это важно для обеспечения увеличения оборота, исключения ошибок в размещении товаров и быстрого нахождения их даже новыми сотрудниками после короткого инструктажа. Каждому месту хранения присваивается код (адрес), обозначающий номер склада, номер этажа или зоны, номер стеллажа (штабеля), номер вертикальной секции и номер полки. Адрес может иметь 4–5 и более знаков. Программным путем обеспечивают автоматическое указание адресов в ярлыках, чеках, спецификациях наличия, ведомостях инвентаризации. Ведомости инвентаризации и комплектовочные листы для отбора товаров печатают с сортировкой по адресам.

Вот самая распространенная адресная система:

Номер ячейки: А1739

А, Б, В – зона хранения – теплый, холодный склад или часть склада;

17 – порядковый номер стеллажа;

3 – порядковый номер вертикальной секции стеллажа;

9 – порядковый номер полки.

Очевидно, что эта нумерация пригодна для зоны из 99 стеллажей и что каждый стеллаж может иметь не более 10 вертикальных секций и не более 10 полок. Для большего количества вертикальных секций и полок применяют двузначные номера, но чаще стремятся использовать условное разделение склада на зоны и используют буквенный индекс зоны. Внедрение адресной системы включает разметку на планах размещения, изготовление и крепление номеров или их нанесение краской, внесение адресов в спецификации товаров, внесение номеров из спецификации в компьютерную базу данных или в карточки учета. Адреса наносят яркой краской на конструкции стеллажей, отсеков, на пол. Пространство без стеллажей либо конструктивно, либо условно с помощью разметки также может делиться на зоны и отсеки. В идеале служащий должен находить товар по названию и адресу, даже не зная его внешнего вида. Размещение товаров по постоянным адресам обеспечивает возможность отбора или размещения товаров даже при отсутствии всех служащих и при остановке компьютера. Другие люди после короткого инструктажа, имея под рукой ведомость наличия товаров на складе с адресами, медленнее, но смогут справиться с этой работой без ошибок.

В программе печати накладных для отбора товара, товары нужно сортировать по адресам хранения – это помогает лучше организовать работу персонала, исключить лишние перемещения по складу. Схемы размещения стеллажей или штабелей с указанием адресов хранения вывешивают на стенах, чтобы служащие склада могли изучить их и легко ориентироваться. Маркировать номера (артикулы, коды) товаров на коробках следует крупно, чтобы служащие могли их видеть издалека и быстрее выбирать маршрут. Ярлыки с наименованиями лучше крепить на полках, а не на коробках, так как у товара должно быть постоянное место. Если коробку унесут, будет видно, что нужно принести или заказать товар.

Карта зоны хранения

Топология склада представляется в графическом виде: проходы, ряды, точное местоположение зон и мест хранения (положение ячейки на полке, полки – в стеллаже, стеллажа – на складе). Каждое место хранения имеет набор характеристик (тип, условия хранения, размеры, приписанный товар). Оптимизационные алгоритмы системы рассчитывают размещение товара, заполнение ячеек хранения, пополнение зон отбора. Оптимизация размещения выполняется с учетом оборачиваемости товара, удаленности от мест отгрузки, наличия аналогичного товара на складе и контроль степени заполнения мест хранения для уплотнения. Выполняется контроль сроков хранения товарных позиций, партионный учет, учет стоимости хранения и обработки груза. Должна контролироваться совместимость товаров на складе. Например, нужно исключать возможность нахождения одного и того же товара с разными сроками годности в одной и той же ячейке для уменьшения вероятности ошибки при его отборе.

При графическом отображении состояния склада на монитор выводится:

– наглядное отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада;

– отчет о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки);

– отчет о загруженности области склада по владельцам товара;

– отчет о загруженности области склада по товарам /подгруппам товаров;

– автоматическое обновление и печать графических отчетов.

Без использования топологических карт в информационных

системах обходятся, ведя ручные карты мест на складе. На маркерной доске несмываемой краской нанесена карта склада – все зоны, стеллажи и ячейки с указанием адресов каждой ячейки. При комплектации заказов комплектовщик в листе отборки отмечает напротив каждой товарной позиции степень заполненности ячейки, из которой осуществляется выемка. После комплектации всего заказа комплектовщик отмечает маркером на маркерной доске степень занятости каждой ячейки, цветом, означающим степень заполненности, например: красный – ячейка полна; синий – ячейка наполовину пуста; белый – ячейка пуста. Закрашивание ячеек на доске выполняется и в процессе размещения товаров на хранение. Таким образом, информация

о наличии и расположении свободных мест на складе наглядно представлена на доске. Остается контролировать соблюдение технологии персоналом.

Недостатки применения “ручной” карты:

– информация наносится с опозданием;

– служащие тратят время на заполнение листов комплектации и карты;

– при заполнении карты велика вероятность ошибок;

– при глубинной системе хранения прорисовать карту невозможно;

– невозможна распечатка данных карты для нескольких исполнителей:

– проблемы размещения при неравномерном заполнении товарами областей хранения, выделенных для группы товаров.

Проектирование размещения

Для проектирования процессов размещения товаров необходимо:

– обеспечение компьютерного представления топологии склада (логической модели склада) в графическом виде: проходы, ряды, точное местоположение мест хранения (положение ячейки на полке, полки – в стеллаже, стеллажа – на складе); каждое место хранения имеет набор характеристик (тип, условия хранения, размеры, приписанный товар);

– организация расчета необходимых количеств ячеек и стеллажей разных размеров для соответствующих товаров, определение принципов изменения размеров ячеек при переменном ассортименте или принципов размещения товаров при переменных количествах одного ассортимента;

– разработка адресной системы, внедрение в практику оприходования, инвентаризации, размещения и отбора товаров строго по адресам хранения с указанием адресов во всех видах документации;

– определение порядка выбора мест хранения в зависимости от вида товара, габаритов, частоты спроса, необходимого режима хранения и т. д.;

– оптимизация размещения товара по местам хранения с учетом оборачиваемости товара, удаленности от мест отгрузки, наличия аналогичного товара на складе (уплотнение);

– обеспечение поиска оптимального места хранения для принятого товара (алгоритм размещения товара, учитывающий параметры хранения товара и ячеек), возможности выбора предпочтительной зоны (ячейки) размещения для товара, генерации заданий на размещение товаров на складе для хранения, формирование маршрутных карт для размещения прибывших грузов;

– разработка планов размещения товаров с учетом частоты спроса, доступности для погрузо-разгрузочных механизмов, удобства раскладки и отбора;

– определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при раскладке для хранения и отборе для отгрузки;

– разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.;

– постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для размещения товаров и спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт;

– организация партионного учета, контроля степени заполнения мест хранения, контроля сроков хранения товарных позиций;

– разработка технических заданий на реконструкцию помещений, устройство приспособлений, приобретение оборудования для организации оптимальных условий хранения;

– обеспечение учета стоимости хранения и обработки грузов.

Метод размещения товаров на складе выбирают в зависимости от задач, назначения грузов, выбранного способа хранения, необходимости максимального использования объема склада при рациональном расположении секций, предохранения товаров от повреждения, доступности любой ячейки склада для механизмов на крупных складах, быстрого нахождения необходимых товаров.

Динамическое размещение

В отдельных случаях, если нужна свобода маневра, применяют переменные места хранения товаров. При динамическом размещении за конкретным товаром не закрепляется место на складе. Размещение поступающих товаров производится на любое свободное место хранения: информационная система определяет адрес свободной ячейки и фиксирует ее для данной партии товара, указывая адрес в спецификации для укладки или в подобном документе.

Преимущества динамической организации хранения в том, что она не требует ежедневного анализа оборачиваемости товаров и позволяет эффективно использовать складские площади. Область применения такой системы – склады партионного хранения товаров: ответственного хранения и общего пользования, накопители. Накопитель нужен складам, на которых товары хранятся не в транспортной таре, а в мелкой упаковке или без нее. В накопителе хранятся основные запасы товаров в транспортной таре, а в зоне хранения лишь недельный запас для поштучной комплектации заказов, что увеличивает скорость комплектации заказов. Пополнение зоны хранения из накопителя производится по мере расхода запаса.

Очевидно, что динамическая организация хранения возможна без современной компьютерной системы только на малых складах, где количество и расположение свободных мест определяются визуально. С хорошей компьютерной системой, учитывающей топологию склада, такая организация применяется эффективно, но только на складах с относительно небольшим количеством наименований товаров. На больших складах, обрабатывающих десятки тысяч наименований, использование данной организации невозможно в принципе – в случае сбоев в компьютерной системе даже кладовщик каждого участка не в состоянии найти товар.

Статическое размещение

Статическое размещение требует постоянной оптимизации размещения товара на складе, так как за каждым товаром закрепляется определенное количество ячеек. Преимущества такого метода заключаются в наличии системы размещения товара на складе, минимальных затратах времени на обучение нового персонала и возможности быстрого распределения поступающего и нахождения отгружаемого товара.

Принципы размещения

Различают следующие принципы размещения товаров:

– сортовой – товары различных видов и сортов размещаются отдельно друг от друга;

– партионный – каждая партия товара, поступившая на склад, хранится отдельно, при этом в состав партии товаров могут входить товары различных видов и наименований;

– партионно-сортовой – каждая партия поступивших на склад товаров хранится обособленно, при этом внутри партии товары разбираются по видам и сортам и также размещаются отдельно;

– по наименованиям – товары каждого наименования хранятся отдельно.

Для быстрого размещения и отбора, обеспечения требуемых режимов хранения разрабатывают схемы размещения товаров, предусматривая постоянные места хранения, возможность наблюдения за их сохранностью и ухода за ними. При разработке схем принимаются во внимание периодичность и объемы поступления и отгрузки товаров, оптимальные способы укладки, условия их отгрузок, а для некоторых видов товаров и “правильное соседство”.

При размещении товаров используется принцип “чаще спрос – ближе к проезду”. Товары ежедневного спроса хранятся в непосредственной близости от зоны отгрузки или выдачи.

Практикуется выделение участков краткосрочного и длительного хранения. На участках краткосрочного хранения располагают быстро оборачивающиеся товары. На участках длительного хранения размещают как товары невысокого спроса, так и товары частого спроса, составляющие страховые запасы в дополнение к оперативным, находящимся на участке краткосрочного хранения.

На крупных складах с большим товарооборотом каждую ячейку делают таких размеров, которые позволяют разместить в ней партию товара вместе с поддоном или в ящике, в котором он прибыл, причем проезды между стеллажами достаточны для работы погрузчиков с боковым перемещением вил.

На складах для мелкооптовой и розничной торговли чаще всего товары размещают в соответствии с группировкой по размерам. На складах имеются секции для крупных и мелких товаров. Для разных товаров нужны различные соотношения количеств мелких, средних и больших ячеек на складе, различные размеры ячеек по глубине. Фирмами, специализирующимися на изготовлении складского оборудования, разработаны типовые схемы и модели разборных стеллажей для разных товаров, поэтому дешевле в конечном итоге купить готовые разборные стеллажи с переменной высотой ячеек, чем сваривать их по собственным эскизам, а впоследствии либо много раз переделывать, либо мириться с неэкономичным размещением товаров.

Для увеличения количества ячеек, улучшения метода хранения, ускорения отбора товаров специфической формы устанавливают на свободных участках стен, на колоннах и торцах стеллажей стенды со штырями – аналог консольных стеллажей. Стенды используют для размещения в подвешенном состоянии гибких товаров – шлангов, тросов, т. е. товаров, хранение которых в лежачем положении невозможно из-за их формы экономично использовать объемы ячеек и неудобно для отбора.

Программирование размещения

Современные компьютерные системы формируют задания на размещение товара таким образом, чтобы его отбор впоследствии происходил наиболее оптимально. Размещение товаров на хранение необходимо выполнять так, чтобы при комплектации заказов количество перемещений складских работников было минимальным. Для оптимизации размещения выполняют анализ движения запасов по номенклатуре и часто отгружаемые позиции размещают ближе к выезду из зоны хранения. Остальные товары распределяют по зоне хранения в зависимости от частоты их отгрузок. Не отгружаемых количеств, а частоты отгрузок в период времени. Обычно склад делится на области, в которых товар размещается в соответствии с ABC-классификацией или особенностями хранения (негабаритный товар, требования к температурному режиму, брак и т. д.).