Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы
Шрифт:
– Срочность проекта – нередко возникают ситуации, когда время проекта ограничено вследствие воздействия внешних факторов, например плана проектов внутреннего аудита, форс-мажорных обстоятельств, требований руководства. Элементарное отсутствие нужного человека может превратить стандартный проект в срочный.
– Объем рабочей документации – существуют различные подходы к формированию рабочей документации. Например, некоторые компании используют специальные программы для управления процессом внутреннего аудита и ходом проектов. В таких случаях необходимо увеличивать время проекта для ввода и обработки информации. Когда ПВА имеют сильную поддержку, объем рабочей документации по проекту может быть минимальным.
– Регламентация
– Ожидания пользователей результатов проекта внутреннего аудита – если от вас ожидают развернутого анализа проблем, то предоставление, например, коротенькой аналитической справки с общими выводами вызовет, в лучшем случае, раздражительное недоумение.
– Удача – как бы это странно ни звучало, для успешного выполнения проекта нужна удача. Правда, посредственным аудиторам ее требуется несоизмеримо больше, чем реальным профессионалам. Иногда руководитель проекта может попасть в ситуацию, когда все делается правильно, но без достойного результата. В этом случае есть выбор – либо продолжить работу под любым предлогом, либо доложить все как есть. Последнее может оказать негативное воздействие на репутацию команды внутренних аудиторов.
• Набор используемых аудиторских процедур. Этот набор напрямую зависит от целей проекта. Если целью является полноценный анализ какого-либо процесса, то сложно ограничиться проведением отдельных детальных тестов. В этом случае необходимо не только подготовить описание процесса, но и провести сквозное тестирование, обновить матрицу рисков и контрольных процедур, а также выполнить ряд аналитических процедур. Кроме целей проекта, на набор используемых аудиторских процедур сильное влияние оказывает состояние системы управленческого, производственного и бухгалтерского учета предприятия. Весьма часто аудиторы вынуждены выискивать возможности для получения информации, необходимой для выполнения той или иной аудиторской процедуры. Речь не идет о сокрытии информации, просто на многих предприятиях ее может не быть, так как она либо не собирается, либо собирается не в том виде, в котором требуется.
К ключевым качественным параметрам аудиторского проекта относятся следующие:
• Уровень квалификации участников команды. Многие команды внутренних аудиторов ставят простенькие цели, получают поверхностные результаты и генерируют прямолинейные и обобщенные рекомендации. Но поступают они так потому, что не могут иначе. Причин этому немало, однако нет смысла их разбирать. Все сводится к необходимости постоянного самостоятельного обучения. Аудитора, который не стремится к этому, ждет печальная участь.
• Достаточность сопутствующих навыков для достижения цели проекта. Многие аудиторы намеренно или вынужденно попадают в ситуации, когда физически не могут выполнить работу. Например, аудитор долгое время специализировался на аудите процесса «Закупки». Он поднаторел в этом, и руководство решило, что раз уж он так искусен в вопросах организации и контроля процесса «Закупки», то и в других процессах отработает также блестяще. Однако такой «эффект ореола» может сыграть с аудитором злую шутку. Стремление аудитора расширить сферу своей компетенции – это правильный подход. Однако ему необходимо быть осмотрительным. Если требуемой компетенции нет
• Авторитарность команды внутреннего аудита. Основным признаком данного качества является обоснованное пренебрежение к шероховатостям структуры и содержания системы бизнес-процессов предприятия, а также к мнениям тех или иных представителей руководства. Однако в данном случае пренебрежение не означает демонстрацию превосходства, это просто возможность форсировать определенные обстоятельства для повышения эффективности работы команды внутреннего аудита. Например, при обсуждении рекомендаций по результатам проекта руководство объекта аудита может принижать их целесообразность по той причине, что ему неохота напрягаться и что-то менять в процессах. Авторитарный внутренний аудит может настоять на принятии и внедрении предлагаемых рекомендаций просто на том основании, что это, по его мнению, правильно. Команды внутренних аудиторов, не имеющие данного качества, вынуждены либо дополнительно доказывать свою правоту, либо искать поддержки у своего руководства или у руководства объекта аудита, либо делать и то и другое одновременно.
Также при определении цели и расчете параметров проекта необходимо учитывать следующие нюансы:
– Нужно настроиться на то, что времени не хватит – в первую очередь, необходимо морально подготовиться к этому. Также очень помогает наличие запасного плана на случай наиболее вероятных негативных обстоятельств.
– Лучше затянуть выполнение проекта и добиться результата, чем уложиться в объявленные сроки, но не иметь материала для достойного отчета. В большинстве случаев целесообразно поступить именно так. Однако, если объект аудита действительно является образцом для подражания без существенных изъянов, поможет одна хитрость. Обычно отчеты посвящаются каким-либо недостаткам объекта аудита, но, если недостатки практически отсутствуют, можно сделать упор на анализе достоинств, а также рассмотреть возможность передачи опыта (лучших практик) другим предприятиям компании. В этом случае никто не скажет, что внутренний аудит бездельничал на проекте.
– Нужно сделать поправки на отсутствие необходимых сотрудников объекта аудита – при выполнении практически каждого проекта возникают ситуации, когда ключевые сотрудники объекта аудита исчезают по какой-либо причине. Поэтому стандартное время на выполнение аудиторских процедур необходимо увеличивать на предполагаемое время ожидания ключевых сотрудников. Необходимо учитывать факторы, влияющие на продолжительность отсутствия. Например, летом вероятность и продолжительность отсутствия сотрудников объекта аудита по причине отпуска увеличивается.
– Нужно сделать поправку на отсутствие необходимых сотрудников самого ПВА. Внутренние аудиторы тоже могут исчезать, например по причине болезни. Также необходимо учитывать факторы, влияющие на продолжительность отсутствия. Например, зимой и весной вероятность и продолжительность отсутствия по причине болезни увеличивается.
Интервью с руководителями ключевых бизнес-процессов
Как уже говорилось, в ряде случаев на этапе планирования проводятся встречи с руководством ключевых бизнес-процессов. Зачастую руководство ключевыми бизнес-процессами является руководством управленческой команды конкретного объекта аудита. Например, если внутренний аудитор работает в управляющей компании холдинга, то, например, финансовый директор управляющей компании является руководителем финансового директора управляемой компании. Поэтому, если объектом аудита является какой-либо процесс или процессы, владельцем которых является финансовый директор управляемой компании, стоит сначала пообщаться с финансовым директором управляющей компании.