Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы
Шрифт:
• Оперативное документирование. Результаты интервью лучше всего документировать непосредственно после его завершения. Человек в среднем помнит 10–15 % информации, полученной неделю назад. Также в пользу такого подхода говорит необходимость оперативной оценки полноты полученной информации. Чем быстрее мы выясним, чего не хватает, тем быстрее сможем организовать дополнительные интервью.
• Одна голова хорошо, две лучше. В ряде ситуаций имеет смысл привлечь напарника к участию в интервью. Во-первых, когда один аудитор спрашивает, у второго есть время записать. Во-вторых, личный пример является наилучшим способом обучения малоопытных аудиторов. Однако не стоит забывать, что участие
Описание модели операционной деятельности как в целом, так и в рамках процесса
Классический процессный аудит начинается с описания того процесса, который является объектом аудита. Однако описание процесса само по себе имеет специализированный характер. Вместе с тем каждый процесс обладает набором, так скажем, тактико-технических характеристик, для которых на схеме процесса часто просто нет места. Большинство таких характеристик носят общий характер. Тем не менее наличие представления о них улучшает понимание процесса и приводит к формированию более качественных рекомендаций по улучшению процесса и системы внутреннего контроля. Информация о характеристиках процесса может быть передана посредством формирования модели операционной деятельности [11] в рамках анализируемого процесса. Рассмотрим целесообразность использования описания модели операционной деятельности на примере (рис. 7). В качестве примера дано описание модели операционной деятельности в рамках процесса «Управление денежными средствами» (займы, расчетные счета, наличные, денежные аналоги). Это описание указывает на наличие следующих тактико-технических характеристик процесса:
11
Схематичное укрупненное изображение одного или нескольких взаимодействующих процессов с обозначением основных действий, потоков информации, ресурсов и прочих результатов, с возможным указанием основных параметров процессов.
1) процесс охватывает три группы участников – управляющую компанию (далее УК), заводы (управляемые компании) и сторонние организации;
2) основные денежные потоки идут либо через УК, либо с разрешения УК – УК самостоятельно осуществляет закупку основного сырья, получает плату за готовую продукцию от покупателей, согласует реестры платежей управляемых компаний;
3) существует система определения приоритета платежей (налоги, з/п и кредиты оплачиваются в первую очередь);
4) управляемые компании получают лишь часть денег за реализованную готовую продукцию;
5) существует сложный механизм координации действий УК и управляемых компаний.
Рис. 7. Пример описания модели операционной деятельности
На основании модели операционной деятельности можно получить не только представление об общей структуре и содержании процесса, но и о потенциальных рисках процесса и точках, в которых происходит взаимодействие анализируемого процесса с другими процессами. В нашем примере по модели операционной деятельности видно, что процесс «Управление денежными средствами» взаимодействует как минимум с процессами «Закупки» и «Продажи». Кроме того, аудитор может предположить наличие следующих рисков:
1) несвоевременное погашение обязательств управляемых компаний;
2) затянутое согласование реестра платежей;
3) поверхностное
4) несвоевременные закупки сырья и материалов;
5) непропорциональная (относительно основного сырья и материалов) закупка вспомогательных материалов и т. д.
Составлять описание модели операционной деятельности имеет смысл в тех случаях, когда аудиторы впервые имеют дело с объектом аудита.
Описание процесса – диаграммы и текстовая часть. Правила составления диаграмм
Целесообразность использования той или иной методологии описания и анализа бизнес-процессов зависит от того, с какой целью эти бизнес-процессы описываются и анализируются. С точки зрения внутреннего аудита бизнес-процессы описываются в первую очередь для документирования привязки системы внутреннего контроля к тому или иному этапу бизнес-процесса. Таким образом, описание бизнес-процессов имеет прикладной характер. Как вариант можно составить описание системы внутреннего контроля без описания соответствующего бизнес-процесса. Однако существенным минусом такого подхода является отсутствие целостности и снижение информативности. Кроме того, любая процедура контроля в отрыве от этапа бизнес-процесса бесполезна, так как контроль должен быть с чем-то связан и на что-то направлен.
Существует несколько методологий документирования бизнес-процессов – IDF0, BPWin, ARIS и т. д. На практике в большинстве случаев вполне достаточно стандартных возможностей одного из приложений Microsoft Office – Microsoft Visio.
В табл. 17 приведены основные значки (блоки схемы), с помощью которых можно составить графическое описание (диаграмму) практически любого бизнес-процесса.
Таблица 17. Основные элементы диаграммы
Поле диаграммы разбивается на горизонтальные блоки по числу ключевых участников бизнес-процесса (пример в главе 6). Универсального правила компоновки диаграммы не существует, поэтому последовательность этапов, состав и последовательность участников бизнес-процесса определяется аудитором на основании программы аудита, цели диаграммы и здравого смысла. На практике, если на диаграмме формата А3 появляется более семи участников и более 60 элементов, то или вы начали мельчить, или бизнес-процесс слишком крупный для используемой степени детализации, и его необходимо разбить как минимум на два бизнес-процесса поменьше.
Подробно остановимся на ключевых принципах описания процессов.
Подход. Существует два основных подхода к описанию процессов – графический и смешанный (графика плюс текст). Выбор подхода зависит от цели аудита. Для аудита системы внутреннего контроля можно ограничиться графическим подходом. Для аудита бизнес-процесса, по результатам которого процесс может быть основательно перестроен, необходимо использовать как графику, так и текстовые описания и пояснения. На практике я использовал оба подхода.
Суть графического подхода заключается в использовании графических элементов, которые обозначают части процесса. Каждый графический элемент имеет краткое описание, ограничиваемое его размером. Иногда для отдельных частей процесса добавляется более подробное описание, которое размещается на свободном месте основной схемы процесса. Умение составить описание процесса только с использованием графики без потери качества приходит с практикой. К некоторым аудиторам оно не приходит никогда. Основное преимущество использования исключительно графики заключается в ее лаконичности и наглядности. Разумеется, если вы составляете описание процесса в графике, то наглядность и лаконичность появляются не автоматически. Умение придавать схемам эти свойства также приходит к аудитору не сразу.