Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы
Шрифт:
– какова цель этапа процесса, кто является владельцем этапа процесса;
– с чего начинается этап или при каких условиях инициируется осуществление этапа: например, если этап запускается с момента получения определенной информации, то следует выяснить, от кого поступает эта информация, какова частота ее поступления, каково ее содержание (общее), каким образом контролируется количество и качество данной информации на входе в рассматриваемый этап процесса;
– какие операции осуществляются в рамках процесса: например, если этап запускается с момента получения определенной информации, необходимо выяснить, какие действия осуществляются подразделением с поступившей информацией (каким образом она преобразуется, куда включаются преобразованные
– каким образом оценивается степень достижения цели этапа процесса, как владелец этапа процесса понимает, что цель этапа достигнута;
– каким образом обеспечивается надлежащее исполнение операции в рамках этапа – в данном случае мы напрямую расспрашиваем о существующей системе внутреннего контроля. Вопросы по внутреннему контролю этапа процесса лучше задавать после получения информации по базовым вопросам, указанным выше.
• Хорошим подходом при проведении интервью с целью получения информации для описания процесса с упором на систему внутреннего контроля является следующая практика – если выясняется, что в конкретном месте (этапе процесса) отсутствует контроль, то следует тут же выяснить, имеется ли компенсирующий контроль в другом месте. При этом необходимо немного проговорить данную ситуацию, выяснить позицию владельца этапа процесса, т. е. описать ему возможные последствия и вероятность бесконтрольных действий и посмотреть на его реакцию. Это обеспечивает соблюдение принципа разведки и получение начальной информации по реакции владельца процесса и его позиции по потенциальной проблеме.
• Когда вы определяете границы процесса, основным источником информации является в первую очередь владелец этого процесса. Также кроме владельца рассматриваемого процесса существуют владельцы взаимодействующих процессов. Нередки ситуации, когда имеет смысл получить дополнительные подтверждения границ процесса путем коротких тематических интервью с владельцами взаимодействующих процессов. Бывает, что мнения владельцев основного рассматриваемого процесса и взаимодействующих процессов расходятся. А аудитору важно иметь достоверную информацию о границах процесса, например для того, чтобы определить ответственных за исполнение плана исправительных мероприятий.
• При описании процесса со сложной структурой – большим количеством владельцев этапов процесса – эффективность интервью значительно повышается, если оно проводится в формате очной ставки. Если вы столкнулись именно с таким процессом, очень высока вероятность снижения КПД вашей деятельности. Основными деструктивными факторами являются организационные моменты (нужно назначить большое количество встреч с людьми, находящимися в разных местах), необходимость независимой во времени стыковки разных мнений, повышенный объем аудиторской работы. Эти трудности можно отчасти избежать, если проводить интервью с расширенным составом участников, например владельцев нескольких последовательных этапов процесса.
• При составлении рабочих документов, посвященных описанию процесса, лучше использовать принцип матрешки. То есть если вы составили графическое описание процесса из нескольких диаграмм в формате Microsoft Visio, то лучше держать все диаграммы в одном файле на разных закладках, а не в разных файлах на одной закладке. Это относится и к ситуациям, когда описывался процесс более чем на одном уровне. В процессе аудита накапливается множество файлов, и лучше, если вы будете оптимизировать их количество.
• В большинстве ситуаций при описании процесса используется нумерация. Нумеруются этапы процесса, рабочие документы, ссылки, пункты отчета. Если вы используете различные виды ссылок, а также увязываете как этапы одного процесса, так и процессы между собой, без нумерации, скорее всего, не обойтись. Если вы ведете нумерацию, следите за ее системностью, взаимоувязкой
• Если вы составляете графическое описание процесса, то на схемах не должно быть так называемых тупиковых элементов. Под ними понимаются элементы схемы, которые лишены либо входа, либо выхода, либо того и другого одновременно. На практике 99,9 % процессов имеют как вход, так и выход. С фундаментальной точки зрения это следует из того, что предприятие, по сути, является системой открытого типа. Если вход или выход этапа процесса находится в другом процессе, используется специальный значок. Такие значки как раз и представляют собой точки перехода, упомянутые выше.
• Следите за тем, что на схемах отсутствовало закольцовывание элементов. Имеются в виду ситуации, когда с определенного этапа процесса делается переход на предыдущий этап, но при этом сохраняется один вариант развития событий. Таким образом, если воспринимать схему буквально, получается круг, не позволяющий продвинуться дальше по процессу.
• Нумерация элементов схемы должна совпадать с нумерацией текстового описания.
• При составлении описания процесса с целью оценки системы внутреннего контроля контрольные процедуры лучше указывать как на схеме, так и в описании, при этом необходимо использовать дифференциацию. Для схем лучше подходит цветовая дифференциация. Например, адекватный или эффективный контроль обозначается белым кружком в углу этапа процесса, неадекватный или неэффективный контроль – черным. Необходимо раскрывать механизм контроля как минимум в текстовом описании, например, ограничиваться формулировкой «контроль правильности» или «проверка правильности» недопустимо. Это связано в первую очередь с необходимостью обеспечить контроль качества описания процесса и последующей работы, которая будет базироваться на описании. Например, если рассмотреть процесс формирования заявки в процессе «Закупки», то начинающий аудитор может назвать контролем правильности подпись заявки у вышестоящего функционального руководителя. Однако, по сути, данное действие не всегда автоматически означает проведение контроля правильности составления заявки или указанной в заявке номенклатуры.
• Как уже говорилось, при составлении схем необходимо придерживаться хронологической последовательности этапов процесса. Однако есть еще такой параметр, как периодичность и временные рамки этапа процесса. Многие процессы состоят из подпроцессов или этапов, имеющих различную периодичность и различные временные рамки. Например, при описании процесса «Бюджетирование» есть процесс формирования и пересмотра годового бюджета, а может быть процесс формирования и пересмотра ежеквартального или ежемесячного бюджета. Наверное, можно гордиться тем, что все эти процессы уместились на одной схеме и в одном текстовом описании, однако лучше этого не делать. Возьмите за правило описывать процессы с разными временными параметрами на разных схемах.
• В большинстве случаев нет смысла детализировать участников процесса дальше, чем структурные подразделения, особенно на схемах. Например, если по процессу контрактодержатель (куратор договора) передает согласно схеме расчетные документы в бухгалтерию (счет, счет-фактуру, акт выполненных работ), то нет смысла отражать на схеме бухгалтера по расчетам с поставщиками в качестве отдельного владельца процесса. Достаточно просто указать в качестве владельца процесса бухгалтерию целиком, а в текстовом описании уточнить.