Настольная книга российского карьериста
Шрифт:
Принцип номер один для руководителя – он не должен делать работу за подчиненных. Он – руководитель, то есть человек, который уполномочен раскладывать общую задачу на части и делегировать эти части работы для исполнения своим подчиненным. Конечно, общая задача оказывается невыполненной, если не выполнена какая-то ее часть. Иногда руководитель выполняет эту часть работы. Когда такое происходит систематически, это означает, что работа распределена плохо.
В таком случае может помочь аттестация рабочего времени в подразделении.
Возможно,
Возможно также, что Ваш секретарь сводит свои служебные обязанности к распечатке приказов и протиранию пыли на компьютере. Секретарь должен как минимум участвовать в процессе сортировки документов, которые проходят через Вашу приемную. Совет – купите секретарю учебник или инструкцию для секретаря-референта.
Вы же, в свою очередь, все-таки должны оставлять секретарю информацию о том, где Вы и что собираетесь делать. Возможно, нормальный секретарь сам решит многие вопросы и освободит Вас от множества неважных и ненужных визитов.
Чтобы не тонуть во многих вопросах и визитах, следует постоянно иметь перед глазами список дел, встреч, решений и отчетов, которые нельзя отменить и передвинуть. Желательно делать заметки о таких мероприятиях не только на тот день, на который они назначены, но и на предыдущий, чтобы напомнить о подготовке. Если Вы знаете за собой некоторую забывчивость и беспечность, попросите организовать это своего секретаря. К слову сказать, это является его прямой обязанностью, и если секретарь будет в курсе дела, маловероятно, что он не напомнит об этом.
Следует подумать и о том, насколько часто Вы общаетесь с подчиненными и коллегами, когда это не является необходимым. Не стоит создавать ситуацию, когда подчиненные будут целый день сновать в Ваш кабинет по поводу каждой мелочи. Конечно же, проблемы членов коллектива нельзя игнорировать, как служебные, так, возможно, иногда и личные, ведь все мы люди. Но большинство из таких проблем, может подождать определенного дня недели или времени, специально отведенного для этих целей. А в случае большой срочности секретарь вполне может решить, что это тот самый исключительный момент, когда можно побеспокоить Вас в неурочное время.
Очень много проблем возникает, если руководитель не находит времени для того, чтобы вовремя читать входящие документы, особенно директивные.
Этого не следует допускать ни в коем случае.
Для того чтобы все успевать, при планировании, особенно в начале своей деятельности в отдельном кабинете, просто необходимо быть реалистами. Рекомендуется оставлять 40-60-% рабочего времени свободными, для того, чтобы неожиданные проблемы и дела, которые нередко спонтанно возникают во время работы, не ломали дальнейшие планы.
Конкретно строить рабочий день, с учетом того, что было сказано ранее, можно примерно так:
Не нужно, встав с постели, сломя голову, бежать на службу, заранее расстраиваясь по поводу того, что, скорее всего, опять ничего не успеете.
Лучше встать, выпить кофе, позавтракать, привести себя в порядок и спокойно прийти на работу.
Начинать рабочий день следует с того, что изучить ежедневник и скорректировать планы. При этом желательно посоветоваться с секретарем и дать ему указания.
В первую очередь следует приступить к главным задачам.
В течение дня следует придерживаться по возможности намеченного, избегать внезапных проблем, то есть не бросаться на прорыв, а найти время хотя бы на следующий день. Спешное решение часто бывает ошибочным.
Постарайтесь не остаться без перерыва на обед.
В конце рабочего дня следует проконтролировать, насколько выполнено то, что запланировано. Только после этого рекомендуется составлять план на следующий день. Показателем того, насколько правильным было планирование, будет то время, в которое Вы закончите работу.
Еще одним фактором, который «съедает» время, является обилие информации в печатном виде, и необходимость с ней работать. Мало прочитать то, что находится на столе. Важно понять, что это значит, и определиться со своими действиями. Кроме того, приходится изучать еще массу информации. Иногда очень устаешь от этого.
Овладение навыками скорочтения может помочь, но полностью проблему не решит. Нужно научиться анализировать информацию, и иногда отвечать на письма.
Анализ документов станет легче, если записывать тезисы и делать заметки. Отвечать же проще, имея опытного секретаря. План ответа, составленный начальником, и последующая проверка того, что получилось, сэкономят массу времени. Кроме того, такая совместная работа позволит Вашему секретарю и Вам действовать более слаженно, способствует пониманию задач, которые Вы ставите.
То же самое касается планерок и совещаний. Чтобы они занимали меньше времени и приносили больше пользы, можно заранее составлять план, и вместе с обсуждаемыми документами заранее предоставлять всем участникам совещания. Это сразу повысит эффективность таких мероприятий.
И, наконец, следует оптимизировать общение с помощью современных средств коммуникации. Это телефон, факс, Интернет, сотовая и мобильная связь. Конечно, это дополнительные расходы, но в большинстве случаев они окупаются в виде четкости работы, слаженности действий, быстроты реакции.