Планирование продаж и операций: Практическое руководство
Шрифт:
Кроме того, выбирайте группу, которая отличается большой степенью связанности ресурсов. Это позволяет упростить задачу планирования ресурсов, в то время как для группы с практически всеми несвязанными ресурсами в пилотном процессе будет крайне трудно осуществить планирование потребности в ресурсах. У нас не будет полной картины для какого-нибудь отдельного ресурса, пока в процесс объемного планирования продаж и операций не будут вовлечены все группы продуктов, для которых этот ресурс используется.
Если у вас совсем нет связанных ресурсов, то разработайте процесс планирования потребности в ресурсах для частично загруженного ресурса и продемонстрируйте его в пилотном процессе. Объясните, как изменится картина, когда будут задействованы все группы продуктов.
Такого же принципа придерживайтесь и в отношении материалов. Если весь материал, поставляемый данным поставщиком, уходит на одну группу продуктов, то будет легко заранее предоставить данному поставщику данные о своих потребностях
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать стоимостную единицу измерения в качестве главной единицы измерения?
Только в самом крайнем случае. Конечно, мы не можем обойтись без представления данных в стоимостном измерении, так как для хорошего управления бизнесом финансовая картина необходима. Но гораздо легче переходить с натурального измерения в стоимостное, чем наоборот. Кроме того, это более правильно. Поэтому наш принцип – планируйте в натуральном измерении, а потом переводите в стоимостное.
Нужно упомянуть еще две проблемы со стоимостными единицами измерения:
• Стоимостная оценка продаж зависит от роста цен. Это приводит к неясностям, если продажи спланированы на большой период времени, а потом переведены в натуральное измерение.
• Использование стоимостного измерения приводит к тому, что в таблицах появляются две единицы измерения: стоимостная оценка продаж (Sales Dollars) и стоимостная оценка затрат (Cost Dollars). Арифметика при этом становится менее очевидной и потенциально некорректно понимаемой.
Есть случаи, однако, когда использование натуральных единиц измерения просто невозможно. Приведем пример. Мы работали с компанией, производящей компьютеры для управления производственными процессами. У этой компании были группы продуктов с процессорами, мониторами, модемами, сканерами, блоками питания и т. д. Из всего разнообразия продуктов внутри групп было просто невозможно подобрать общую единицу измерения. Таким образом, компания использовала стоимостную единицу измерения, так как у нее не было выбора, и работала с натуральными единицами на уровне подгрупп. Например: «группа А: Мониторы», «группа А: Источники питания» и т. д. Эта система работала очень неплохо.
Глава 12 Требования к данным, источники и форматы представления данных
Вот мы и подошли к вопросу о том, какие вам требуются данные, каковы их источники и как они становятся информацией. Начнем с того, какие данные вам нужны.
РИСУНОК 12.1
Требования к данным
Для объемного планирования продаж и операций требуются, если обобщать, несколько видов данных: основные данные, фактические данные и данные о будущем.
Основные данные
Основными данными называется описательная информация о группах, подгруппах продуктов и ресурсах. Для групп и подгрупп продуктов основные данные включают:
• целевые уровни обслуживания клиентов;
• целевые уровни запасов и обязательств по поставкам;
• данные в стоимостном выражении из финансового плана;
• данные, подтверждающие правильность перевода натуральных единиц измерения в стоимостные.
Для ресурсов основные данные включают:
• производственные мощности в штатном рабочем режиме и в авральном режиме;
• факторы «перевода» групп продуктов и единиц измерения в информацию, относящуюся к планированию ресурсов (списки ресурсов);
• данные, нужные для подтверждения тех допущений о номенклатуре, которые были сделаны в процессе планирования потребностей в ресурсах.
Фактические (исторические) данные
К фактическим данным относятся:
• фактические продажи;
• фактическое производство;
• принятые заказы;
• конечные запасы готовой продукции – на заводах, в центрах распределения, у подрядчиков и, если возможно, у торговых партнеров;
• прогнозы за предшествующие периоды;
• планы производства за предшествующие периоды;
• цифры по фактическим запасам и фактическим обязательствам по поставкам;
• уровни обслуживания клиентов за предыдущие периоды.
Данные о будущем
Это главным образом данные статистического прогнозирования, являющиеся входными данными для планирования спроса в рамках объемного планирования продаж и операций [24] . Это, однако, не относится к планированию поставок; наоборот, план операций обычно разрабатывается на стадии планирования поставок, и основными входными данными для него являются данные утвержденного руководством прогноза со стадии планирования спроса.
Последнее замечание по поводу требований к данным (последнее по упоминанию, но не по важности) – в дополнение к вышеуказанным вам может потребоваться какая-нибудь еще разновидность данных для целей, являющихся специфическими для вашей отрасли или компании. Тогда вы обязательно должны включить эти данные в процесс объемного планирования продаж и операций вместе с теми, которые мы здесь перечислили. И конечно, вы не должны включать те из перечисленных нами видов данных, которые вам не нужны. Например,
Определения данных и их источники
Здесь нужно не просто перечислить все требующиеся вам элементы данных. Очень важно – возможно, даже критично – выделить время на составление документа, формулирующего, что означает каждый элемент данных и каков его источник.
На вопрос об источниках данных иногда можно получить не столь прямой ответ, как может казаться. В некоторых компаниях к числу источников данных для процесса объемного планирования продаж и операций по нашим наблюдениям относятся.
• Система программного обеспечения предприятия (ESS/ERP).
• Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
• Системы статистического прогнозирования.
• Системы развитого планирования – Advanced Planning System (APS) (для производства).
• Другие доставшиеся по наследству системы.
И последнее замечание. Большинство компаний разрабатывают документ, часто называемый «словарь элементов данных». Он содержит следующую информацию о каждом элементе данных: термин для элемента данных (например, продажи ), определение, принятое в каждодневной практике (например, номенклатурная позиция , которую мы отгружаем клиентам ), и комментарии (например, номер единицы хранения запасов , количество , дата, адрес доставки , номер счета-фактуры и т. д.), а также необходимую техническую информацию.Автоматическая «подача» данных в таблицы планирования продаж и операций
Автоматизация загрузки данных в таблицы в некоторых компаниях выполняется легко и быстро. В других же компаниях дела могут обстоять не так. В любом случае мы рекомендуем обязательно реализовать автоматическую загрузку данных в ходе пилотного 90-дневного проекта, даже несмотря на то, что необходимый объем данных может быть введен на этом этапе вручную.
Почему мы настоятельно рекомендуем решить эту задачу как можно раньше? Потому, что после того, как живой пилотный процесс закончится и решение о внедрении полного процесса объемного планирования продаж и операций будет принято, ручной ежемесячный ввод данных может оказаться нереальным ввиду резко возросшего объема данных. Кроме того, ручной ввод приводит к ошибкам, и, вообще говоря, ручной «ввод данных» не входит в должностные обязанности сотрудников, выполняющих работу в процессе объемного планирования продаж и операций. Они уже загружены на полный рабочий день.
Короче говоря, мы советуем заняться этим вопросом сразу же, как только будет принято решение запускать/не запускать № 1 (т. е. выполнять пилотный процесс). Предвидятся ли тут у вас проблемы? А если да, то как скоро можно будет ими заняться?
Некоторые из вас, вероятно, думают: «Что тут такого особенного? Решение этого вопроса не требует титанических усилий и огромных затрат времени. В чем тут проблема?» Отвечаем: в приоритетах.
Отделы информационных технологий во многих компаниях перегружены обязательствами по выполнению работ (что происходит, конечно, из-за дисбаланса «спроса и поставок». Эти отделы располагают ограниченными ресурсами, не обеспечивающими удовлетворения всего спроса на их услуги). Когда приходит новый заказ, они обычно ставят его в конец «очереди», и он начинает медленно прокладывать себе путь на вершину лестницы приоритетов. Когда до него доходит очередь и он исполняется – уже успевает пройти несколько месяцев.
Мы рекомендуем с первого же дня проекта установить для него наивысший приоритет, а поскольку автоматизация загрузки данных – задача, лежащая на «критическом пути» выполнения проекта, она будет иметь такой же приоритет. Заручитесь обещанием представителей отдела информационных технологий, что эта работа будет сделана как можно быстрее. Если необходимо, обратитесь к куратору проекта, чтобы он помог расставить приоритеты. Задача автоматизированной загрузки данных должна быть решена за 90 дней пилотного процесса, и так как это практически всегда не такая уж исполинская задача, то нет причин не выполнить ее в срок.
Вспомните историю компании Oil Patch Industries из главы 6 – не делайте тех ошибок, какие сделали они.
Таблицы и графики
В главе 3 мы рассмотрели несколько таблиц объемного планирования продаж и операций и соответствующих им графиков. Теперь настало время разобрать в деталях, как ими пользоваться. Мы начнем с примера табл. 12.1.
Формат «производство-на-склад» и «завершение-на-склад»
В табл. 12.1 для группы продуктов «производство-на-склад», называемой «средние изделия», стратегия спроса/предложения задает целевой процент уровня обслуживания попозиционно, равный 99%. Это значит, что 99% отгрузок должны быть осуществлены вовремя и полностью. Целевой запас готовой продукции, необходимый для обеспечения нужной дисциплины отгрузок, был принят равным 10-дневным поставкам (10 рабочих дней, а не календарных). Это зафиксировано в зоне А (табл. 12.1).