Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее
Шрифт:
В главе 1 вы уже прочитали о том, что время – ограниченный ресурс. Если вы помните, у вас остается всего 1440 минут с настоящего момента до того же момента времени завтра. Этот период состоит из 96 сеансов по 15 минут – и за это время вы должны успеть сделать все, что, как вы считаете, вам необходимо сделать. Я фокусируюсь именно на таких отрезках времени по трем причинам:
1. Я могу представить себе, что такое 15 минут. Для меня это почти равносильно трехкилометровой пробежке или езде на велосипеде на дистанцию 6 км; примерно столько же времени у меня уходит на то, чтобы забронировать билет на самолет для своих многочисленных поездок по разным городам. Кроме того,
2. Пятнадцати минут вполне достаточно, чтобы сделать что-то значимое. Если на протяжении 15 минут я фокусирую внимание на какой-либо теме, я могу довольно глубоко погрузиться в нее. Воспользовавшись кое-какими идеями, представленными в главе 9, за 15 минут можно сосредоточиться на проекте или событии и запланировать действия, которые помогут продвинуть его выполнение.
3. Пятнадцать минут – это не слишком длинный промежуток времени для выполнения работы. Вместо того чтобы сказать: «Я буду заниматься этим проектом 2 часа», лучше подумайте о том, что вы сможете сделать это посредством 7–8 сеансов по 15 минут каждый. Так или иначе, вы тоже проработаете 2 часа, но, выполняя отдельные задачи на протяжении таких временных отрезков, сможете постепенно двигаться дальше, придерживаясь заранее установленного графика, который поможет вам закончить работу вовремя.
Будь то рабочий день, когда вам предстоит выполнить какие-то задачи в офисе, или выходной, когда вы планируете заняться чем-то исключительно интересным, – в любом случае количество времени, имеющееся в вашем распоряжении, ограничено. Для того чтобы вы могли в полной мере осознать ценность каждой минуты, предлагаю выполнить упражнение, которое поможет вам составить бюджет времени. В верхней части чистого листа напишите заголовок «Мое время каждый день». Затем из 96 временных отрезков по 15 минут каждый вычитайте те отрезки времени, которые ежедневно на что-то у вас уходят, например:
Сон (7 часов = 28 отрезков) – осталось 68 отрезков.
Еда (1 час = 4 отрезка) – осталось 64 отрезка.
Закончите упражнение в контексте своей жизни, перечислив другие пункты, такие как:
Поездка на работу и с работы =
Работа (встречи, пребывание в офисе, отвлекающие факторы) =
Физические упражнения =
Время отдыха с семьей (друзьями) =
Медиа (телевидение, радио, чтение, видеоигры, интернет) =
______________________________
Если вы похожи на большинство людей, с которыми я сотрудничаю, то будете очень удивлены, когда впервые выполните это упражнение. Многие считают, что берут на себя слишком много работы и пытаются потратить больше времени, чем у них есть. Например, выполнив это упражнение впервые, я понял: чтобы сделать все запланированное, мне понадобилось бы больше сотни отрезков времени продолжительностью 15 минут.
Очевидно, что в сутках просто не может быть больше 24 часов, поэтому единственный способ управлять временем сводится к максимальному увеличению эффективности использования имеющегося времени, чтобы успеть сделать все, что нужно, и оставить достаточно времени для того, что вам хочется сделать!
Какова ценность 1 % суток?
Недавно я летал в Нью-Йорк на встречу с управляющим партнером крупной финансовой компании Анной (это не настоящее ее имя), которая проявила интерес к программе коучинга «Как сделать лучшее еще лучше». Для того чтобы понять, сможем ли мы сотрудничать на протяжении предстоящих десяти месяцев, мне оплатили перелет в Нью-Йорк на встречу с Анной. Поездка преследовала две цели: обсудить вопрос тайм-менеджмента и найти решение некоторых серьезных проблем.
В день встречи было ясное весеннее утро. Я надел новый костюм, свой любимый синий галстук и прошел 18 кварталов от отеля к офису Анны в деловой части города. По пути заглянул в любимое кафе, заказал сбалансированный завтрак (овсянка, сок и омлет) и во время еды записал несколько идей по поводу предстоящей встречи в свой ежедневник.
За 15 минут до назначенного времени я вышел из кафе и направился к зданию, в котором работала Анна. Благодаря этому у меня было достаточно времени, чтобы зарегистрироваться у стойки охраны в вестибюле офиса и добраться до ее кабинета ровно за три минуты до назначенного срока (я всегда прихожу на встречи за такое время до их начала). По пути туда я думал о том, как пройдет наша встреча, как начну разговор, какие вопросы мне будут задавать. Такое предварительное планирование приводит в порядок мысли и позволяет сфокусироваться на той задаче, которую предстоит решить. (Вы когда-либо делали нечто подобное? Может быть, перед сном или утром, по пути на работу, вы мысленно составляете список дел, требующих вашего внимания? Большинство моих клиентов утверждают, что думают о работе задолго до того, как на самом деле приступают к ее выполнению.)
Хочу здесь сделать небольшое отступление на тему времени прибытия на встречи: я больше никогда не прихожу на них так рано, как прежде (от 10 до 30 минут до назначенного срока). Я извлек для себя ценный урок по поводу важности своевременного прихода благодаря старшему офицеру военно-морского флота США, с которым работал когда-то. «Джейсон, – сказал он мне, – я назначаю встречи с интервалом в 45 минут. Я начинаю их на пятнадцатой минуте каждого часа и заканчиваю к его концу. Если вы приходите раньше назначенного срока, то отнимаете у меня единственное время на протяжении дня, когда я могу подумать».
Я придерживаюсь этого принципа уже около десяти лет. Сейчас вы можете рассчитывать на то, что я приду на встречу примерно за три минуты до ее начала. Да, именно так. Это позволяет мне прибыть вовремя, но не слишком рано, чтобы не нарушить график человека, с которым я встречаюсь. Как оказалось, это очень эффективный инструмент тайм-менеджмента; многие клиенты отдавали должное моей пунктуальности. Я всегда прихожу именно тогда, когда обещал.
Итак, зарегистрировавшись у стойки охраны в вестибюле здания, я зашел в лифт и нажал кнопку нужного этажа. Когда лифт поднимался вверх, я посмотрел на часы и подумал: «Как раз вовремя». Добравшись на тридцать седьмой этаж, я встретился с ассистентом Анны, ожидавшим меня в вестибюле. Он провел меня в небольшой конференц-зал и сказал: «Анна скоро подойдет; она заканчивает другую встречу, которая немного затянулась».
Оставшись один, я понял, что до назначенного времени всего две минуты. И сделал то, что делаю всегда в таких случаях: взял маленький черный блокнот и открыл небольшой кармашек, в котором храню готовые к отправке открытки с благодарностями. (Уже много лет я неизменно держу при себе конверты с обратным адресом и такие открытки. Каждую неделю я подписываю как минимум одну.) Поскольку у меня была пара свободных минут, я написал на конверте адрес отеля, где остановился, так как планировал отправить открытку его менеджеру и поблагодарить за помощь, оказанную мне накануне вечером во время регистрации. На это ушло около минуты, затем я убрал все со стола и терпеливо прождал еще несколько минут.