Показываем бизнес-процессы
Шрифт:
Планы, графики Предназначены для планирования создания и развития СМК, содержат описание мероприятий, запланированных для достижения целей в области качества. Графики составляют для планирования проверок, инспекций, испытаний, а также текущей деятельности.
Текущая документация
К текущей документации относятся те документы, которые появились в результате выполнения работ. Для структурированного представления, учета, обновления и анализа документации в компании разрабатывается реестр документов (см. элемент 4.5). К текущей документации предъявляются следующие требования:
• четкость, понятность;
• легкая
• восстанавливаемость.
Для текущей документации определяются средства управления, обеспечивающие ее идентификацию, хранение, защиту, восстановление, определение сроков хранения и изъятия.
Текущая документация ведется и поддерживается в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности (в ряде случаев – эффективности) функционирования СМК.Организационно-распорядительная документация Организационно-распорядительной документации посвящена тема 8 данного Навигатора.
Записи Состав записей, требуемых стандартом ГОСТ Р ИСО 9001:2001, приведен в табл. 6.3.3. Требования к структуре форм записей не регламентируются, за исключением того, что они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.
Таблица 6.3.3
Продолжеие табл. 6.3.3
Продолжеие табл. 6.3.3
Окончание табл. 6.3.3
6.4. Управление документацией
Рис. 6.4.1. Управление документацией
Управление документацией – функция менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов компании, включая их создание, «прохождение по службе», временное хранение, передачу на постоянное хранение или уничтожение. Управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами компании, одной из основных функций менеджмента в ее организациях [7].
Управление документацией основывается на Государственной системе документированного обеспечения управления. В компании разработана и поддерживается в рабочем состоянии процедура управления документацией системы качества, определяющая порядок разработки, утверждения, регистрации, размножения, внедрения, хранения, проверки, учета, внесения изменений, пересмотра и отмены документов (рис. 6.4.1).
Управление документацией – это:
• организация полного и точного документирования деятельности компании, создание соответствующих форм документов;
• контроль за объемом и качеством создаваемых документов;
• упрощение деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;
• надежное хранение документации и своевременная ликвидация ненужных документов;
• правовое
Цели управления документацией:
• сохранение и анализ информации, что обеспечивает конкурентоспособность компании;
• сокращение времени и повышение точности обработки информации, улучшающие управляемость компании;
• учет прошлых ошибок, предотвращающий их повторное появление;
• устранение избыточной деятельности и, как следствие, снижение расходов.
В системе качества установлен следующий порядок разработки документов:
1) планирование разработки документа;
2) разработка проекта документа и рассылка его на отзыв заинтересованным службам;
3) сбор и обработка отзывов и подготовка окончательной редакции документа;
4) согласование документа с заинтересованными службами компании и предоставление его руководству соответствующего уровня на утверждение.
Все эти операции проходят с применением информационных технологий, позволяющих до минимума сократить сроки внедрения нормативных документов компании.
Управление документацией складывается из трех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности «документальной» деятельности и способствовать развитию компании за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.
1. Создание документов. Этот элемент предусматривает установление необходимого перечня используемых документов, их наименований и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент охватывает формирование папок, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов.
3. Передача документов на хранение. Этот элемент включает составление перечней документов со сроками хранения, оценку документов, идентификацию и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок.
Справка. МС ИСО серии 9000 версии 2000
МС ИСО 9000:2000 – СМК. Концепция и словарь
МС ИСО 9000:2000 – СМК. Требования
МС ИСО 9000:2000 – СМК. Руководство
МС ИСО 9000:2000 – Аудит СМК
Часть III. Решения для регламентации процессно-ориентированной деятельности и СМК
7. Политики компании в области регламентации бизнес-процессов
8. Политики компании в области разработки положений о подразделениях и должностных инструкций
9. Применение информационных технологий при разработке моделей и регламентов организации деятельности
10. Практикум. Создание комплексной системы моделирования и регламентации деятельности компании в целях развития ее корпоративной архитектуры и СМК