Полное руководство по Microsoft Windows XP

Мюллер Джон Поль

Три кнопки, расположенные на вкладке Состояние диалогового окна свойств документа, управляют созданной вами связью. Кнопка Обновить (Update) служит для обновления связанной копии до соответствия оригиналу (или выполняет обратную операцию). Направление стрелки Заменить (Replace) определяет направление обновления. По умолчанию Портфель обновляет каждый устаревший документ. Кнопка Отделить от оригинала (Split From Original) позволяет отделить копию от оригинала; она удобна, если вы решили создать новый документ из копии, хранящейся в Портфеле. Кнопка Найти оригинал (Find Original) открывает соответствующую

папку в Проводнике; вы можете использовать ее для быстрого поиска документа в Портфеле.

Использовать Портфель просто. Щелкните правой кнопкой мыши и перетащите файл, который хотите отправить с настольного компьютера, в Портфель на лэптопе. Когда вы отпустите кнопку, появится контекстное меню, содержащее опцию Сделать синхронную копию (Make Sync Copy). Выберите эту опцию, и Windows XP поместит копию файла в Портфель. Основной файл оригинала и копия в Портфеле теперь имеют связь. Любые изменения, которые вы внесете в файл, хранящийся в Портфеле, отобразятся в оригинале во время синхронизации файлов.

Синхронизация файлов

Постоянная синхронизация файлов ноутбука и настольного компьютера – не столько излишняя предосторожность, сколько необходимость. Взять работу домой – это одно; убедиться, что внесенные изменения попадут в конечный документ, – совсем другое. Самый простой способ постоянной синхронизации файлов – использовать одну и ту же машину в качестве ноутбука и настольного компьютера, хотя это не всегда практично.

До появления Windows XP пользователи ноутбуков могли выбирать только из двух способов постоянной синхронизации файлов, хранящихся на разных компьютерах. Первый способ заключался в том, чтобы хранить все мобильные данные на гибком диске. Затем вы просто использовали этот гибкий диск при необходимости синхронизировать файлы. Подобное решение также представляло собой серьезную трудность: скорость чтения с гибкого диска не очень высокая, а его возможности хранения данных более ограниченные, чем у жесткого диска.

Другой способ представлял собой копирование файлов с жесткого диска на гибкий, а затем обратно. Преимущество такого способа состояло в применении максимально возможной скорости для открытия файлов и работы с ними. Главный недостаток заключался в том, что требовалось помнить о проведении синхронизации файлов.

Портфель Windows XP – шаг вперед для пользователей ноутбуков. Он имеет скоростное преимущество в создании копии без каких-либо проблем с памятью. Провести синхронизацию несложно: просто щелкните правой кнопкой мыши по Портфелю и выберите опцию Обновить все (Update All) из контекстного меню. Допустимо также обновить отдельные файлы, щелкнув по ним правой кнопкой мыши в Портфеле и отметив опцию Обновить (Update) в контекстном меню.

Является ли Портфель единственным решением проблемы постоянной синхронизации файлов? Наверняка нет. Я использовал также концепцию папки, которую описал в разных разделах данной книги. Она помогает группе специалистов, работающих, например, над одним проектом, постоянно синхронизировать один набор файлов на центральной машине. Но как задействовать это свойство, если вы корректируете документ дома? Здесь вступает в игру удаленный доступ к сети (Dial-up Networking). Вместо того чтобы перемещать Портфель, вы можете применить удаленный доступ для подключения к сети и редактирования файлов из другого места, а ваша группа сможет обновлять его.

...

Рекомендация

Если вы модератор группы, используйте папку вместе с удаленным доступом: так вы сможете продолжать

свою работу по дороге, не прибегая к помощи Портфеля. Даже если в данный момент документ нужен только вам, возможно, возникнет ситуация, когда он понадобится какому-нибудь члену группы. В любом случае, если вы применяете Портфель, люди, находящиеся в офисе, не знают, какую версию документа они изменяют в настоящее время. Использование такой комбинации также позволяет следить за результатами работы группы. Проверяя файлы ежедневно, вы сможете контролировать процесс, находясь в отъезде.

Удаленный доступ к сети

Удаленное подключение к серверу полезно в пути. Вместо того чтобы работать со статичными данными, вы можете обратиться к данным, используемым кем-нибудь еще в вашей компании (см. раздел «Программное обеспечение сетевого подключения» главы 18). Если вы – пользователь ноутбука, существует множество причин для применения подключения удаленного доступа:

• доступ к документам. Я уже говорил, как можно использовать удаленный доступ для обеспечения совместной работы группы людей. Все, что вам нужно сделать, – разместить папку с ярлыками документов группы в сетевой папке. Когда кто-нибудь подключится к сети, он сможет открыть папку и увидеть все части проекта, не утруждая себя их поиском. Я часто располагаю такую папку в основном каталоге пользователя в сети. Таким образом, легко персонализировать каждую папку в соответствии с требованиями, и пользователю не придется запоминать еще одно место в сети;

• доступ к приложениям. Наверняка вам нечасто требуется доступ к приложениям (например, для работы с текстом или электронными таблицами) из удаленного места. Но что делать с пользовательской базой данных, которая играет роль диспетчера контактов? Пока вы не решите, распечатать всю базу данных или создать ее копию на жестком диске ноутбука, вам понадобится удаленный доступ к ней. В действительности, скорее всего это единственно возможный способ использования такого централизованного приложения, если оно содержит данные по продажам или информацию о товаре, которую затем понадобится обновить (см. раздел «Отключенные приложения» в этой главе);

• электронная почта. Поразительно, насколько компания зависит от электронной почты, чтобы держать служащих в курсе событий. Вспомните об электронных сообщениях, которые вы получаете, например о новом коде доступа к системе безопасности или обновлении базы данных. Потеря этого способа связи означает, что вы выпадете из среды, когда вернетесь из поездки. Несколько минут в интерактивном режиме – и вы знаете все новости вашей компании. Кроме того, это помогает избавиться от «синдрома отпуска», который возникает у многих людей после поездок;

• принятие решения в экстремальных условиях. Что делать, если вы путешествуете по Европе, а ваша фирма находится в Калифорнии? Как выбрать подходящее время, чтобы позвонить в компанию и принять решение, на изменение которого требуются сутки? Отправив электронное сообщение и затем проверив получение ответа, вы сможете, по крайней мере, на несколько часов продлить свой сон ночью;

• синдром потери файлов. Почти всегда ноутбукам требуется в два раза больше дискового пространства, чем у них есть. Как часто вы избавляетесь от файлов на вашем ноутбуке только ради того, чтобы понять, что позднее они все вам понадобятся? Удаленное подключение позволяет восполнить потерю файлов, которые вы удалили. Размещение копии жесткого диска вашего настольного компьютера или, по меньшей мере, отдельных данных там, где вы сможете подключиться к ним с помощью удаленного доступа, поможет избежать неприятностей, но прежде чем сделать это, посоветуйтесь с системным администратором.