Практический менеджмент. Методы и приемы деятельности руководителя
Шрифт:
12. Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но отнимающих время недоразумений, если будете по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что надо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, в вашем быту, – будь то какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи, очки, зонт, бритвенные лезвия. Решайте с вечера, что наденете утром.
13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приняться за работу, множество людей приводят в порядок свои столы, чинят все карандаши, какие только попадаются на глаза, глядят в окна, погружаются в газетный кроссворд, выпивают чашечку кофе, а потом удивляются: куда девалось время! Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самого, не сможет помочь вам избавиться от привычки мешкать с делами. Принимайтесь за них!
14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность намного увеличить свое продуктивное время, полнее использовать его. Это значит, что время на поездки, ожидания можно занять такими делами, как планирование своей работы, обдумывание предстоящих задач, просматривание записей, которые пригодятся в дальнейшей работе.
15. Следите за тем, на что тратите свободное время. Если игра в мяч вместе с друзьями или рыбалка помогают вам отдохнуть и освежиться – прекрасно! Но не предавайтесь таким занятиям только потому, что так делают другие. Мы могли бы сберечь многие часы, если бы были чуть разборчивей при выборе кинокартин и телепередач, которые смотрим, книг и журналов, которые читаем.
16. Меняйте занятия. Почти никогда тело не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя занятия, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя и стали утомляться, переключитесь на работу, которую надо делать стоя или при которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованным
17. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 минут раньше обычного, вы зададите тон всему дню.
18. Воспитывайте уважение к своему времени. Выработайте привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет вам также судить о том, стоит ли именно вам заниматься теми небольшими делами, которые, может быть, отнимают у вас рабочее время. Ведь не станете же вы покупать теннисные мячи только для того, чтобы сразу же выбрасывать их. Стоит ли с меньшим уважением относиться к невосполнимому времени? Бизнесмены и менеджеры в значительной степени работают творчески. Творчество – это предельное значение шкалы, с помощью которой можно было бы измерять деятельность человека с точки зрения неповторимой ценности его труда и результатов этого труда. А одновременно, учитывая характер результатов, даже умственный труд и творчество могут рассматриваться как результативные или нерезультативные. В том случае, когда в результате труда или творчества не возникает конкретный предмет, когда мы наблюдаем фрагмент некоторого действия и не можем судить о его результативности, мы говорим о совершенстве действия. Исходя из этого менеджерам и бизнесменам следует обратить внимание на действия первого вида, являющиеся результативными и ведущие к цели.
9.3. НЕОБХОДИМОСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ЗНАНИЙ
Добивайтесь от подчиненных применения технических знаний и применяйте их сами. Планируя производство, определяя режим работы, изыскивая пути сокращения издержек производства, обращаясь к внутренним источникам технической информации, старайтесь применять технические знания. В любой области, где бы вы ни были заняты, сведите все к точно измеряемым критериям и введите их, повышайте производительность труда на базе повышения его материально-технической оснащенности, использования современных технических средств механизации и автоматизации. Добивайтесь комплексности в применении технических средств, используйте простые и опробованные элементы работы, связанные с оформлением документов, их подготовкой, размножением, учетом, обработкой, приемом и передачей, механизируйте и автоматизируйте их. Применяйте диктофоны для рационализации и облегчения своих действий, ведения записей на собраниях и совещаниях, составления документов для ведения диалога с подчиненными, выдачи указаний исполнителям через диспетчера и секретаря. Это позволит в 4-5 раз уменьшить затраты вашего времени. Тренируйтесь говорить и излагать свои мысли кратко, четко, ясно и грамотно. Используйте шире средства связи. Применяйте их для общения с заместителем и помощниками. Из громкоговорящих переговорных устройств шире используйте аппараты двусторонней связи. При большом числе абонентов применяйте телефонный аппарат с автоматическим устройством набора номеров, что обеспечит вам оперативную связь со многими абонентами, возможность закодирования телефонных номеров, позволит производить вызов нажатием кнопки. Шире используйте различные графики, контрольные номограммы. Определите их потребность, результативность, эффективность. Повышайте отдачу от АСУ, получая и анализируя информацию, ее целевую направленность, критерии ее подготовки и создания. Подходите к АСУ как к комплексу технических средств обработки данных, функционирование которых должно быть органически связано с деятельностью аппарата управления и позволит решать новые задачи, оптимизировать решения, перераспределять функции, перестраивать организационную структуру, обосновывать перспективы, повышать эффективность.
9.4. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПЛАНОВ
Убеждайте подчиненных принимать планы и выполнять их. Инструктируйте сотрудников относительно новых порядков работы. Отвечайте на уточняющие вопросы и обучайте новых сотрудников. Выдавайте конкретное задание и наряды на работу. Воздействуйте на отстающих работников. Получайте необходимую для сотрудников информацию. Договоритесь о минимальных требованиях, необходимых для поддержания дисциплины, исходя из всеобъемлющего критерия, что данная обязанность выполняется удовлетворительно лишь тогда, когда все нарушения разбираются быстро и справедливо в соответствии с действующими предписаниями. Убеждайте, предусматривая многократное, терпеливое, доброжелательное повторение ряда положений, направленных на избавление от слабостей, ошибок, вредных привычек, предрассудков, тенденциозности. Направляя подчиненных на принятие и выполнение планов, изучайте характерологию, личностные реакции подчиненных, их морально-этические и социальные установки, воспитывая у них профессионально важные качества. Своевременная корректировка характерологических особенностей работника может явиться эффективным способом профилактики. Исходите из индивидуальных психологических качеств работника и его социальных позиций, его роли в коллективе. Определяйте наличие неформальных групп и неофициальных лидеров, их авторитет и степень влияния на коллектив, их организаторские способности и целеустремления. Учитывайте, направляйте и используйте мнение этих лидеров, убеждайте их принимать и выполнять планы в первую очередь. Наряду с этим не допускайте полного обособления неформальных групп, хотя и учитывайте сложившуюся официальную структуру при расстановке кадров или распределении поручений. Учитывайте, что вводимые вами резкие ограничения и препятствия в контактах между членами группы могут способствовать усилению ее сплоченности, направленной прежде всего против ваших действий и планов. Проводите целенаправленную воспитательную работу совместно с профсоюзной организацией по сплочению коллектива, активизации общения его членов, согласованности их действий, нормализации психологического и морального климата, развитию товарищеских контактов, психологической совместимости. Создавайте условия для совершенствования молодых работников, доведя до них более интенсивные и напряженные задания, выполнение которых не соответствует иногда даже их способностям, исходите в этом из принципа развития личности. Уделите внимание характеру официальной управленческой структуры, организационным связям работников. Учитывайте, что неупорядоченность в делегировании полномочий, отсутствие документальной регламентации функций, зафиксированных в соответствующих положениях или должностных инструкциях, снижает оперативность в руководстве коллективом и, следовательно, качество работы руководителя, вызывает неравномерность в нагрузке, нарушает порядок делегирования полномочий, существующий на предприятии.
9.5. РАБОТА С ОТЧЕТАМИ
Осуществляйте надзор за выполнением заданий. Требуйте необходимую информацию о ходе работы. Обеспечивайте гласность. Контролируйте выход сотрудников на работу. Не забудьте об устных отчетах. Однако следует помнить, что получение устных отчетов является лишь второстепенным делом в исполнении ваших служебных обязанностей. Суть же всей вашей деятельности заключается в том, чтобы умело использовать эти отчеты и принимать необходимые меры. Критерием удовлетворительной работы в данном случае целесообразно считать условие, при котором вся необходимая информация собирается и эффективно используется. Будьте оптимистом в оценке итогов и перспектив вашей деятельности на каждбм новом этапе. Четко представляйте себе нерешенные проблемы и реальные возможности их осуществления. Не самообольщайтесь. Осознавайте, что крупные задачи требуют времени и соответствующих усилий для своего претворения в жизнь. Энергично беритесь за все более сложные, ответственные задания, ставшие актуальными и выполнимыми именно в силу уже достигнутого вами. Составляя полный отчет, помните, что он должен отвечать своему основному назначению без каких-либо дополнительных разъяснений. Информируйте своих подчиненных об использовании данных отчета. Помните, что это является очень важной частью работы по отчетности. Определите какой-то условный критерий, позволяющий вам судить о пользе того или иного отчета лично для вас. Критерием удовлетворительности данной работы руководителя может быть условие, при котором все его подчиненные хорошо понимают сообщаемую им информацию. При этом явно недостаточно лишь зачитать распоряжения, исходящие от вышестоящего руководства, а необходимо добиваться такой формы изложения распоряжений, при которой все ваши подчиненные смогли бы ясно увязать их содержание со своей деятельностью.
9.6. РАБОТА С ВЫШЕСТОЯЩИМ РУКОВОДСТВОМ
Убеждайте вышестоящее руководство принимать ваши рекомендации. Добивайтесь одобрения на проведение работ. Давайте рекомендации о продвижении по службе, перемещении. Рекомендуйте вышестоящим инстанциям различные улучшения и усовершенствования их деятельности. Критерием удовлетворительности данной работы может быть условие, при котором рекомендации имеют практическое значение, относятся к делу и приемлемы для внедрения. Рекомендации должны включать в себя перечисление всех преимуществ, вызываемых данным изменением, а также изложение тех отрицательных моментов, устранить которые и предполагается данными рекомендациями. Содействуйте вышестоящему руководству в решении общих и специальных проблем. Выполняйте качественно поручения своего руководителя. Развивайте элементы предпринимательства и предприимчивости по умножению общественного богатства и повышению благосостояния людей, повышению эффективности производства, росту производительности труда. Стремитесь к более сложным, трудным и интересным заданиям, нуждающимся в оригинальных решениях, находчивости. Проявляйте настойчивость и развивайте инициативу, распределяйте работы на своем участке, разрабатывайте планы их выполнения, расставляйте сотрудников, доводите до них задания, применяйте творческий подход к общим и специальным вопросам. Информируйте своевременно вашего руководителя о принятых мерах, направленных на выполнение его указаний и заданий, «тогда безопасно пойдешь по пути твоему, и нога твоя не споткнется».
10. Гигиена умственного труда, осуществление мер по сохранению и укреплению здоровья
Долг руководителя заботиться о здоровье как важнейшей социально-экономической категории, выражающейся количественно в продолжительности деятельности и жизни, сохранении биологических, физиологических, психических способностей и качественно – в дальнейшем их развитии, повышении трудоспособности, социальной активности и целесообразной деятельности. Следует учитывать, что здоровье людей – это важнейший показатель благосостояния населения. В нем находит отражение и то, как люди отдыхают и лечатся, насколько комфортабельны их жилища, в каких условиях они трудятся, и многое другое. Здоровье – также и важный фактор экономического развития, ибо оно определяет не только продолжительность жизни человека, но и его трудоспособность. Поэтому чем выше уровень здоровья населения, тем выше потенциал трудовых ресурсов. При прочих равных условиях от здоровья зависит интенсивность труда и, следовательно, объем работы, который может быть выполнен. От степени здоровья зависит и количество отработанного рабочего времени, поскольку болезнь означает приостановление на какой-то период трудовой деятельности.
Здоровье – мудрых гонорар.
П. Беранже
При усидчивой умственной работе без движения и телесного труда – сущее горе.
Л.Н. Толстой
Ходьба и движение способствуют игре мозга и работе мысли.
Ж.-Ж. Руссо
10.1. ПЕРЕНАПРЯЖЕННОСТЬ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ В УСЛОВИЯХ РЕАКЦИИ ОЖИДАНИЯ И ТРЕВОГИ
В современных условиях повышается удельный вес так называемых психосоматических заболеваний, происхождение которых связывают с возрастающими психическими, прежде всего эмоциональными перегрузками, характерными для современной цивилизации. Все внешние воздействия в большей или меньшей степени вызывают в организме изменения, совокупность которых Г. Селье назвал реакцией тревоги. Проводя эксперименты, ученыеобнару-жили, что через сутки после возникновения реакции тревоги в организме обязательно происходит новая серия изменений, что, как выяснилось, присуще всем представителям животного мира и, в частности, человеку. И эти, как бы вторичные, изменения находятся в прямой зависимости от вида и интенсивности воздействия, вызвавшего реакцию тревоги. Дальнейшие исследования ученых показали, что реакция тревоги – всего лишь начальное звено многоступенчатого процесса, который через сутки делает организм более устойчивым к воздействию, породившему эту реакцию. Иными словами, организм как бы готовится к повторной встрече с данным воздействием через сутки. Именно поэтому вторая стадия реакции организма на внешнее воздействие получила название реакции ожидания. За счет чего организм повышает свою устойчивость к повторному воздействию? Во-первых, используются функциональные резервы, но организм в этом случае работает с большим напряжением, чем в нормальных условиях. А во-вторых, происходят структурные перестройки. Если, например, под влиянием внешнего воздействия погибли клетки или разрушились внутриклеточные структуры в каких-то органах и тканях, то первоочередной задачей организма становится не только максимально возможное восстановление этих повреждений к моменту повторного воздействия, но и создание определенного «запаса прочности». Таким образом, отражая атаки внешней среды, организм животных и человека формирует сначала реакцию тревоги, а через сутки – реакцию ожидания. Если внешнее воздействие имеет суточную периодичность, то возникающая на следующие сутки под его влиянием реакция тревоги формируется уже на фоне реакции ожидания, образуя смесь реакций тревоги и ожидания. Восстановительные процессы, характерные для реакции ожидания, день ото дня будут уменьшать изменения, происходящие во время реакции тревоги. Да и в самой реакции ожидания постепенно меняется соотношение функциональных и структурных компонентов: если в первые дни она строится в основном за счет простого повышения активности, работоспособности органов и тканей, принимающих участие в адаптации организма, то в последующем все большее значение приобретают структурные перестройки. В зависимости от интенсивности внешнего воздействия все реакции организма можно условно разделить на три стадии. На первой стадии адаптационный процесс осуществляется за счет повышения функциональной активности органов и тканей, принимающих участие в данном процессе. Существенных структурных перестроек не происходит. Так организм реагирует на слабое внешнее воздействие. Увеличение его интенсивности сопровождается переходом реакции ожидания во вторую стадию – адаптация осуществляется уже в основном за счет структурных перестроек, что и повышает резервные возможности организма (кстати, на этом базируется тренировка организма к различным физическим и химическим воздействиям). Переход в третью стадию обусловливается дальнейшим повышением интенсивности внешнего воздействия. Структурные перестройки уже не в состоянии помочь органам и тканям, и им приходится функционировать с перенапряжением. Но такое состояние не может долго продолжаться. Истощение компенсаторных механизмов ведет к развитию заболеваний и, в конечном счете, к гибели организма. Как свидетельствуют клиническая практика и экспериментальные данные, даже слабые раздражители такого рода или же частные сбои суточного стереотипа ведут к истощению нервной системы. Специфической особенностью трудовой деятельности руководителя является то, что она, с одной стороны, протекает в условиях повышенной нервной напряженности, различных стрессовых ситуаций, ускоренного ритма жизни и эмоционального подъема, с другой – при малоподвижной физической нагрузке, длительной обездвиженности тела, что вызывает гиподинамию (гипокинезию) тела. Такое состояние является источником многочисленных нарушений работы организма, сосудистой ди-стонии, застойных явлений и болевых синдромов. Интенсивное воздействие окружающей среды на эмоциональную сферу, ускоренный темп жизни, информационные нагрузки, жесткий дефицит времени, неупорядоченность режима работы и, как следствие, перегруженность различными второстепенными работами могут вызвать различные нервно-психические расстройства, аллергические состояния, сердечно-сосудистые заболевания. Продолжительная фиксация конечностей, взгляда, вынужденная длительная поза приводят к нарушению периферического кровообращения, ритма дыхания, а возможности диафрагмы как «венозного» сердца в полном объеме не используются. К тому же некоторые руководители подвергают себя избыточной интоксикации за счет курения, нерегулярного питания, а иногда и переедания. Все это вызывает иногда более интенсивный процесс биологической акселерации или преждевременной старости, к тому же приводит к «омоложению» таких заболеваний, как атеросклероз, ишемическая болезнь сердца и др. По данным исследований, их возникновение определяется нередко 35-45 годами, что сокращает сроки активной жизни на 20-25 лет. Физическая детренированность проявляется в неспособности организма восстанавливать отработанные стареющие клетки и ткани и регулировать работу функций внутренних органов, процессы обмена, иммунологическую защиту и регенерацию и сопровождается слабостью мышц, ожирением, различными отклонениями в работе сердечной мышцы. «Не будь между упивающимися вином, между пресыщающимися мясом». Для руководителя важно тренировать физическую функцию организма, выводя ее из пассивного состояния, активизируя при помощи физических нагрузок, занятий физическим трудом или правильно подобранным комплексом физических упражнений. Движение должно стать жизненно необходимым явлением. Оно благотворно действует и на мышечную, и на капиллярную системы, развивая и укрепляя их, благодаря движению укрепляется и повышается активность сердца, возрастает жизненная емкость легких и т. д. Систематическая умеренная физическая нагрузка, гимнастические упражнения, тренировки, закаливание тела, пешеходные прогулки и т. п. тонизируют, тренируют нервные центры двигательной зоны мозга, мозговые структуры и блоки. Тренируя сопротивляемость организма к различным отрицательным воздействиям, вырабатывая различные защитные реакции, следует сохранять положительную эмоциональность, соблюдать традиционный режим – три или четыре раза в день принимать пищу, вовремя ложиться спать и т. п., то есть развивать гармонию, адаптацию и привычность к различным жизненным изменениям, добиваясь оптимальности между ритмом и аритмией, способствуя более полному проявлению человеческой природы, миграционного режима различных циклов, реализуемых в различных туристических походах и путешествиях и сопровождаемых специальным географическим стрессом, возникающим от смены обстановки, ландшафтов, трудового режима, жилища, питания, отдыха. Учитывайте, что все органы и ткани, их клетки и внутриклеточные образования принимают участие в различных системах, формирующихся в ответ на различные внешние воздействия. Однако способы взаимодействия и требования, предъявляемые всякий раз к каждому из элементов, будут разными. Например, обнаружено, что физические упражнения повышают устойчивость организма как к повышенной, так и к пониженной температуре окружающей среды, причем у организмов, приспособленных к повышенной температуре окружающей среды, устойчивость к низкой не увеличивается, а повышенная устойчивость организма к низкой температуре не способствует улучшению переносимости высокой: отклонение температуры окружающей среды в одну сторону от оптимальной активизирует одни защитные механизмы, а в другую – совершенно иные, ничего общего не имеющие с первыми. Иными словами, в том или другом случае организм отвечает на воздействие «специфической реакцией». Но если есть специфические реакции, то, наверное, должны быть и неспецифические, когда организм реагирует совершенно одинаково на разнообразные воздействия. Это положение и было положено Г. Селье в основу созданной им теории общего адаптационного синдрома, суть которого в несколько упрощенном виде можно изложить следующим образом: все раздражители (стрессоры) активизируют гипофиз, который, выделяя адренокортикотропный гормон, стимулирует секрецию надпочечниками кортикостероидиых гормонов. Кортикостероиды в свою очередь оказывают влияние на органы и ткани, повышая тем самым устойчивость организма к различным стрессорам. Такие реакции стали называть стрессорными. В стрессорных реакциях, как в последнее время установлено, в большей или меньшей степени принимают участие все эндокринные органы. Качественно различные стрессорные воздействия реализуются разными путями, а это определяет количество и очередность выбрасываемых в кровь гормонов, что и обусловливает потребность в регулярных тренировках. Физическая нагрузка рекомендована людям любого возраста. Как показывает практика, люди, имеющие хорошую физическую подготовку, легче переносят различные заболевания, реже страдают простудой, гипертонической болезнью, атеросклерозом, ишемической болезнью сердца и т. д. Поскольку на процесс формирования человека оказали влияние природа и общество, постольку его гармоничность развития должна сохраняться как в результате правильного общения с природой, укрепления функций его организма, так и в результате правильного, оптимального функционирования в определенной общественной среде. Как показывает практика, некоторые руководители, недооценивая это, не соблюдая требований гигиены умственного труда, страдают от сильных нервных перенапряжений и эмоциональных перегрузок, нередко нарушающих сон, функции вегетативной нервной системы. Это проявляется в повышенной возбудимости, вспыльчивости, нервозности, значительном переутомлении. Предупредить возникновение этих процессов могут правильный режим труда и отдыха, требования гигиены умственного труда, целенаправленная профилактика психических расстройств и заболеваний. По мнению некоторых ученых, для поддержания равновесия в психической деятельности человека нужна свежая информация ощущений, «это будет здравием для тела твоего и питанием для костей твоих».