PROзакупки. Полный курс для предпринимателей
Шрифт:
Еще до разработки и реализации политики вам стоит подумать об организации контроля над закупочной политикой и ее целями. Разберем этот принцип детальнее. Допустим, вы планируете реализовать политику конкурентных торгов для получения наилучшего предложения. С одной стороны, цель торгов – обеспечить объективную оценку поставщиков и получить самое выгодное предложение для компании. С другой стороны, большинство сотрудников рассматривают политику торгов как излишний корпоративный контроль, осложняющий им ведение бизнеса. В этом случае
Таким образом, определив базовые принципы закупочной политики, нацеленные на успешную реализацию закупочной стратегии, стоит обозначить вполне конкретные преимущества для компаний и организаций. Основная цель закупочной политики, безусловно, формализация всех практик и процедур. А систематизация закупочных процессов и инструкций позволяет:
повысить скорость и точность выполнения заявок;
минимизировать риск человеческих ошибок;
сократить задержки поставок;
устранить конфликт интересов;
обеспечить алгоритм действий в случае возникновения непредвиденных обстоятельств;
определить требования к существенным условиям контракта: стоимость, условия оплаты, сроки поставки;
установить правила работы с поставщиками и подрядчиками;
бороться с несанкционированными закупками, необоснованными расходами и проявлениями мошенничества;
упростить условия внедрения автоматизации и цифровых решений;
стандартизировать практику общения с внутренними заинтересованными сторонами.
Перечислив неоспоримые преимущества при реализации закупочной политики, предлагаю рассмотреть eе основные разделы. Иными словами, какие базовые положения должна содержать эффективная закупочная политика в современном виде. С чего начать? Для наглядности опишу свой опыт разработки закупочной политики в одной производственной компании.
Цель политики закупок заключается в том, чтобы определить стандартные методы и процедуры для компании по приобретению товаров и услуг у поставщиков и подрядчиков. Соблюдение данной политики обязательно для всех сотрудников. Нарушение может привести к дисциплинарным мерам. Служба закупок ответственна за поддержание и реализацию процессов, определенных в этой политике.
Что касается роли закупочного документа, то она состоит в том, чтобы помочь компаниям получить максимальную выгоду от приобретения товаров и услуг и создать условия для снижения затрат и рисков поставок, которые влияют на
В качестве скрипта в тексте документа вы можете использовать примерную формулировку:
Отдел закупок компании «Снабженцы России» несет ответственность за полное управление закупочной деятельностью, отвечает за администрирование процедур по выбору поставщиков и является единственным уполномоченным лицом в сфере закупок как с внутренними заказчиками, так и с внешними заинтересованными сторонами.
Разграничение полномочий и их четкая регламентация – фундамент для практической реализации закупочной политики. Это механизм, который приводит в движение весь закупочный процесс в организации.
Прежде всего вам нужно определиться со следующими элементами.
Кто будет подписывать юридические документы в сфере закупок и, следовательно, возьмет на себя обязательства от имени компании?
Будут ли ключевые сотрудники других бизнес-подразделений участвовать в подписании документов?
Моя рекомендация – централизация права подписи в отделе закупок, чтобы, согласно корпоративной иерархии, замкнуть этот процесс на генеральном директоре или сопоставимом по полномочиям лице (здесь должен быть указан полный список уполномоченных лиц, имеющих право подписи в зависимости от общей суммы контракта). Централизация полномочий содержит два основных плюса:
во-первых, соблюдение и унификация общих стандартов внутри организации. К ним относится применение определенной юридической терминологии, коммерческих условий, принятых в компании;
во-вторых, централизация подписания договоров в сфере закупок гарантирует предприятию хранение важных документов в одном месте и эффективную коммуникацию с юридическим отделом в случае пролонгации, мониторинга и пересмотра контрактных обязательств с поставщиками.
Закрепив в политике принцип централизации и составив список уполномоченных лиц, компании следует установить уровень полномочий в рублях при подписании контрактов.
Согласно штатному расписанию в организации, вы можете зафиксировать следующие уровни полномочий в рублях.
Условный пример
1. Руководитель отдела закупок – право подписи до 1 млн руб.
2. Операционный директор / исполнительный директор – право подписи до 5 млн руб.
3. Финансовый директор – право подписи до 10 млн руб.
4. Генеральный директор – право подписи до 50 млн руб.
5. Совет директоров – свыше 50 млн руб.
Четко установленное разграничение полномочий, лиц и сумм регламентирует процесс подписания документов и устраняет бюрократическую неразбериху в закупочной деятельности.
В этом разделе определяется четкая последовательность действий сотрудников отдела закупок. Это может включать:
процедуру получения заявки на закупку с прилагаемой формой-образцом запроса;
процедуру утверждения и согласования заявки на закупку;
список уполномоченных лиц, имеющих право согласовывать заявки на закупку (в зависимости от автоматизации процессов и размера компании это могут быть руководители различных бизнес-подразделений);