Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение.
Шрифт:
Форма № М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц [8] . Выдача этих доверенностей регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Форма журнала не является унифицированной и соответствующим постановлением Госкомстата России не утверждалась. Поэтому при ее применении организациям следует руководствоваться требованиями п. 6 Инструкции № 17. В журнале учета доверенностей должно быть предусмотрено заполнение всех тех реквизитов, которые указываются в корешке формы № М-2.
8
рекомендуемый
Рассмотрим особенности заполнения основных реквизитов доверенности на примере (корешок формы не приводится):
1. В соответствии с п. 9 Инструкции № 17 отпуск товарно-материальных ценностей предприятиями или организациями (торгующими, снабженческими, сбытовыми и др.) не производится в случае предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами. В данном случае реквизит заполнен. Однако подобное указание покупателя может быть признано недостаточным – не приведена организационно-правовая форма (ОАО, ЗАО, ООО и т.д.) или иной дополнительный признак, позволяющий однозначно установить юридическое лицо, выписавшее доверенность. Для условий примера это требование тем более актуально, что название организации является весьма распространенным.
2. Дата выдачи доверенности является обязательным реквизитом. Как уже отмечалось, отсутствие даты выдачи в любом случае делает доверенность ничтожной. В данном примере этот реквизит заполнен, тем не менее действительность доверенности может быть подвергнута сомнению, так как дата выдачи приходится на воскресенье. В принципе, это возможно, однако даже в организациях с непрерывным циклом, организациях торговли и общественного питания бухгалтерские службы (или те работники, в чьи обязанности входит оформление доверенностей) работают крайне редко. Кроме того, выписка доверенности в выходной день может быть оправданной в случае, если в тот же день может быть произведен отпуск товаров со склада поставщика, в противном случае указание на доверенности подобной даты фактически искусственно сокращает срок ее действия на один день. Поэтому если нет достаточных оснований к тому, чтобы документ мог быть оформлен в выходной день, целесообразно перепроверить сам факт выдачи доверенности.
3—5. В соответствии с п. 3 Инструкции № 17 выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается. В приведенном примере допущены следующие нарушения:
вместо полного имени и отчества лица, на которое выписана доверенность, приведены только инициалы. Унифицированные формы доверенности предполагают указание полного имени и отчества;
в банковских реквизитах отсутствует наименование кредитной организации. Возможно, номер расчетного счета позволяет однозначно идентифицировать и прочие платежные реквизиты. Тем не менее в данном случае поставщик обязан отказать в приеме доверенности и выдаче материально-производственных запасов;
номер и дата выдачи паспорта позволяют однозначно установить соответствие данных, указанных в доверенности, предъявленному документу. Однако и в этом случае формальный повод для отказа в отпуске приобретаемых запасов имеется;
указано только наименование и номер документа, в соответствии с которым производится отпуск. Для того чтобы реквизиты считались заполненными правильно, необходимо указание даты документа. Кроме того, вряд ли договор может служить основанием для отпуска товарно-материальных ценностей. Для этих целей имеются унифицированные (накладные) и неунифицированные (счета, счета-фактуры, наряды, наряд-заказы и т.д.) формы расходных документов.
6. Пунктом 3 Инструкции № 17 установлено, что при выписке доверенностей организациям следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, предусмотренных на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.д.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количество ценностей, подлежащих получению. Если же в вышеуказанных документах приводятся наименования и количество товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается. Иными словами, данная часть оборотной стороны
7. Количество ценностей, подлежащих получению, должно указываться прописью. ГК РФ также не содержит предписаний на этот счет, но унифицированные формы доверенностей прямо указывают на необходимость приведения количества именно в таком формате.
8. Пунктом 3 Инструкции № 17 прямо запрещается выдача доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны. Заметим, что при нарушении этого требования подписи руководителя и главного бухгалтера, удостоверяющие ее, становятся бессмысленными.
9. Как уже отмечалось, гражданское законодательство обязывает главного бухгалтера подписывать выданные доверенности только в случае, если организация, выдавшая доверенность, образована на основе государственного или муниципального имущества. По нашему мнению, подпись главного бухгалтера на доверенности является обязательным реквизитом в силу требований ст. 7 Закона о бухгалтерском учете, в соответствии с которой без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Доверенность не является ни расчетным, ни денежным документом, но служит документом, движение которого непосредственно приводит к движению материальных и денежных средств. Кроме того, то обстоятельство, что доверенность выдается работниками бухгалтерии, обуславливает целесообразность и правомерность подписи главного бухгалтера в том числе и как непосредственное указание работнику на оформление данного документа.
Что касается печати, то обязательность наличия оттиска печати организации, выдавшей доверенность, установлена непосредственно ГК РФ и, следовательно, не может быть подвержена сомнению или трактоваться иным образом. В то же время следует отметить, что индивидуальные предприниматели имеют право не применять в своей хозяйственной деятельности печати, а заверять все документы только личной подписью. Из вышеприведенного следует, что индивидуальные предприниматели, не использующие печать, фактически лишены права на применение доверенностей в хозяйственном обороте.
По нашему мнению, целесообразно привести некоторые основные положения Инструкции № 17, регулирующие порядок обращения доверенностей. Эти положения не противоречат действующему законодательству и позволяют максимально рационализовать оформление, выдачу и возврат доверенностей в организации.
Пункт 1 Инструкции № 17 запрещает выдачу доверенностей лицам, не работающим в данном предприятии (организации, учреждении). Это прямо следует из нормы ст. 121 ТК РФ, в соответствии с которой работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию, учреждению, организации, в случае, если имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам. Возникновение оснований для привлечения работника к материальной ответственности в полном размере в случае, если между работником и предприятием, учреждением, организацией в соответствии со ст. 121.1 ТК РФ заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей, выделены в ст. 121 ТК РФ в отдельный подпункт. Из этого следует, что для того чтобы работник, получивший доверенность, мог быть привлечен к материальной ответственности в полном размере, наличие договора о полной материальной ответственности не обязательно. Таким образом, даже в случае, если обязанности по получению и доставке приобретенных материально-производственных запасов от поставщика возлагаются на относительно случайных людей (например, представителей управления цехом или структурным подразделением), заключать с ними договор о полной материальной ответственности нет необходимости. С работниками, работающими с материальными ценностями постоянно, подобный договор, как правило, заключается при приеме на работу (или при переводе на соответствующую должность). Другим следствием этого правила является запрет на выдачу доверенности лицам, не являющимся работниками данной организации.