Слово за слово: искусство переговоров в реальной жизни

Гаспаров Арт

СЕДЬМОЙ ЭТАП

День переговоров

• Правильная рассадка

• Устранение возможных препятствий

• Место проведения переговоров

• Формирование доверительного климата

• Чай или кофе

Не следует объяснять вам (уверен, что тот, кто читает эту книгу и уже добрался до этой страницы – умный и толковый человек), что необходимо хорошо выглядеть, опрятно и подобающим образом одеваться, вовремя приезжать на встречи и т. д.

Обязательно

следует проработать правильную рассадку. Я уже частично упоминал об этом, затрагивая тему личного пространства в Системе человека (глава 4).

В двух словах расскажу о нескольких допустимых вариантах.

Во-первых, если в переговорах принимают участие всего два человека, как я и писал, лучше всего садиться не напротив вашего оппонента, а сбоку, так, чтобы вас разделял угол стола. Хорошо сесть рядом с партнером. В обоих случаях вы обходите рождающийся на уровне бессознательного конфронтационный настрой Системы, вызванный положением тела в пространстве. Положение друг напротив друга действительно может спровоцировать оборонительное поведение и дух соперничества. Когда на переговорах вы располагаетесь подобным образом, то как бы противопоставляете себя собеседнику, а это не влечет за собой ничего хорошего.

Как я уже писал ранее, садиться напротив принято и допустимо только в ресторане во время приема пищи и в ходе переговоров, проходящих в расширенном формате, с участием трех и более человек, включая переводчиков, секретарей, помощников и т. д.

В расширенных переговорах рассадка может быть следующей. Друг напротив друга садятся главы делегаций. Это главное место, на которое определяются самые важные участники переговоров. Иногда его занимает Переговорщик, иногда глава компании или иной ее важный представитель. Если лицо компании занимает главное место, Переговорщик попадает в наиболее почетное пространство, которое в соответствии с дипломатическим этикетом (протоколом), располагается справа.

По правую руку также садятся сотрудники и специалисты компании, интересы которой вы представляете. Слева от главного места располагается административный персонал, например, переводчик или секретарь. Первым садится тот, кто принимает переговоры, гость садится вторым, затем садятся все остальные. На нейтральной территории этот дипломатический нюанс существенной роли не играет, но весь состав участников переговоров всегда садится после Переговорщиков и начальников или других официальных представителей сторон.

Продолжая рассказывать про день переговоров, непременно устраните возможные препятствия на пути к их комфортному проведению. Хорошо прибыть на место переговоров пораньше и проверить исправность технического оборудования, отрегулировать температуру в помещении. Как показывает практика, лучше, чтобы в переговорной комнате было прохладно. Если у вас имеются сопутствующие материалы, разложите их заблаговременно, настройте проектор, убедитесь, сервирован ли стол водой и т. д. При необходимости проверьте наличие дополнительного помещения для проведения конфиденциальных консультаций.

Существует такая манипуляция, которая

называется «дискомфорт», когда одна из сторон специально создает неудобные, а порой и невыносимые для переговоров условия с многочисленными внешними раздражителями, мешающими сосредоточиться на деле и принять взвешенное решение.

Поэтому, чтобы избежать чувства недовольства и нервозности у другой стороны, вызванное внешними раздражителями, такими как температура, освещение, неудобная мебель и т. д., старайтесь упорядочить пространство, в котором вам предстоит провести встречу, особенно если переговоры запланированы на вашей территории.

Следующий фактор, на который следует обратить внимание в день Х – это место проведения переговоров. Данный вопрос обсуждается с другой стороной на 4-м этапе предпереговорной стадии в ходе информационного обмена. Помните, на своей территории у вас будет преимущество, на чужой оно перейдет к другой стороне (в гостях – не дома). На нейтральной территории привилегий в пространстве, скорее всего, не будет ни у кого. Старайтесь проводить переговоры на своей территории или на нейтральной. Если же вам предстоят переговоры в гостях, постарайтесь в день переговоров проанализировать окружающее вас физическое пространство.

В рамках накопления согласия похвалите интерьер или какой-нибудь предмет в помещении собеседника, оцените возможности рассадки вашей делегации и формирования вокруг себя личного пространства, где необходимо гармонично расположить все нужные вам для ведения переговоров предметы (ручка, блокнот, буклеты и т. д.).

Перед самым началом переговоров постарайтесь сформировать климат доверия и благоприятную атмосферу. Начинайте сразу подбирать ключи к чужой Системе (к чужим Системам). Искренне поинтересуйтесь у собеседника, как он доехал, как погода. Может быть, вы уже встречались ранее и у вас имеются общие приятные воспоминания.

Если имеются, не упустите возможность о них напомнить. Это отлично отразится на накоплении согласия и на укреплении Актива взаимодействия. Демонстрируйте дружелюбие, улыбайтесь, когда говорите. Крайне важно уловить внутреннее состояние принимающей стороны. Если она в плохом настроении, комплименты могут оказаться неуместными.

Чай или кофе по протоколу принято подавать через пять минут после начала переговоров, если вы не предусматриваете чаепитие отдельно от обсуждения. Иногда встреча может быть ограничена исключительно бутылками с водой, расположенными на переговорном столе. Иногда бранч, обед или кофе-брейк предусмотрены отдельно.

Арабы, например, очень любят орешки и кондитерские изделия. Стараются наводнить ими практически каждое место, куда падает взор членов пребывающей на переговоры делегации. Помимо переговорного стола, усыпанного сладостями, словно ночное небо звездами, вы можете обнаружить арахис и пирожные в вестибюле, у входа в туалет или на телефонном столике.

Изобилие гостеприимства бесспорно хорошо, однако не советую забивать рабочее место, в данном случае переговорный стол, едой, чаем и прочими яствами.