Тайм-менеджмент, 24 часа - это не предел

Анисинкова Е. Б.

Будь внимателен при заполнении. В течение дня у тебя появляется масса целей: санузел, зеркало, плита, холодильник, пища, рабочее место и непосредственно дела, связанные с великими целями. Поэтому если ты ставишь и планируешь небольшие задачи, такие как оплата каких-либо услуг, то будь спокоен – это целенаправленные действия. Сон тоже к ним относится, если ты собираешься спать. К заполнению второй колонки ты можешь перейти перед тем, как лечь спать. Из 24 ч вычти сумму времени, использованного на целенаправленные действия. Разница и есть потраченное время. Ты не можешь объяснить, куда делись эти минуты или часы? Помни о том, что тебе надо зафиксировать время, использованное на сон. Если твой результат со знаком «минус», то отследи, на что ты используешь свое время в течение дня. Сколько времени ты потратил на телефонные разговоры, сборы, просмотр новостей, чтение очередного бестселлера или на пасьянсы и переписку в «аське». Ты уверен, что для достижения поставленных целей необходимо столько времени тратить на эти дела? Важно максимально подробно фиксировать каждое дело и использованное время. Только так ты сможешь выяснить, насколько твое движение к достижению цели соответствует заданному темпу, и заодно вычислить причину суетливых забегов, временных срывов и опозданий. Все просто. Давай еще раз повторим каждый шаг данного принципа.

Первый шаг: проверь наличие органайзера.

Второй шаг: четко фиксируй каждое дело.

Третий шаг: сверяйся с органайзером ежедневно и в течение дня.

Четвертый шаг: заранее отслеживай все изменения.

Пятый шаг: найти временные дыры – время, потраченное на неопределенные дела.

Иди по шагам, фиксируй то, на что ты тратишь свое время. Используй целенаправленно все 24 ч в сутки. Отдыхай тоже целенаправленно. Это твой принцип,

если ты анализируешь каждое движение вокруг или, наоборот, привык жить в бешеном ритме, не обращая внимания на то, что чаще всего этот ритм в твоем исполнении дает минимальные результаты. Торопись не спеша. Фиксируй, считай, вычисляй, планируй. Успеха!

3.3. Принцип муравья

Расскажу тебе одну притчу. Однажды встретились два муравья, один молодой, а другой постарше, около туши мертвого слона. Голодные оба, сил нет. И решили они этого слона съесть. Один муравей говорит: «А как же мы этого слона съедим, он же вон какой огромный?» А другой муравей отвечает: «Мы же не станем его одним куском есть. А так, потихонечку, помаленечку и съедим всего». Прошло время. Слон как лежал, так и лежит. А муравьи все едят. И тогда один другому предложил: «А давай, мы его к нам в муравейник отнесем». На что молодой муравей и отвечает: «Да как же мы тушу эдакую отнесем?» «Да просто. Так же, как и ели, по маленькому кусочку и перенесем. А еще своих друзей – соседей-муравьев позовем». Позвали муравьишки всех рабочих муравьев и за короткое время перенесли всего слона по кусочкам. Радовался весь муравейник: сыты будут долго. Мораль сей притчи ищи сам. Много ценного ты можешь почерпнуть из диалога и действий этих маленьких букашек. Да, есть чему поучиться. Давай вместе разберем принцип муравья.

В течение всей жизни перед тобой периодически возникают задачи. Или ты ставишь перед собой, казалось бы, недостижимую цель. Становится страшно, или, как минимум, ты начинаешь испытывать беспокойство по поводу, что решить поставленный вопрос нереально, а возможно, и достичь поставленной цели просто невозможно, уж больно она велика. Все пугает и настораживает настолько, что невозможно найти силы и сделать первый шаг. Вот здесь и пригодится принцип муравья. Раздели задачу или план по достижению цели на «кусочки». Это будут временные отрезки, по завершении каждого из которых ты имеешь определенный результат, который является слагаемым или частью той великой цели. «Ешь» свою цель или глобальную задачу по кусочкам. Можешь сделать одно интересное упражнение. На большом листе бумаги нарисуй слона. Это могут быть контуры тела или более подробное изображение – как тебе больше нравится. На каждой части тела поставь даты и напиши промежуточные цели и задачи, решение и достижение которых в сумме дают общее целое. И начинай действовать. Неужели тебя напугает сбор пакета необходимых документов для поступления в МВА к определенному числу, если цель – работа в международной консалтинговой компании? Решив одну небольшую задачу, ты приблизишься к великой цели, т. е. съешь кусок своего слона. После этого можно или заклеить ту часть, на которой была отображена промежуточная цель, или закрасить. Ты воочию увидишь, что со временем твой слон уменьшается. Исчезают ноги, хобот, части туловища. И не так страшно, а даже интересно. Мало кто может похвастаться тем, что перекусил слоном. Скорее всего уже в момент создания картины ты поймешь, что твоя цель реально достижима, как бы велика она ни была. Ты можешь сделать это упражнение еще более захватывающим образом: вместо надписей используй фотографии. Если твои цели можно выложить картинками, они сами станут магнитом, притягивающим тебя к скорейшему «поеданию», и ты завершишь «обед» в более короткие сроки. Если «слон» – капитальный ремонт твоего собственного жилища и приобретение новой мебели, наклей соответствующие фотографии. По мере выполнения задуманного заменяй их реальными фотографиями, сделанным и приобретенным. Это станет вдохновлять на скорейшее достижение поставленной цели. Время станет чудесным образом сжиматься. Если в процессии собственных активных действий по временному графику ты осознаешь, что отстаешь от намеченных сроков, то найди себе группу поддержки. Ту, которая может часть задач выполнить без твоего участия или при активном сотрудничестве с тобой. В компании всегда веселее и быстрее получаешь то, что задумал и запланировал. Есть еще одна сторона принципа муравья. Как часто ты ставишь маленькие цели, которые настолько незначительны, что их даже неинтересно претворять в жизнь? Они тебя просто не вдохновляют. От решения такой мелкой задачи в твоей жизни, в принципе, ничего не изменится. Так какой смысл ее решать? Поэтому ставь перед собой высокие цели. Задавай себе трудные задачи, просто решай их легко и с удовольствием. Помни о том, что муравей берет вес гораздо больше себя. И знаешь, понаблюдай за процессом, за тем, как работают муравьи. Они легко тащат тяжелый груз, а если не справляются самостоятельно, то организовывают группу поддержки. И, как всегда, справляются. Обрати внимание на то, что к тому моменту, когда солнце заходит, вокруг муравейника все чисто, все дела завершены. Пользуйся этим правилом при выполнении любого дела. Поставив перед собой задачу и уложив ее в определенные временные рамки, будь добр, выполни все в срок. Отслеживай, по какой причине ты получил результат раньше или позже намеченного времени. Только выполняя намеченное в запланированные тобой же сроки, ты сможешь своевременно прийти к цели. Давай пройдем по шагам принципа муравья.

Первый шаг: найди «слона» (поставь большую цель).

Второй шаг: распредели его на «кусочки» (поставь промежуточные задачи, которые приведут к большой цели).

Третий шаг: собери команду единомышленников (сократи время воплощения плана путем организации наемного труда).

Четвертый шаг: бери на себя обязательства по выполнению больших дел, настолько больших, насколько сможешь себя вдохновить.

Пятый шаг: доводи каждое дела до завершения.

Даже если твой слон на первый взгляд огромен, перестань его бояться. Подойди к нему, как муравей, и действуй поступательно. В процессе ты поймешь, что «поедание слонов», особенно в компании других муравьев, очень увлекательное и результативное дело. Этот принцип подойдет тебе, если ты привык поддерживать других и согласен с тем, что для тебя важна поддержка единомышленников, если творческий подход для решения любых вопросов – то, что тебе нравится и вдохновляет тебя на подвиги. Так что пользуйся принципом муравья в свое удовольствие и достигай любых поставленных целей!

3.4. Принцип «AC»

Этот принцип ты одолеешь легко и просто. Он самый простой и доступный. Вероятнее всего, ты обычно им и пользовался (если, конечно, хоть когда-нибудь планировал собственное время). Но для начала я все равно расскажу тебе одну притчу. Встретился как-то молодой министр с мудрецом и пожаловался на то, что дел настолько много, что ему, самому молодому министру, совершенно ни на что не хватает времени. Дел становится все больше, и важных, и незначительных, а время не увеличивается. Как быть? Мудрец пригласил министра пройти в сад. Подойдя к садовой беседке, мудрец попросил принести ему большой стеклянный аквариум. Как только просьбу выполнили, мудрец предложил своему собеседнику внимательно смотреть за тем, что он делает. И вот что увидел наш министр. Мудрец положил в аквариум несколько больших камней. Больше ничего не поместить. И мудрец спрашивает: «Скажи, пожалуйста, можно ли что-нибудь еще положить в аквариум?» Молодой министр подумал и ответил: «Такие камни невозможно разместить в большем количестве. Если только взять камни меньшего размера?» Мудрец согласился, выбрал камни поменьше, положил их в аквариум и опять задал вопрос: «Можно ли еще что-нибудь разместить в этом аквариуме?» Министр задумался, покачал головой и ответил: «Более ничего, если только насыпать мелкие камешки». Мудрец взял горсть таких камней и насыпал в емкость. И снова повторил свой вопрос. «Там все еще осталось место, возможно, в аквариум поместится что-то еще?» Молодой министр подумал, взял бокал, зачерпнул им мелкий речной песок с садовой дорожки и высыпал его в аквариум. Все воздушные пространства заполнились, не осталось больше пустых мест. Мудрец посмотрел на аквариум, на министра и спросил: «Как ты думаешь, если бы ты сразу насыпал в емкость песок или мелкие камешки, смог бы ты положить большие камни?» «Конечно, нет», – ответил министр. «Совершенно верно, ты не можешь ничего изменить. Имеешь то, что имеешь». Министр задумался: «Что же, выходит, что я не могу изменить границы емкости, я не могу положить только один вид камней или песок?» «Да, – ответил мудрец, – и ты не можешь менять последовательность наполнения емкости. Как ты думаешь, министр, почему я показал тебе этот опыт?» Министр покачал головой и ответил: «Видимо, аквариум – это мой день, камни – важные и серьезные дела. Камни помельче – это второстепенные дела, а щебень и песок – это те мелкие дела, которые занимают все остальное время». «Совершенно верно, только запланировав несколько важных дел, ты можешь считать, что твой день состоялся. И не надо ничего менять. Поэтому всегда помни: только то, что является главным делом дня, может планироваться в первую очередь. Не разменивайся на мелочи, не ставь песок на первое место». Вот что ответил мудрец молодому министру. И с тех пор тот стал самым организованным и успевал сделать в течение каждого своего дня несколько важных и серьезных дел, несколько второстепенных, а между делом решал мелкие вопросы. В связи с этим молодой министр приобрел уважение среди коллег и населения своей страны. Вот такую притчу мне однажды рассказал один мой тренер. Добавить нечего. Надеюсь, ты разобрался в том, что хотел сказать мудрец, и в том, что понял министр. Ты ведь тоже стремишься к тому, чтобы разобраться с делами. Каждое утро, когда ты планируешь свой собственный день, определись с важностью запланированных дел. Сначала просто перечисли все дела. Затем разберись с тем, какие из них главные, какие второстепенные, а какие неважные. И проставь рядом с каждым делом индекс. Важные и срочные получат индекс «А₁». Дела второстепенные получат индекс «А₂».

Дела, которые просто требуют твоего внимания, получат индекс «С». Есть еще дела, которые может сделать кто-нибудь другой. Подумай о них (о тех, кто сделает эти дела) и поставь напротив таких дел индекс «В». Теперь ты можешь расписывать все дела в органайзер в соответствии с тем временем, на которое их надо поставить. Помни о той последовательности, в которой мудрец наполнял свой аквариум. Сначала ты ставишь дела под индексом «А₁». Затем планируешь и записываешь в органайзер дела под индексом «А₂». И следом вносишь в расписание дела под индексом «С». Все остальное можешь записать только для того, чтобы напомнить исполнителю о том, что ему надо сделать, просто, чтобы вечером проверить исполнение. Да, самое главное. Достаточно запланировать два важных и срочных дела, выполнить их – и твой день можно считать успешным. Ты – великий организатор! Ты – вершитель великих дел! Точно таким же образом ты можешь индексировать все дела, которые планируешь выполнить в течение недели, месяца или ближайшего года. Сделав это, распределяй проиндексированные дела в расписании на неделю, месяц и год, естественно, начиная с важных срочных дел. Планирование и заполнение расписания необходимо выполнять в течение 90 дней без перерывов даже на выходные и праздничные дни. Только так ты выработаешь привычку своевременного планирования и приобретешь навык определять приоритетные задачи. Первое время, возможно, ты станешь уставать больше обычного. Подобный принцип заставляет работать, поэтому обязательно планируй отдых, только не как важное срочное дело. В исключительном случае можно использовать сон как оздоровительные процедуры. О здоровье тоже надо помнить. Знаешь, сделаю тебе подсказку для того, чтобы твоя жизнь не превратились в подобие движения белки в колесе: работа и больше ничего. Когда составляешь список дел на день, ставь задачи в каждой области жизни. Таких областей пять.

Первая область отвечает за твое физическое состояние, здоровье. Занятия фитнесом, спортом, одежда, гигиенические процедуры, приобретение, приготовление и потребление пищи – это все относится к данной области, ее можно назвать физической.

Вторая область – за твое личностное усовершенствование. Любое обучение, чтение, упражнения личностного роста можно отнести в эту область, назовем ее личностной.

Третья область затрагивает взаимоотношения – твое общение с близкими, родными, любимыми и друзьями, все виды общения, которые не приносят материального дохода. Называется эта область межличностной.

Следующая область – социальная. К ней относятся весь твой бизнес, вся твоя работа, в общем, все то, что приносит тебе материальные блага.

Существует еще одна область – универсальная. Она содержит в себе все то, что наполняет твою жизнь вдохновением: книги, кино, театр, живопись, медитацию, общение с животными, работу в саду и отдых на природе, общение с Богом или любыми Высшими силами, в которые ты веришь, твое пение под гитару и чтение стихов любимой, рассказывание сказок своему ребенку на ночь. Возможно, она самая интересная и вдохновляющая, но чаще всего ты забываешь об этих делах. Обязательно их планируй. Если ты их не делал раньше, то начни постепенно. И поймешь, насколько насыщенной и интересной станет твоя жизнь. Пользуйся делами из каждой области ежедневно, как минимум, в течение… верно, 90 дней.

Итак, как обычно, пройдемся по шагам принципа «АВС».

Первый шаг: составь список дел на день, неделю, месяц, год.

Второй шаг: воспользуйся каждой жизненной областью.

Третий шаг: проиндексируй каждое дело.

Четвертый шаг: перенеси в порядке важности все дела в расписание на день.

Пятый шаг: выполняй все дела в порядке временного графика – последовательно в намеченное время.

Воспользуйся данным принципом. Если ты привык все рассчитывать, если у тебя аналитический склад ума и ты любишь все анализировать, то принцип «АВС» специально для тебя. Он органично вольется в твою жизнь, позволит организовать каждый день твоей жизни и позволит разгрузить перенасыщенное делами жизненное пространство. Учи алфавит «АВС», разбирайся с областями жизни, вдохни в свою жизнь удовольствие, наслаждайся выполнением великих дел. Наполняй свой аквариум жизни большими камнями. У тебя все получится, и теперь ты точно разберешься со всеми делами.

3.5. Принцип «Сон в жаркую ночь»

Один из самых волшебных принципов, который подойдет каждому. Почему? Все просто. Каждый испытывает беспокойства и сомнения, когда понимает, что не успевает выполнить поставленную задачу. Многие испытывают сомнения, поставив перед собой серьезную цель: «А как же это я претворю в жизнь»? Представь себе такую картину. Лето, одуряющая жара. Градусник зашкаливает. На город упала ночь. Душная, томная, наполненная потными мучениями, писком жадных комаров, жаркой подушкой и отсутствием горячей воды в душе. Как, нравится? Конечно, повсеместное наличие систем кондиционирования дает возможность исключить подобные кошмары. И все равно есть у меня подозрение, что подобное состояние тебе знакомо. Так вот, ты ворочаешься с боку на бок, не можешь заснуть, мучаешься оттого, что не понимаешь, получится вообще заснуть или нет. В какое-то мгновение ночь все-таки берет свое, и твой организм проваливается в подобие сна. От этого не становится легче, потому что начинают преследовать мучительные кошмары: ямы, ураганы, огнедышащие драконы или ужасы реального мира. На утро ты просыпаешься в липком поту на мятой постели и в обнимку с мокрой подушкой. Брр, кошмар! Похоже, проникся пережитыми ощущениями. Сочувствую. В подобное состояние тебя повергают все твои сомнения и переживания. О чем? О несделанном, о чувстве вины перед кем-либо и перед собой в частности. В беспокойстве о том, что очередной день не принес практически никаких результатов, а срок поставленной цели уже близок, ты начинаешь заниматься самоедством или срываешь зло на тех, кто окажется рядом. Все так и происходит, можешь даже не открывать рот, чтобы возразить. Мне твои оправдательные истории не нужны. Чаще всего ты не задумываешься над тем, как ты выглядишь в такие моменты со стороны. И это не время владеет тобой. Это ты не владеешь временем. Ты находишься в беспамятстве и разрушаешь все то, что находится вокруг тебя, внутри тебя. Беспокойства и сомнения – это разрушающие вещи. Почему же принцип «Сон в жаркую ночь» так важен, и в чем его суть? Как ни странно, все так же просто, как и с предыдущими принципами владения временем. Важно выделить причину, по которой ты не можешь спать (делать все вовремя!). Это истина, которая и станет для тебя основным мотивом. Выясни причину, по которой происходит срыв по срокам, откуда навалилось столько дел, что конкретно тебя беспокоит, по какому поводу в твоей голове бродят сомнения. Если ты знаешь, что ты ничего не можешь поделать с тем, что происходит вокруг тебя, то иди от противного. Что рекомендуется делать, если вокруг тебя изнуряющая жара? Выпить горячий напиток, принять горячий душ. Стань горячее того, что вокруг тебя, и сразу же почувствуешь облегчение. Если на тебя навалилось огромное количество дел, ты понимаешь, что беспокоишься о том, когда сможешь все это сделать. Ты осознаешь, что не справляешься с ситуацией, что время начинает овладевать тобой и ты не контролируешь происходящее. Перестань беспокоиться и сомневаться, что ты чего-то не успеваешь. Жара в делах? Стань еще горячее. Распредели все дела таким образом, чтобы они делались одновременно. Создай определенный алгоритм, когда, делая часть одного дела, ты «вагончиком» пристегиваешь выполнение параллельного дела. Если это аврал на работе, то создать «горячий душ» очень просто. Скорее всего все твои задачи ограничены определенным сроком и связаны общей темой. Создав алгоритм выполнения в срок, ты решаешь несколько дел сразу. Как только ты закрываешь какой-то вопрос выполнением, сразу же откладывай его в стопку готовых дел или докладывай об исполнении. Алгоритм работы за рабочим столом – это бумажно-документный конвейер. Сначала ты выполняешь схожие дела, затем те, которые связаны между собой, и завершаешь теми, которые не связаны между собой. Примерно так готовятся разные салаты из одинаковых ингредиентов: одновременно режутся продукты в разные мисочки. Сокращается количество использованного времени. И салаты готовы примерно в одно и то же время. Удобно, быстро и легко. Таким же образом все может происходить и на твоем рабочем месте. Коллеги, с которыми ты работаешь, удивятся, как это ты умудрился в авральном режиме все дела завершить раньше всех и уложиться в намеченные сроки и у тебя еще нашлось время для пробежки по ближайшим магазинам, посещения кафе и на общение по телефону по личным вопросам. Сделай горячее и увидишь, как это здорово. Есть еще один вариант использования принципа «Сон в жаркую ночь» – создание контраста. Как? Так же просто. Измени свое отношение к происходящему. Обычно ты беспокоишься о том, что ты ничего не успеваешь, и все равно все делаешь. Теперь ликуй, ты – супер, справляешься в отличие от других ленивцев с целой горой дел. Только ты так можешь. А овладев навыками тайм-менеджмента, ты сможешь сделать еще больше. Ты теперь «подкованный конь» (или лошадка). Можешь посмотреть на всю гору дел с другой стороны, совершенно иначе, чем ты делал это до сих пор. Если ты все дела разгребал самостоятельно и в одиночку, то воспользуйся теми, кто рядом. Решай все поставленные дела в команде. Или пришло время делегировать полномочия тому, кто действительно должен заниматься этим вопросом. Возможно, на тебя повесили множество дел «заботливые» друзья и родственники, или предприимчивые коллеги пользуются твоей добротой. Уточни. Если часть дел, которые на тебя навалились, не имеют к тебе никакого отношения, то просто не делай их, а переадресуй тем, кого они непосредственно касаются. Никогда так не делал? Поэтому ты и не можешь спокойно заснуть. Если все-таки ты сам дотянул до последнего, все дела должен выполнить ты сам и никто другой здесь тебе не поможет, что ж, используй тот же контраст. Смени обстановку. Отправляйся спать под вентилятор или в другую страну. Туда, где прохладно. Как? Расставь приоритеты и заяви сам себе, что ты делаешь в первую очередь, и назначь конкретное время выполнения. Если ты прекрасно понимаешь, что некоторые дела ты совершенно точно не можешь выполнить в намеченный срок, а они являются обязательствами перед другими людьми, то поставь в известность другую сторону о том, что срок выполнения по обязательству изменяется. Далее выполняй все в выстроенной последовательности, используя принцип «АВС» или принцип муравья.