Те же 10 вопросов через 20 лет. Офис и компьютер
Шрифт:
К созданию своих коллективов разработчиков обычно тяготеют те фирмы, которые сами специализируются в этой или близких областях. Собирая или приглашая к себе коллектив разработчиков, они чаще всего имеют в виду, что выполнив работу для них, этот коллектив впоследствии создаст рыночный продукт, который окупит разработку и сохранит коллектив для последующих усовершенствований созданной программы. Конечно, резон в таком подходе есть, и есть примеры успешной его реализации. Однако есть и обратные примеры.
В общем случае, стимулы у коллектива, который находится «на прокорме» в организации (т. е. на постоянной зарплате), гораздо менее сильные, чем у фирмы, которая привлечена для выполнения конкретной
Есть еще один психологический момент, связанный с разработкой, выполненной собственным коллективом. После того как работа выполнена и ее стали использовать на предприятии, база данных системы начинает очень быстро насыщаться информацией. Если концепция и средства разработки были выбраны неправильно, то это ведет к стремительному падению эффективности ее применения. Руководство в этом случае требует ее доработки даже тогда, когда уже понимает, что неправильна сама концепция системы. Дело в том, что принять решение о создании или приобретении новой системы – значит, признать свою ошибку при принятии первоначального решения. А это всегда не просто.
Как бы то ни было, если принято решение о создании системы автоматизации организационно-управленческой деятельности, перед руководством может возникнуть, хотя пока и редко, следующий вопрос:
Автоматизация учета или… учет на базе автоматизации?
Главная цель, а также первый результат системной автоматизации в области организационного управления – учет.
Сейчас отчетливо проявилась эта самая больная проблема быстро растущих коммерческих фирм.
Все фирмы, которые уже приобрели нашу систему, на первое место среди причин, побудивших их это сделать, поставили проблему с учетом. Типичные ее следствия – воровство на складах, многократные продажи одного и того же товара, путаница во взаиморасчетах, штрафы за срыв сроков поставок, завышение цен продавцами в коммерческих магазинах и т. п. Несмотря на то что со школьной скамьи мы знали, что «социализм – это учет и контроль», в период развивающегося капитализма это понятие пришлось осваивать заново.
Основное предназначение учета – сформировать базис данных о состоянии предприятия. При этом речь идет не только об учете товаров, но в более широком понимании – о состоянии всех данных, характеризующих предприятие: сколько товара на складе, сколько в пути, сколько заказано, сколько оплачено, сколько выписано, сколько разрешено к отпуску, сколько отпущено, сколько отпущено в кредит, сколько за наличную оплату, сколько возвращено по рекламации и т. д. и т. п.
И этот далеко не полный перечень относится только к товарно-материальным ценностям. А ведь есть еще основные средства, малоценка, производственные запасы, договорные отношения с вытекающими из них обязательствами, отношения с персоналом, отношения с представителями бюджета, частные отношения руководителя фирмы… «и много, много… и всего – припомнить не имел он силы!» [5]
5
М.Ю. Лермонтов «Демон» (Прим. ред.)
Все аспекты производственной деятельности, как в зеркале, находят отображение (хотя порой своеобразное) в бухгалтерии предприятия. Разве только покурить во время работы можно так, чтобы информация не поступила в бухгалтерию.
А вот, как отображается в бухгалтерии жизнь предприятия, зависит от того, насколько верным и чистым является это зеркало.
Подчас «зеркала» новых
Попробуем представить себе некоего субъекта, который пытается исправить свою внешность путем искривления зеркала, в котором эта внешность отражается.
Невольно мы придем к выводу, что у субъекта вследствие очевидной неадекватности его действий есть отклонения в психике. Однако совершать подобные действия с бухгалтерией считается в порядке вещей. Так же, как женщине нужно зеркало для того, чтобы припудрить носик, тем самым скрыв какой-то недостаток, так и предприятию необходима бухгалтерия, чтобы увидеть недостатки в своей работе и устранить их (или хотя бы «припудрить»).
Отсюда главное и, пожалуй, единственное назначение бухгалтерии – отражать фактическое(!) состояние предприятия. [6]
Идеальным отражением была бы фотография моментального состояния с максимально возможным разрешением. Но такую фотографию создать в бухгалтерии практически невозможно из-за естественного запаздывания в прохождении информации от источника возникновения факта хозяйственной деятельности до регистра учета этого факта.
Часто под бухгалтерией понимают все функции управления финансами предприятия, в том числе и планирование, и прогнозирование, и расчет затрат и др., поскольку на небольших предприятиях все эти вопросы зачастую находятся в ведении одних и тех же людей. Когда же разрабатываются средства автоматизации, необходимо эти функции различать. Не зря на крупных предприятиях помимо бухгалтерии существуют еще плановый, финансовый, экономический и договорный отделы.
6
Криминальные аспекты деятельности предприятий остаются за рамками обсуждения в этой статье. Приходилось неоднократно слышать от руководителей небольших предприятий, что их вообще не интересует, что делает бухгалтерия. Бухгалтерам говорят, какую надо показать прибыль и «пусть делают свою отчетность как хотят». Если что-то не сойдется, мы заплатим проверяющим. Так будет дешевле.
Однако вернемся к вопросам учета на предприятии безотносительно к бухгалтерии. Рассмотрим процедуру отпуска товара со склада.
Один из основных циклов, включающих данную процедуру, заключает в себе следующие взаимосвязанные операции:
выписка счета на интересующий покупателя товар,
оплата этого счета клиентом,
учет в бухгалтерии факта оплаты,
выписка расходной накладной на склад, где хранится товар,
расходование данного товара со склада,
учет в бухгалтерии израсходованного товара.
Теперь попробуем проанализировать возможные ситуации по каждой из операций указанного цикла.
Раньше однозначно понималось, что счет – это фактура с указанием плательщика и получателя, способа доставки, стоимости товара и некоторых других вспомогательных сведений.
7
Во время написания статьи еще не было счетов-фактур и многих других учетных форм и правил учета, которые позже были введены Правительством.