Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании

Парабеллум Андрей Алексеевич

Вспомогательные процессы

Теперь переходим к описанию вспомогательных процессов в вашей компании. Е1одскажу вам несколько вариантов.

1. Бухгалтерия.

2. Юридический отдел.

3. IT.

4. Что-то еще.

Даже если вы сам себе бухгалтер (юрист, IT и т. д.) или ваша компания предоставляет данные услуги, все равно опишите эти процессы как вспомогательные. В данной части мы имеем дело с внутренними процессами.

Например, у нас в бизнесе есть плотницкий отдел, который ответственен за печать

дисков и книг, выпуск коробок, курьерскую и почтовую доставку, включая наложенные платежи, и т. п.

У вас может быть свой вспомогательный отдел или отделы. Если бизнес в зачаточном состоянии, обычно хватает трех: бухгалтерии, юридического отдела и IT. Также среди вспомогательных могут быть внутренняя курьерская служба, служба безопасности, HR и т. д.

Создав полный список вспомогательных отделов, подробно опишите функции каждого. Например, бухгалтерия выполняет следующие функции: налоговая отчетность, НДС, налоговая отчетность по доходам, ежемесячная отчетность по управлению компанией, приход-расход, начисление зарплаты и всех зарплатных отчислений и т. д.

Пример функций юридического отдела: внешние договоры с клиентами, договоры с партнерами, с поставщиками и вашими работниками, копирайт, авторское право и т. д. Чем у вас отдел занимается, то и прописывайте.

Так фиксируются функции каждого вспомогательного отдела с указанием всех возможных направлений работы.

Если сейчас нет каких-то отделов, имейте в виду, что в этой сфере у вас «дыра», которую нужно закрыть в будущем. Когда именно – решать вам.

Зачастую вспомогательные отделы идут вторым фоном. Потому что брать отдельного человека, например, в IT-отдел, когда нет продаж и нечего поддерживать, – маразм.

Сначала надо выстроить бизнес, а потом вспомогательные процессы. Однако зачастую юридические или бухгалтерские вопросы с налоговой нужно решить хоть как-то еще до того, как вы начали продажи.

Процессы управления компанией

Обозначьте процессы управления каждым отделом.

Управление состоит из трех элементов.

1. Контроль качества.

Качество производства, закупки, финансирования, бухгалтерии, IT, юридического отдела и т. д.

2. Планирование и систематизация.

То есть принятие решения о том, как все это будет работать в будущем.

3. Управление людьми.

Если у вас что-то делают фрилансеры, как вы ими управляете?

Если никак не управляете, так и пишите. Это «дыра», которую необходимо закрыть.

В любом случае эти три фактора должны быть учтены в каждом процессе вашей компании: контроль качества, планирование и выполнение задач чужими руками, то есть контроль исполнителей.

Типовые документы

И последняя

задача в данной части, которую вам необходимо решить, – собрать все типовые документы, которые вы используете в компании. Если вы ничего не используете – это повод задуматься, какие документы нужны.

К типовым относятся: шаблоны, чек-листы, счета-фактуры, прайс-листы, каталоги и т. п.

Для каждого процесса вашего бизнеса надо определить, какие типовые документы должны сопутствовать каждому вашему шагу. В идеале каждому шагу должен соответствовать хотя бы один типовой документ.

Если вы дошли до этой точки, вы уже на 90 % впереди своих конкурентов. Больше 90 % бизнесов, которые «благополучно» развиваются, до конца не понимают свою работающую структуру.

Именно поэтому, если что-то случается с одним из менеджеров или исполнителей, владельцы хаотично пытаются найти нового человека, чтобы он построил новые процессы с новыми документами так, как ему было привычно на прошлой работе.

Необходимо, чтобы сотрудник вписался в вашу систему. При ее отсутствии человеку некуда вписываться. Соответственно, при замене ключевого работника в компании неминуем хаос.

Интеллектуальные карты

Заключительный этап данной главы – все, что вы написали и нарисовали, необходимо оформить в интеллектуальную карту (MindMap). Причем вы можете сделать это так, как вам удобно, – используя MindMap, Microsoft Visio, оформить в Word квадратиками либо взять большой лист бумаги и нарисовать ручкой. Мы рекомендуем бесплатную программу XMind (http:// www.xmind.net).

По каждому модулю нужен файл, который бы описывал процессы производства, продажи, дополнительные процессы вашей компании и содержал бы список типовых документов.

Не поленитесь, потратьте ежедневно один час в течение следующей недели на описание процессов и создание типовых документов, хотя бы самых простейших.

Бланки «Основные процессы компании»

М03-01. Процесс производства

Начинайте с процесса производства (закупка – производство – упаковка – контроль качества – доставка – сервис), будь то производство продуктов или услуг.

Если вы ничего не производите, а только покупаете и продаете свои товары (услуги), описывайте бизнес-процессы как они есть, пропуская некоторые блоки (например, «Производство»).

Так, если вы продаете только свои консультации, цепочка будет выглядеть следующим образом: «производство/доставка/ консультации – обратная связь – последующая помощь (коучинг)».

_________________________________________________

М03-02. Продажи

Теперь опишите процесс привлечения новых потенциальных клиентов и продажи им ваших товаров (услуг).

Сделайте это отдельно по процессу продажи новым и процессу продажи существующим клиентам.