Выставка. Техника и технология успеха
Шрифт:
Организация работы выставочного стенда
Руководитель стенда должен своевременно – до начала выставки, а не до ее официального открытия – убедиться в том, что весь стенд смонтирован по согласованному ранее плану, все экспонаты и оборудование на месте. Он должен убедиться, что оформление стен, пола, потолка в порядке; надписи, наглядная информация выполнены без ошибок; рекламные, раздаточные материалы в достаточном количестве и все необходимое для приема посетителей имеется. Руководителю стенда нужно лично убедиться в том, что все оборудование правильно функционирует, что свет и дополнительная
Перед открытием выставки накануне вечером необходимо провести рабочее совещание, его обычно проводит высшее должностное лицо фирмы, в чьи компетенции входит курирование направления маркетинга, в частности выставочная деятельность. На этом совещании происходит представление членов коллектива, включая привлеченный персонал, всем участникам напоминается кодекс поведения на выставке, сообщается информация о выставке в целом, перечисляются мероприятия и особые события во время выставки, уточняются цели и задачи компании, отдаются конкретные распоряжения и инструкции. В частности, уточняются распределение обязанностей в соответствии с планом и работа персонала по эшелонам.
Для сотрудников, работающих непосредственно на стенде, даются комментарии к важным документам фирмы, разъясняются техника и технология организации обслуживания посетителей и ведения документации по их учету.
Отдельно формулируются поручения специалисту по связям с общественностью и определяются правила работы с прессой, администрацией всех уровней и организаторами выставки.
Затем руководитель стенда разъясняет план и порядок работы каждого сотрудника в первый день – день открытия выставки. В плане должно быть четко распределено, кто именно отвечает за выполнение отдельных работ, заданий и поручений.
Кроме того, каждый выставочный день должен начинаться с небольших собраний, летучек, на которых рассматривается детальное расписание на день. В этом расписании определяются начало и конец рабочего дня и устанавливается время перерывов.
Отечественный и зарубежный опыт многих фирм подтверждает эффективность ежедневных летучек. Они обычно проводятся два раза в день: утром и вечером. На них сотрудники получают информацию о достигнутых успехах в ходе работы на выставке и замеченных недостатках, которые сразу же обсуждаются и ищутся способы их устранения. На совещаниях, естественно, формулируются цели и задачи на следующий день, уточняются или назначаются ответственные исполнители, в частности по устранению недостатков.
Такое же обсуждение планируется и на последний день – день окончания выставки, где подводятся обобщенные итоги работы на выставке.
Работа на территории выставки и за ее пределами
Важнейшей задачей сотрудников, работающих как на стенде, так и на территории всей выставки, является обеспечение эффективного привлечения на стенд посетителей. Эта задача, как вы уже знаете, возложена на первый и нулевой эшелоны.
Следует отметить, что, как правило, по результатам первого дня или даже нескольких часов возможна корректировка первоначального сценария работы первого эшелона, поэтому при планировании работ и, конечно, во время работы этому направлению уделяется особое внимание. Иногда во время проведения выставки или даже после первого дня приходится радикально изменять
Опыт проведения большого числа выставок показал, что фирме целесообразно иметь определенную стратегию и набор тактических приемов во время работы выставки.
На первом этапе вы выбрали оптимальный состав персонала по количеству и с учетом квалификации каждого сотрудника, распределили сотрудников по эшелонам и перед каждым уточнили цели и задачи.
В предыдущей главе для эффективной работы на выставке мы рекомендовали три эшелона: нулевой эшелон (информаторы), первый эшелон (зазывалы), второй эшелон (технари, спецы) и третий эшелон (руководители).
Секрет успеха!
Победа часто достигается не числом, а умением!
Если у вас по каким-то причинам отсутствуют нулевой и первый эшелоны, то необходимо предусмотреть увеличение затрат на рекламу, чтобы посетители тем не менее нашли вас на выставке.
Основная задача первого эшелона – с одной стороны, привлечение максимального количества посетителей на стенд, а с другой – оптимизация усилий только для определенного контингента. Если удастся привлечь нужных специалистов (покупателей, потребителей, посредников, инвесторов и т. п.), то значительно будет упрощена и облегчена работа второго и третьего эшелонов.
Как правило, первый эшелон работает на территории выставки за пределами стенда, павильона или даже территории выставки. Количество сотрудников фирмы, сложность и объем работ каждого сотрудника первого эшелона могут изменяться в зависимости от того, насколько оптимально расположен ваш стенд на выставке и какие приемы привлечения используют ваши соседи справа, слева и по диагонали.
Секрет успеха!
Узнайте, где, как, в каких СМИ и какие способы по привлечению посетителей на стенд используют ваши соседи. Повторите или дополните свою рекламу с учетом значимости соседей. Обсудите с ними возможность совместного привлечения посетителей на ваши стенды. Превратите конкуренцию за посетителей в сотрудничество!
Для определения оптимального размещения персонала первого эшелона и его перемещения изучите направления движения посетителей по всей выставке. Затем уточните оптимальное количество персонала первого эшелона, определите зоны обслуживания, места размещения сотрудников и маршруты движения персонала первого эшелона. Возможно, вам придется скорректировать свои действия из-за изменений, происходящих в павильоне и на выставке.
Одной из задач первого эшелона является сбор информации о выставке и ее участниках для изучения специалистами отдела маркетинга.
Информация о фирмах, товарах, оформлении стендов, конкретных действиях конкурентов на выставке может позволить вам уточнить или даже изменить маркетинговую стратегию компании. Обход выставки, ознакомление со стендами, переговоры с экспонентами помогают мотивации и повышению квалификации ваших сотрудников.
Секрет успеха!
Технологи второго эшелона ОАО «Севкабель» в период отдыха изучали технологию фирм-конкурентов. Это позволило улучшить некоторые технологические процессы при изготовлении новой кабельной продукции.