12 шагов построения эффективных бизнес-процессов. Руководство
Шрифт:
Предисловие
Мой путь
С чего началась моя история? С исходной точки. Свободной, ясной, незамутненной событиями. Как любовь начинается со случайного взгляда, неожиданного прикосновения, щелчка внутри, который переворачивает наш мир. И если любовь к человеку может возникнуть с химической реакции, страсти, то любовь к делу, которым мы занимаемся, не рождается с чистого листа. Ей предшествуют дни поиска идей, месяцы экспериментов, усердной работы, а еще события и встречи с интересными людьми. Это чувство придает силы, пробуждает новые смыслы. Мы ежедневно ходим на работу. Мы живем любимым делом.
Я директор по логистике
Восемь лет назад меня пригласили на собеседование в московский офис нашей компании. Тогда я работала в региональном представительстве завода. Предвкушение перемен переполняло сердце. Еще подумала: «Волнуюсь, как на свидании». Только позже поняла, что это были первые искренние эмоции, первая симпатия к тому, чем предстояло заниматься. А предстояло работать с клиентами, но уже на всероссийском уровне, а не на региональном. Непростая задача. Впереди маячили обучение, знакомства, поиск нужных решений и много всего, что было неизвестно и так необходимо. Но вернемся в день встречи с московским руководством. Тогда произошла удивительная история. Я поднялась в переговорную комнату, где пообщалась с руководителями многих подразделений. Мы обсудили функционал и разные рабочие моменты. Прислушались: непривычное затишье на производственном участке. Завод находился рядом с офисами, и всем друг друга было видно и слышно. Оказалось, тишину спровоцировал потоп, который вывел из строя автоматику. От неправильно сделанной ливневки прорвало трубы, и все поплыло. Вместе с коллегами и учредителями я выбежала на завод. Мы начали собирать воду с теми, кто был на производстве. Задействовали все, что было под рукой: ведра, лопаты, тряпки. В платье и на высоких каблуках – я ведь пришла на собеседование – было крайне неудобно устранять последствия потопа.
Через пару часов динамичной уборки удалось спасти паллеты с готовой продукцией и полуфабрикатами. Сборка светильников продолжилась как ни в чем не бывало. Учредители поблагодарили всех за слаженную работу, а вечером это случайно-неслучайное событие мы отметили шашлыком. В те минуты я понимала, что все происходит неспроста. Командная работа оставила в моем сердце невероятный отклик. Я увидела людей, которые горят своим делом, и захотела к ним присоединиться.
Так началась моя история в компании «ЛЕД-Эффект». За 9 лет я прошла путь от регионального представителя до директора по логистике и закупкам. Моя основная цель была в том, чтобы клиент получал качественный свет на объекте. И только системный подход позволял вести заказчика последовательно: от запроса до отгрузки.
В любом подразделении каждый день мы сталкиваемся с задачами, которые важно решать, выстраивая поэтапно.
Во-первых, нужно четко определить точку А (где мы находимся сейчас и с какой проблемой столкнулись) и точку Б (что должно стать результатом работы).
Во-вторых, нужно определить шаги для достижения точки Б с назначением ответственных и указанием сроков.
В-третьих, важно проконтролировать выполнение каждого шага, а при необходимости скорректировать в установленные сроки.
И в-четвертых, нужно достичь результата. Без этого пункта все остальное неважно.
За 9 лет, годы моего профессионального роста, в «ЛЕД-Эффект» была выстроена практичная структура бизнес-процессов, успешно пройден этап федеральной программы «Производительность труда» и внедрены принципы бережливого производства, автоматизированы процессы от заявки покупателя до отгрузки, введена электронная система дистанционного обучения. В том, что компания вышла на новый качественный уровень, есть и мои заслуги.
К чему говорю о достижениях? Считаю, что путь каждого человека зависит от него самого. Я, например, начала систематизировать производственные процессы, проработав в компании уже 7 лет. Больно «ударялась» кучу раз, пока испытывала свои же бизнес-идеи. Проблем, от которых «штормило», можно было бы избежать, если бы сразу применили системный подход.
В книге я описала 12 шагов, следуя которым можно выстроить надежную рабочую систему бизнес-процессов в компании. Надеюсь, что мой профессиональный опыт и реальные истории на производстве помогут вам освоить принципы управления и найти точки роста в деле.
Глава 1. Зачем нужно описывать бизнес-процессы в компании?
Помните, как в детстве вы смотрели в калейдоскоп? С каждым поворотом цветные стеклышки складывались в причудливые узоры. Стоило немного покрутить трубку, как молниеносно появлялась новая картинка.
Согласитесь, что в калейдоскопе производства мозаика ситуаций иногда меняется так же быстро, как в детской игрушке. Хорошо, когда все «стеклышки» на местах и ничего не мешает круговороту ежедневных процессов. А теперь представьте, что рабочий не вышел на смену или сломался станок, или машина с комплектацией застряла на МКАД. Что тогда? Мозаика рассыплется и превратится в нескладную картинку.
По своему опыту могу сказать, что нерешаемых вопросов нет. Задача руководителя – выстроить дело так, чтобы при любом форс-мажоре мозаика собралась и заиграла красками.
Сотрудник не вышел на работу? Попробуем вызвать сменщика-коллегу. Не получилось? Согласуем переносы в выпуске готовой продукции, чтобы товар отгрузили в срок и клиенты не пострадали. Станок перестал работать? Организуем ремонт и пересмотр сменных заданий, чтобы важное и срочное было произведено в дополнительное время. Комплектация задержалась по дороге на завод? Найдем альтернативное решение по замене покупных деталей.
Мозаика – красивая картинка для сравнения. Образ, который говорит о многогранности процессов на производстве. Однако, если присмотреться к калейдоскопу мелких частиц, то можно увидеть упорядоченность. Это значит, что и любой процесс в компании можно выделить, описать и внедрить.
Что руководителю даст погружение в мозаику бизнес-процессов?
1. Позволит увидеть участие и ответственность каждого сотрудника при регулярных действиях.
2. Упорядочит работу каждого отдела и подразделения, определив их взаимосвязь и преемственность.