22 приема оптимизации бизнес-процессов
Шрифт:
Для примера сравните характеристики компьютеров, которые были 50 лет назад, и современных, а также ряда производственных помещений. Основываясь на том же принципе, многие банки и магазины перевели большую часть своих помещений в виртуальное пространство: интернет-магазин, интернет-банк, даже госструктуры открыли виртуальные приемные.
СТРЕМИМСЯ УМЕНЬШИТЬ ВСЕ ВИДЫ ЗАТРАТ, ПРИ ЭТОМ УВЕЛИЧИВАЯ КАЧСТВО РЕЗУЛЬТАТА.
2. Второй принцип основывается на ЗАКОНЕ ПЕРЕХОДА В НАДСИСТЕМУ, т. е. в процессе оптимизации бизнес-процесса мы стремимся избавиться от максимального количества функций, передав их в надсистему, при этом сохранив за собой возможность пользоваться результатами.
Так во многих устройствах клавиатура стала частью сенсорного экрана, а резку колбасы многие
3. Третий принцип заключается в законе ВЫТЕСНЕНИЯ ЧЕЛОВЕКА ИЗ СИСТЕМЫ, согласно которому по мере совершенствования процесса человек максимально вытесняется из него.
Далее принципы, сформулированные Викентьевым Игорем Леонардовичем, положенные в основу книги:
1. Человек – самое слабое звено бизнес-процесса и занимает там место только потому, что еще не может быть заменен машиной. Соответственно, его роль необходимо свести к минимуму с помощью машины или технологии.
2. Хорошая технологияснижает требование к исполнителю функции, а не повышает. Хорошая технология – это такая технология, которая позволяет выполнять процесс исполнителю среднего уровня как минимум на 3+.
3. Будущее бизнеса – это «надежная система из ненадежных элементов» – часть фразы, взятая в кавычки, принадлежит Джону фон Нейману.
ФСА
ФСА (Функционально-стоимостный анализ) разрабатывался в 1940-е годы независимо друг от друга американским инженером Майлзом Лоуренсом Делосом, а также советским инженером Соболевым Юрием Михайловичем, который в свою очередь называл данную разработку поэтапным анализом.
Одно из базовых понятий ФСА – «функция» (в нематематическом смысле слова). Так, есть функция узла, функция детали, функция этапа технологического процесса. Функция указывает назначение узла, детали, этапа техпроцесса, и ее обычно можно понять, ответив на вопрос: «Что делает узел/деталь/этап техпроцесса?». Одна и та же функция/цель, как правило, может быть достигнута различными средствами, и задача инженеров – выбрать наиболее оптимальное, в частности, наиболее дешевое. «Фундаментальным принципом стоимостного анализа является мысль о том, что начинать надо не с существующей цены каждой детали, а с рыночной стоимости каждой функции».
Дж. К. Джонс. Методы проектирования. М.: «Мир», 1986. С. 126–127.
VIKENT.RU
Фундаментальные принципы данного списка приемов, основанных на идее ФСА, следующие:
1. Ценностью является не сам процесс, а результат, который дает бизнес-процесс.
2. Для оптимизации бизнес-процесса, как и в случае анализа узла, процесс разделяется на ключевые этапы, с которыми производятся операции упрощения: вынос в надсистему, объединение с другими процессами, уменьшение стоимости и пр.
II. Матрица Бондаренко
Таблица приемов оптимизации бизнес-процессов по Бондаренко Д. А.
Действия по оптимизации бизнес-процессов
1. Вынесение в надсистему – то, что сделают другие за нас
Первым шагом оптимизации «застревающего» процесса является попытка «избавиться» от него вообще, но при этом сохранить результат на приемлемом уровне. В конечном счете вам нужна не уборка, а чистое помещение, не общение с Клиентом, а продажа, не перевозка груза, а результат получения груза Клиентом и проч. Вынесение в надсистему может быть бесплатным (идеально)
1.1. Бесплатное (беззатратное)
Готов бесплатно работать дегустатором шашлыка и коньяка. Возможны сверхурочные.
Готов ли кто-нибудь оказывать услугу бесплатно? Бесплатно, конечно, нет, но кто сказал, что платить за это будете вы? Так что для вас, при определенных условиях, это может оказаться действительно бесплатным. Это широко применяется при утилизации ценного мусора: макулатуры, металлолома, бытовой техники, которую можно разобрать на запчасти, отходы жизнедеятельности, которые могут стать удобрениями, и проч. А иногда на этом можно еще и заработать, в частности, если вы являетесь устроителем мероприятий и вам важно организовать места питания и отдыха ваших гостей. Думаю, найдется много специализированных фирм, желающих организовать питание и досуг для ваших Клиентов, от вас требуется четкосформулироватьтребование к исполнителю, т. е. составить грамотное ТЗ.
1. Для начала ответьте себе на вопросы:
Что получает исполнитель, если БЕСПЛАТНО оказывает вам услугу:
Он зарабатывает на утилизации ценных отходов.
Он зарабатывает на обслуживании Клиентов, которых получает благодаря вам.
Он получает бесплатную рекламу.
Он получает вашу лояльность как Клиента, беря на себя дополнительные обязательства, например, не только передать вам товар, но и доставить/упаковать/нарезать.
Удовлетворить другие свои потребности (в общении, в участии в большом деле и др., например, работая волонтером).
2. Составьте техническое задание (ТЗ) исполнителю.
3. Выберите исполнителя, с которым вы будете друг другу интересны.
4. Обсудите с ним ТЗ и внесите коррективы, затем заключите с ним договор.
БИЗНЕС-ИДЕЯ № 113
©С. В. Сычев, Система «ТРИЗ-ШАНС»; С. А. Фаер, В. Г. Сибиряков, 1993 г.
Источник: личный опыт консультирования.
ЗАДАЧА
Требуется принять в короткий срок очень большой поток населения для различных выплат (страховки, дивиденды по ваучерам, пенсии…). Но нет помещения, подходящего по размерам и по расположению. Арендовать – значит заплатить сумасшедшие деньги.
РЕШЕНИЕ
Зададимся вопросом: «Кто купит у нас “проблему”? Кому позарез нужен такой поток людей?». Ответ: «Например, такой поток людей всегда нужен в магазине».
Может быть, стоит договориться с заинтересованным магазином и организовать там выплаты? Нет, лучше так: объявление для магазинов: «Продается большущий поток людей с денежками».
Вы очень ценный Клиент и можете часть своих забот переложить на поставщика.
Один из наших Клиентов покупал много алюминиевого профиля для нужд своего предприятия. Он обратил внимание на то, что первую операцию «отрезки в необходимый ему размер» вполне можно было делегировать поставщику. Ранее поставщик продавал профиль стандартных одинаковых размеров. Соответственно, Клиенту приходилось не только выполнять операции отрезки в размер и обработки торцов, но у Клиента образовывался отход, за который он фактически переплачивал, а кроме того, образовывались и совсем даже не бесплатные операции по учету отходов, их хранению и последующей ликвидации.
Поэтому Клиент сгруппировал все свои типовые заказы и предложил поставщику, которому не хотелось терять крупного и постоянного Покупателя, поставлять профиль группами соответствующих размеров. Таким образом, он просто устранил у себя первые технологические операции, перестал «покупать отходы», а также устранил все бизнес-процессы, с этими отходами связанные.