50 Золотых Правил Управления Проектами
Шрифт:
ПРАВИЛО #05 – ИЗБЕГАЙТЕ СИТУАЦИИ, КОГДА ВАМ ДИКТУЮТ ДАТУ ОКОНЧАНИЯ И БЮДЖЕТ ПРОЕКТА
Когда начинается новый проект, первое, что просят сделать Проектного Менеджера – это назвать дату окончания и стоимость проекта. И очень часто спонсоры проекта сильно настаивают на том, ЧТО именно они хотят услышать от проектного менеджера. И вот здесь можно точно сказать, кто является хорошим Проектным Менеджером, а кто – плохим. Многие, обычно это неопытные Проектные Менеджеры, просто говорят “да” для того, чтобы понравиться или удовлетворить босса, думая, что они справятся с этим в течение действия проекта. Этого точно не следует делать. Вся польза наличия Проектного Менеджера в том, что он всё проверяет до старта проекта, чтобы начать его с реалистичными и достижимыми ожиданиями.
Те, кто решит пойти своим “быстрым
Пример проекта из реальной жизни: В одной розничной компании, где достаточно большой проект должен был быть закончен к строго установленному сроку, Проектный Менеджер Чак с самого начала всех предупреждал, что он будет очень тяжелым. Несмотря на это, его попросили справиться. Чтобы сделать это, нужно было привлечь дополнительные проектные ресурсы за дополнительные деньги, но это не было предусмотрено первоначальным бюджетом. В конце концов, проект был выполнен вовремя, но какой ценой: Проектная команда была вынуждена работать круглые сутки в течение месяцев, и качеством пришлось пренебречь. После окончания проекта пришлось начинать новый: исправление ошибок и проблем с качеством заняли не один месяц. Это доказывает, что иногда даже у Проектного Менеджера нет выбора. Но это должно быть исключением из правила, а не нормой. И когда Проектных Менеджеров заставляют идти “быстрым путем”, то всё, что они могут сделать, это смягчить удар на проект и команду.
II – ПРАВИЛА О ПЛАНИРОВАНИИ И УСТАНОВЛЕНИИ ПРЕДЕЛОВ
Эти правила помогут тебе убедиться, что тебе ясно то, ЧТО нужно достичь и КАК ты этого достигнешь. Мы увидим, как особые подходы и правила, адаптированные Оливером и другими Проектными Менеджерами, изменили ситуацию в этой сфере.
ПРАВИЛО #06 – НИКОГДА НЕ ПРЕДПОЛАГАЙ
“Предположение – мать всех проколов” (С англ. “Assumption is the mother of all fuck-ups”). Это прямолинейное выражение придумал не я – оно из известного фильма-боевика. Оно процитировано слово за словом, так как очень хорошо подходит для проектов и четко описывает, что случается с теми, кто относится к делу поверхностно и срезает дорогу. В самом деле, даже если Проектные Менеджеры не имеют волшебную палочку и не могут предсказывать будущее, то они в состоянии предугадывать и проверять как можно больше. Они не должны принимать что-либо как данность до тех пор, пока не заручились экспертным мнением и фамилией человека, который отвечает за данную тему. Ни один камень не должен остаться не перевёрнутым.
Они не должны оставлять ни единого зазора или сведений “для подтверждения” до того момента, пока не будут уверены, что все возможное сделано. Они должны убедиться, что используют реалистичные оценки и их не вовлекли в использование данных, которые не будут жизнеспособны. Более того, они не должны прятать голову в песок и полагать, что эти проблемы будут когда-нибудь в очень отдаленном будущем и вообще адресованы не им – даже если у них сейчас много задач для немедленного выполнения, слишком много неизвестных и “никогда раньше не делал”-задач. Путь простой – иметь четко именованного владельца для каждой и любой проектной задачи. Это снимет неопределённость и дыры в понимании того, кто чем должен заниматься.
Пример проекта из реальной жизни: В одной лидирующей туристической компании шел проект переезда в новое здание штаб-квартиры из 400 человек к определенной строго установленной дате. Этот проект успешно продвигался до того момента, пока в последнюю минуту не обнаружилась большая проблема. Проектный Менеджер Оливер и его команда обнаружила, что мощность кондиционирования нового здания недостаточна, чтобы удовлетворить нужды офиса. Кто-то сделал математические расчеты неверно, и все полагали, что об этом уже позаботились. Оказалось, что проблема
ПРАВИЛО #07 – ИМЕЙ ПЫТЛИВЫЙ И НАСТОЙЧИВЫЙ УМ
В ходе проекта тебе придется несколько раз встречать вещи, которые не выглядят правильными или ясными, и которые захочется пропустить – ведь многие люди хотят просто делать свою работу, а не вести раскопки. Это очень рискованно! До тех пор, пока Проектный Менеджер не поймет всё и почувствует себя комфортно в том, что ни одна деталь не пропущена, он не будет прекращать задавать вопросы, тестировать и анализировать положение дел. Иметь пытливый ум и быть параноидальным насчет всего, что может пойти не так, это значит гарантировать, что у случая осталось мало шансов. Не стесняйся спрашивать совета у третьих лиц, если экспертов в этой области знаний нет в твоей компании. Может быть, это повлечет дополнительные расходы, но это будет стоить того.
Делая работу второпях, ленясь, или боясь задавать вопросы, Проектный Менеджер непременно придет позднее к эффекту обратной вспышки. Поэтому, когда бы ни наступила неясность в чем-либо – не стесняйся спрашивать. Более того, если люди сдаются оттого, что не могут найти решение проблемы, то именно Проектный Менеджер должен содействовать и способствовать команде проекта, пока решение не будет найдено. Как никто больше в команде, Проектный менеджер должен думать и анализировать для постоянного продвижения вперед. Найди правильный баланс, и требуй достижения нужного уровня детализации.
Пример проекта из реальной жизни: На старте важного проекта аутсорсинга команда переговорщиков компании-разработчика онлайн-игр предоставляла очень мало информации Саре, назначенной Проектным Менеджером. Недостаток коммуникации и совместной работы вызвал у нее тревогу. Хотя её уверяли, что всё под контролем, она продолжала задавать вопросы о специфичной части проекта до тех пора, пока кто-то не предоставил ей четкий ответ. Как выяснилось, она тревожилась не впустую. Провайдер аутсорсинга полагал, что команда переговорщиков клиента выполнит эту часть проекта, а клиент полагал, что это сделает вендор. Спасибо вендору: он смог выработать промежуточное решение до момента, пока клиент не предоставил и установил свое решение. Если бы Сара не настаивала на получении чёткого ответа, проблема бы проявилась спустя недели, подвергая опасности весь проект. Настойчивое поведение и подход Сары реально помогли проекту.
ПРАВИЛО #08 – БУДЬ ГУБКОЙ И НЕ ПРОПУСКАЙ НИЧЕГО
Быть Великим Проектным Менеджером – значит быть в курсе всего. Кто-то пробормотал что-то связанное с твоим проектом – запиши это и не отпускай, пока ты полностью не проверишь и оценишь эту информацию. То, что может сначала показаться наименее важной, полностью сторонней или незначительной деталью, может обернуться существенной проблемой. Не будет ничего хорошего, если ты наткнешься на вопрос и получишь ответ, что этим можно пренебречь, если только ты не проявишь должное усердие. Сначала твоя проектная команда будет думать, что ты слишком стараешься и создаешь много дополнительной работы просто так. Но вскоре, делая предположения в спорах и подтверждениях, твоя проектная команда будет на это обращать внимание, особенно если они смогут показать свои знания или доказать свою точку зрения. Цель здесь – не выработать самый наилучший план, а прийти к наиболее подходящему. Особенно тщательно нужно придерживаться этого правила, если твой проект включает авторские права, креативные решения, интеллектуальную собственность, патенты, права собственности на данные или исследования. Если пропустить крошечную деталь, то можно взорвать твой проект, компанию или клиента. Поэтому не надо делать фальшивую экономию на таких деталях, а прикладывать необходимое количество усилий для гарантии того, что ничего не упущено.