Антистресс-тренинг
Шрифт:
Делаем четыре.
Теперь, конкретизировав свои устремления, т. е. определив ЧТО, решаем КАК этого достичь.
Рисуем таблицу, состоящую из трех колонок. Но заполняем ее как в арабской традиции правописания, т. е. справа налево.
И ее третья, правая колонка называется «Чего я хочу достичь». Заполняете ее, вписывая конкретно сформулированные,
Затем переходим к самой первой, левой колонке. Ее нужно назвать «Что есть». Напишите в ней, что есть у вас в наличии, какие ресурсы присутствуют в вашем персональном арсенале для достижения нужной цели, включив:
• личные качества;
• профессиональные навыки;
• опыт работы;
• контакты (которые могут помочь в реализации намеченного);
• другие ресурсы.
И теперь соединяем первую и третью колонки таблицы средней колонкой, которую называем «Что нужно сделать». В этой колонке распишите, какие конкретные шаги вы предпримете для достижения соответствующей цели. У вас должна получиться такая таблица:
2. Планирование.
Планирование – это подготовка к реализации намеченных целей, это структурирование, упорядочивание времени.
Планирование может осуществляться на год, на месяц, на неделю, на день или на другой период времени. Планировать можно долгосрочные и краткосрочные цели. Наиболее практичным и удобным является планирование каждого дня.
Есть «золотое» правило резервирования планируемого времени, которое гарантирует вам защиту от неожиданных незапланированных обстоятельств:
60 % рабочего времени охватываются планом и 40 % резервируются для неожиданных, незапланированных дел.
Конечно, эти цифры могут варьировать. Но важно при планировании всегда оставлять некоторое количество времени для успешного преодоления различных непредсказуемых ситуаций.
Проводить планирование предстоящего дня необходимо накануне вечером. Алгоритм планирования дня выглядит следующим образом:
1. Составление задач. Все задачи необходимо записать, включив:
а) текущие актуальные задачи;
б) задачи из недельного, месячного или годового плана;
в) невыполненные накануне задачи;
г) время для восстановления и отдыха.
2. Оценка времени, необходимого для выполнения каждой задачи. (напротив каждой задачи указывается предположительно затрачиваемое время), т. е. определение сроков решения каждой поставленной задачи.
3. Распределение задач в течение дня с учетом резервирования, правила Парето, приоритетов.
4. Запись в ежедневник. А именно:
! вначале составляете список всех задач на следующий день;
! затем определяете предполагаемые затраты времени для выполнения каждой задачи;
! далее оцениваете каждую задачу по срочности и важности (и именно этому посвящен следующий шаг).
3. Принятие решений.
Этот шаг включает рациональное ранжирование поставленных задач. Собственно сама
По приоритетности задачи могут быть:
1 – срочные и важные. Их необходимо выполнять без промедления. «Их делаю сам в первую очередь».
2 – важные, но несрочные. «Их делаю сам, но позднее». Необходимо установить сроки выполнения этого типа задач.
3 – срочные, но менее важные. Сюда входят задачи, подлежащие делегированию. «Их перепоручаю».
4 – задачи, которые отправляются в «корзину». Не срочные и не важные. Для задач этого типа составляется отдельный список и решается необходимость их выполнения вообще. Если ответ утвердительный, то определяются сроки либо решается вопрос об их перепоручении.
Правило Парето
При структурировании задач в плане необходимо учитывать правило Вильфредо Парето. Этот итальянец, будучи экономистом, не только считал все, что можно сосчитать, но и выводил полезные закономерности. Правило, названное его именем, гласит, что:
За 20 % расходуемого времени достигается 80 % результата, или 80 % работы выполняется за 20 % рабочего времени, или 20 % затрат обеспечивают 80 % конечного результата.
Отсюда вывод: прежде всего следует выполнять наиболее приоритетные, ответственные задачи, которые обеспечивают достижение поставленных целей и требуют значительных затрат времени и сил.
Кроме того, зная пики своей индивидуальной активности, можно планировать значимые дела именно на этот период времени.
Категоризация ABC
Каждую задачу можно оценить по категориям значимости, т. е. категоризировать.
Категория А. Важнейшие задачи. Им необходимо уделить не менее 15 % времени от всего количества задач и дел. Их удельный вес в достижении цели – 65 %.
Категория В. Важные. Уделить 20 % от всего времени. Значимость для достижения цели составляет около 20 %.
Категория С. Менее важные и несрочные. Приблизительно это 65 % от общего числа задач. Занимают 15 % в значимости для достижения цели.
Перепоручение, или делегирование
После того как мы определились с тем, какие же все-таки задачи подлежат делегированию, ненадолго обратимся снова к этому механизму управления временем.
Есть лаконичное определение эффективного делегирования. Оно гласит: «Правильное делегирование – это решение, что не будет делегировано». И чтобы эта процедура действительно была конструктивной, упомянем, что делегируется только исполнительская ответственность и не делегируется управленческая ответственность.