Большая книга директора по персоналу

Рудавина Елена Роленовна

Внеофисное архивное хранение документов позволяет экономить на дорогих офисных площадях, на многочисленном оборудовании, необходимом для организации архива, на обучении и оплате дополнительных сотрудников.

И последнее напутствие к тем, кто работает в старых компаниях, имеющих давний архив и обширную историю. В стране нарастает интерес граждан к поиску своих генеалогических корней. И в поисках информации эти граждане часто обращаются с запросами в архивы организаций. Коллеги, проявляйте милосердие, не отмахивайтесь от подобных запросов. А проявляя милосердие, помните о нормах «Закона о персональных данных». Как ни удивительно, но данные человека, чьи кости истлели и остались лишь архивные следы, не перестали быть персональными.

2.9. «Нажми кнопку – получишь результат»: информационные системы по кадровому учету и пути их интеграции в единую информационную

систему компании

Техника дойдет до такого совершенства, что человек сможет обойтись без себя.

Станислав Ежи Лец

В процессе роста компании возникает необходимость внедрения управленческого учета и, как следствие, потребность в ведении рекомендованного документооборота, который, в свою очередь, вызывает необходимость автоматизации процессов обработки документов. Стоимость информационных программ, поддерживающих управленческий учет на должном уровне, может достигать нескольких сотен тысяч долларов. После внедрения таких систем возникает необходимость их технической поддержки, что тоже требует привлечения дополнительных материальных и финансовых ресурсов. В крупных российских компаниях документооборотом и информационным обеспечением занимаются порой целые департаменты.

В целесообразности использования современных программных продуктов в системе кадрового менеджмента, мы думаем, никого убеждать не надо.

Существует несколько объективных причин обоснованности внедрения информационных систем и блоков управления персоналом. Давайте рассмотрим некоторые из них:

1) уменьшение объема документации, нуждающейся в ручной обработке;

2) оперативное предоставление руководству организации информации, необходимой для принятия решений;

3) эффективное управление человеческими ресурсами в любой компании имеет стратегическое значение, соответственно с помощью информационных систем проще и легче заниматься стратегическим планированием, анализом и прогнозированием.

Область применения информационных систем достаточно обширна. Основными аспектами использования автоматизированных систем являются:

1) анализ и планирование персонала;

2) организационные структуры;

3) анализ и планирование обучения работников;

4) работа с кадровым резервом;

5) кадровый учет;

6) заработная плата и начисления;

7) кадровая статистика и делопроизводство.

В настоящий момент на рынке существуют два типа информационных систем.

К первому типу относятся информационные системы, предназначенные для отделов кадров и настроенные непосредственно на документооборот и кадровое делопроизводство. К таким системам относятся «АиТ», «1C», «Парус», «Галактика», «Радость кадровика». Они относительно просты в использовании и без особых доработок интегрируются в аналогичные бухгалтерские и логистические программы.

Ко второму типу относятся более продвинутые системы, включающие в себя блоки управления персоналом различной степени сложности. В таких системах присутствуют блоки по организационной структуре, оценке персонала, обучению, работе с кадровым резервом. Примером такой системы является «Босс-Кадровик», имеющий возможность интеграции в зарубежные И С типа «Oracle» или «Axapta». Западные информационные системы также оснащаются модулями по управлению персоналом, но из-за разницы в законодательстве требуют значительной доработки. Особое место занимают серьезные разработки систем по дистанционному обучению. Они предназначены для оснащения корпоративных университетов, требуют очень серьезной подготовительной работы, сложны во внедрении. Но и отдача от таких систем внушительная. Они позволяют стандартизировать необходимое обучение в крупной компании по основным специальностям и значительно сэкономить бюджет на обучение.

Выбор информационной системы по управлению персоналом является обычно задачей для IT-службы и определяется требованиями, предъявляемыми финансовой службой к учетной политике организации. Служба персонала может в данной ситуации лишь поучаствовать в составлении технического задания в соответствии со своими текущими и перспективными потребностями.

2.10. «Заграница нам поможет!»: как работать с иностранными гражданами на территории РФ

Что русскому здорово, то немцу смерть.

Русская поговорка

Едва ли сегодня кто-то станет оспаривать факт, что Россия весьма

привлекательна для иностранных граждан как место приложения трудового энтузиазма. И речь идет отнюдь не только о несчастных гастарбайтерах, к которым у нас принято относить граждан, прибывших к нам на «черную работу» из бывших республик покойного СССР. В Россию с большим удовольствием едут квалифицированные специалисты из развитых стран – те, кого мы уважительно именуем экспатами. Но для нашего родного законодательства и гастарбайтеры, и экспаты – это иностранные граждане, прибывшие к нам работать. А потому наше законодательство усердно работает над собой с целью урегулирования этого процесса. В связи с этим многих работодателей в настоящее время интересуют вопросы трудоустройства и нахождения в Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства. Особенностью правовых отношений с указанной категорией работников являются предъявляемые законодательством повышенные требования, связанные с наличием у сторон трудовых отношений специальных разрешительных документов и возложением на работодателя обязанностей по контролю над пребыванием работника в Российской Федерации. Директор по персоналу первым сталкивается с проблемами, связанными с иностранными работниками. Сегодня без привлечения дешевой иностранной рабочей силы многие отрасли российской экономики могут просто остановиться. По-прежнему сильным среди работодателей остается предубеждение, что с привлечением иностранных работников возникает огромное количество неприятностей с контролирующими органами. Однако, несмотря на значительные сложности с оформлением иностранцев на работу, при правильном и взвешенном подходе и аккуратном оформлении документов вы приобретаете работников, заработная плата которых в два раза ниже, чем при привлечении местных кадров. В некоторых случаях это оправдывает все понесенные расходы. Наша задача в этой части книги – помочь коллегам с преодолением препятствий и «подводных камней», связанных с оформлением иностранцев на работу и последующими трудовыми отношениями с ними.

Не нужно забывать, что на протяжении многих веков в истории государства Российского иностранцы играли порой не самые последние роли. Попробуем немного абстрагироваться от персонажей с лопатами во дворе и фруктами на рынке и вспомним о том, что освоением Поволжья мы во многом обязаны немцам, Берингов пролив открыл датчанин с одноименной фамилией, а московский Кремль последнего проекта создавался итальянским архитектором. Кстати, подмосковный город Фрязино обязан своим названием итальянцам, которых так и звали на Руси. В современной действительности, вероятно, не найдется такого блюстителя порядка, который попросил бы документ о регистрации у главного тренера сборной России по футболу или у южноамериканских футболистов, играющих за наши футбольные клубы. Директорами некоторых нефтяных компаний, работающих в России, тоже являются иностранцы, и по логике они стоят в одной очереди со всеми остальными приезжими. Поэтому попробуем относиться ко всем иностранцам немного терпимее, это тем более проще, если представить, что при их отсутствии мы с вами быстро зарастем грязью и мусором, не считая того, что мы снова рискуем забыть о лидерстве в мировом футболе.

Современные реалии говорят о том, что можно попробовать и без иностранцев. Например, в соседней Белоруссии уборкой улиц занимаются студенты и весь рынок труда в целом направлен на то, чтобы максимально загрузить работой собственные кадры.

Решать, в любом случае, нам, поэтому давайте разберемся, как правильно это делать, и будем стараться рассмотреть все аспекты работы с иностранцами.

Итак, в настоящее время привлечение на территорию России иностранной рабочей силы регулируется Федеральным законом от 25.07.02 № 115-ФЗ (с изм. 15.01.07) «О правовом положении иностранных граждан в РФ» и Федеральным законом от 15.08.96 № 114-ФЗ «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию», а также рядом подзаконных актов. Порядок пребывания иностранцев и лиц без гражданства в России регулируется Федеральным законом от 18.07.06 № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в РФ».

Для добросовестного исполнения установленных обязанностей при трудоустройстве иностранца нам в первую очередь необходимо определить правовой статус иностранного гражданина или лица без гражданства и знать, какие документы должны иметь легально находящиеся в России иностранные граждане и лица без гражданства. Применительно к трудоустройству закон не содержит существенных правовых различий между иностранными гражданами и лицами без гражданства. С точки зрения процедуры трудоустройства иностранные граждане делятся на три группы.