Бухгалтерский учет в торговле
Шрифт:
Чаще всего договор поставки заключается на год с возможностью последующей пролонгации, т. е. его заключение ведет к возникновению долгосрочных отношений.
Обязательными атрибутами заключаемого договора являются:
1) место и дата его заключения;
2) наименование сторон, заключающих договор;
3) фамилия, имя, отчество и должность лица, заключающего договор от имени каждой из сторон, а также наименование документа, на основании которого это лицо имеет право на заключение договора от имени предприятия (Устав организации, доверенность);
4) собственно предмет договора;
5) порядок, способы и сроки расчетов по договору;
6) сроки действия договора.
Договор должен быть скреплен собственноручными подписями лиц, заключивших договор от лица своих организаций, и заверен печатями обеих сторон.
Договор может (и
Торговым организациям и индивидуальным предпринимателям, специализирующимся на розничной торговле товарами, имеющими ограниченный срок годности, мы рекомендуем в договорах поставки оговаривать также минимальный уровень срока годности товара (например, срок годности товара должен на момент поставки составлять не менее 85 %).
В целом, в договоре поставки может быть затронут очень широкий круг вопросов, и чем полнее и точнее будут изложены условия договора, тем меньше шансов на возникновение споров по этим вопросам в дальнейшем.
Как же поступать торговым организациям, заключающим договоры с иногородними поставщиками, в случае, если выезд доверенного лица одной из сторон для заключения договора на месте невозможен? Ждать, пока договоры с подписями и печатями дойдут по почте (а это на данный момент единственный способ получить оригинал документа без выезда на место) долго и неэффективно. Можно использовать следующий способ. Непосредственно в условия договора следует включить пункт о том, что договор и все документы, являющиеся его неотъемлемой частью (дополнительные соглашения, спецификации, перечни товаров и т. д.) действительны в виде отправлений по факсу до момента получения оригинала документа. Затем экземпляр договора с подписью и печатью отправляется по факсу другой стороне и возвращается также по факсу с ее подписью и печатью. Таким образом, у организации будет документ, позволяющий ей действовать в рамках данного договора до тех пор, пока по почте или другим способом не будет получен оригинал. Однако такой вариант можно предложить лишь как временную меру, и злоупотреблять им не стоит.
Документами, дополняющими договор поставки и являющимися его неотъемлемой частью, могут служить соглашения об изменении условий договора (в этом случае нет необходимости перезаключать договор, если изменяется лишь часть условий поставки и обе стороны согласны с этими изменениями); протокол разногласий; документы, определяющие количество, цену, ассортимент и другие требования, предъявляемые к поставляемому товару (это особенно актуально при заключении долгосрочных договоров с поставкой товара партиями) и т. д.
В этом пункте были приведены общие сведения о цели и значении такого документа, как договор поставки. Однако еще раз следует подчеркнуть, что для каждой торговой организации и даже для различных контрагентов в одной и той же фирме, условия договоров могут заметно отличаться, в зависимости от конкретных условий хозяйственной деятельности предприятия или индивидуального предпринимателя.
2.5. Учет расчетов с поставщиками и покупателями
Любая торговая организация, даже самая небольшая, ведет учет расчетов с поставщиками и покупателями. Расчет с покупателями ведется и в случае оптовой торговли (безналичный расчет) и в случае розничной (наличный расчет через кассу). Что касается расчетов с поставщиками, следует иметь в виду, что, кроме поставок товара, без чего, естественно, не обойтись ни оптовому, ни розничному торговому предприятию, существует и ряд поставок, не имеющих отношения непосредственно к товару. Это и оказание (поставка) разнообразных услуг, в числе которых, например, коммунальные платежи и приобретение оборудования и других материальных ценностей, предназначенных не для продажи, а для обеспечения деятельности предприятия.
Для учета расчетов с покупателями используется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Он предполагает ведение аналитического учета по каждому счету, предъявленному покупателем, а при наличии расчетов по плановым платежам – по каждому покупателю. План счетов бухгалтерского учета предлагает вести аналитический учет расчетов с покупателями таким образом, чтобы обеспечивать возможность получения наиболее полных данных по «…покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям
В то же время торговое предприятие, занимающееся оптовой или оптово-розничной торговлей, должно будет вести аналитический учет по счету «Расчеты с покупателями и заказчиками» уже в разрезе каждого контрагента, а также в разрезе каждого договора, если с одним и тем же покупателем заключено несколько договоров, предполагающих разные условия поставки, ассортимент товара и т. д. Нередко торговые организации, занимающиеся преимущественно розничной торговлей, но продающие товар в рассрочку (в кредит без привлечения банков и других кредитных организаций) либо по предварительным заказам, сталкиваются с проблемой отслеживания платежей по каждому покупателю, с которым заключен договор купли-продажи подобного рода. Это относится, например, к предприятиям, осуществляющим торговлю бытовой техникой, мебелью и т. д. Например, покупатель делает заказ на мебельный гарнитур, который будет выполнен лишь через несколько дней из-за необходимости доставить товар из другого города, и делает первоначальный взнос (аванс) за товар, на который сделан заказ. В этом случае имеет смысл вести аналитический учет, во-первых, по конкретному покупателю, несмотря на то, что он является частным лицом, и, во-вторых, по авансам полученным. Конечно, ведение аналитического учета на первый взгляд является более трудоемким, но в дальнейшем именно оно облегчает ведение учета по счету 62 в целом. Подобный аналитический учет помогает также отследить движение товара, поступление денежных средств, а при необходимости и выявить задолженность конкретного покупателя в случае неоплаты или неполной оплаты товара. Это, кстати, и один из способов борьбы с хищениями, особенно если каждая продажа такого рода «привязана» и к определенному продавцу (менеджеру, иному материально ответственному лицу, отвечающему за выполнение заказа).
При расчетах с поставщиками и подрядчиками осуществляются следующие операции: По дебету счета 60:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», Кредит счета 50 «Касса», (51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках») – возвращены организации излишне уплаченные покупателем денежные средства;
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», Кредит счета 50 «Касса» (51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета») – возвращен аванс, ранее полученный от покупателя;
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», Кредит 57 «Переводы в пути» – покупатель получил почтовый перевод;
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – сумма ранее полученного аванса зачтена в счет погашения задолженности покупателя;
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – произведен зачет встречных однородных требований; Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», Кредит счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты» субсчет 2 «Расчеты по текущим операциям» – головное отделение организации получило средства от покупателя продукции, проданной филиалом, выделенным на отдельный баланс (в учете головного отделения организации);