Деловое письмо
Шрифт:
1. Такова основная идея нашего делового предложения….
2. Вы можете получить от нашего представителя всю интересующую Вас дополнительную и справочную информацию о….
3. Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес….
И, наконец, для стилистического оформления заключительной части текста делового письма предлагаются следующие стандартные формулировки:
1. Мы будем рады узнать Ваше мнение
2. Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз обратить Ваше внимание на финансовый аспект высказанного предложения….
3. Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения….
Коротко остановимся на особенностях оформления деловых писем. Отметим прежде всего, что для оформления деловых писем используются или бланки предприятия установленного образца, или листы писчей бумаги (последние чаще применяются для частных деловых писем.
Для оформления деловых писем, объем текста которых превышает размеры бланка (листа) формата А4, могут применяться листы для продолжения делового письма, содержащие, как правило, в верхнем колонтитуле название предприятия и краткий пояснительный текст, например: “Лист для продолжения письма.
При использовании листов для продолжения содержание делового письма следует располагать таким образом, чтобы на заключительный лист попадало по меньшей мере 4 строки основного текста, а также следующие за ней стандартные служебные части содержания (подпись, отметка о примечании и т. п.).
Текст делового письма печатается черным цветом на одной стороне писчей бумаги белого цвета формата А4 или близкого к нему с размером шрифта высотой не менее 2 мм для строчных литер, через полтора интервала, строчными буквами (кроме заглавных и аббревиатур в соответствии с правилами грамматики).
Отпечатки всех знаков должны иметь равномерную насыщенность и визуально резкие края. Обнаруженные опечатки, описки и иные неточности допускается исправлять рукописным способом, но без повреждения листов, помарок и следов неполного удаления прежнего текста.
Опечатки, обнаруженные в окончательно оформленном варианте делового письма, допускается закрашивать с помощью “штриха” с последующим написанием окончательного варианта фрагмента текста печатными буквами ручкой соответствующего цвета.
При оформлении деловых писем, кроме того, допускается использование приемов компьютерной верстки, улучшающих восприятие содержания, в том числе:
а) выделение наиболее важных в смысловом отношении фрагментов текста подчеркиванием;
б) выделение наименований руководящих документов, упоминаемых в тексте, полужирным шрифтом;
в) выделение вводных слов разделов текста, фамилий упоминаемых по тексту лиц прописными буквами (иногда – в сочетании с разрядкой);
г) выделение ключевых слов, терминов, формулировок выводов и предложений курсивом.
Обязательными реквизитами делового письма являются:
• 01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
• 02 – эмблема или 03 – товарный знак (знак обслуживания);
• 05 – наименование организации – автора документа;
• 06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
• 07 – наименование должности лица – автора документа;
• 08 – справочные данные об организации;
• 10 – дата документа;
• 11 – регистрационный номер документа;
• 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
• 15 – адресат;
• 17 – заголовок к тексту.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются деловые письма. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.
Для изготовления бланков документов применяется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5(148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.
Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Для поддержки высоких стандартов особенно удобно использовать электронные бланки и шаблоны. В новом стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016 они поставлены на один уровень с бумажными:
– бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;
– бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации;