Деловой имидж
Шрифт:
Также вам стоит постараться «разговорить» участников совещания. При этом употребляйте поощрительные выражения и акцентируйте внимание на положительных сторонах:
«Очень хорошо, что вы затронули именно этот вопрос...»; «Господин X очень точно заметил, что...»; «Высказанное вами предложение очень ценно, мы все должны его обсудить...»
Как вы уже, наверное, поняли, от председателя зависит очень многое, практически весь заведомый процент эффективности совещания. Председатель
Конечно, идеальных председателей нет в природе, но стремиться к тому, чтобы ваши совещания приносили максимум пользы и минимум вреда непременно стоит. Поэтому, если вас избрали председателем, вы должны реально осознавать свои возможности и понимать, почему выбрали именно вас.
Если вашу кандидатуру выдвинули коллеги, то вы вполне можете рассчитывать на их поддержку. Если вы руководите отделом, то вполне закономерно, что именно вас и выдвинут на роль председателя, поскольку вы – «босс», но это вовсе не означает, что вам автоматически удастся провести совещание на высоком профессиональном уровне.
Возможно, что председателем вы стали благодаря своей известной приверженности идее, а быть может, стали им просто потому, что никто другой не захотел взваливать на себя эту ношу. В любом случае, вам следует сопоставлять уже известные причины вашего назначения с теми, что вам еще предстоит узнать. Если первые и вторые будут кардинально расходиться, задумайтесь – а не покинуть ли кресло председателя?
Сама подготовка председателя к совещанию немногим отличается от подготовки рядового сотрудника. Следует внимательно и детально ознакомиться с повесткой дня и сопроводительными документами, четко сформулировать цели и наметить несколько вариантов окончательного решения, если, конечно, это возможно.
Также следует ознакомиться с участниками, можно это сделать в заочной форме или, прочитав резюме, продумать возможную реакцию, обозначив области затруднений и постаравшись их избежать. Четко знать правила и процедуры проведения совещаний и проследить за их выполнением со стороны участников. После совещания корректно и компетентно подвести итоги и согласовать с ожидаемыми результатами.
Хороший председатель обладает лояльностью и отзывчивостью «на нужды народа», поэтому, в случае, если возникает непредвиденная ситуация, которая требует более полного обсуждения, не стоит строго придерживаться повестки дня. В такой ситуации разумнее дать людям возможность высказаться.
После совещания следует подытожить результаты принятых решений. Еще одно небольшое замечание. Всем известна фраза: «Все свободны. А вас, Штирлиц, я попрошу остаться».
Поэтому мы хотели бы предостеречь вас от подобных высказываний, ведь наверняка вы прекрасно понимаете и сами, что это некорректно по отношению к остальным участникам совещания и может только породить ненужные толки в коллективе. Если у вас действительно возникла необходимость проконсультироваться с каким-то человеком, сделайте это до совещания, через некоторое время после него или вообще назначьте отдельную дату.
Вот, пожалуй, и все. Напоследок мы хотим напомнить вам о достоинствах и недостатках совещаний вообще.
В частности, к недостаткам можно отнести время, потраченное на совещание, так как оно отнято у основного рабочего времени. Совещания, на которых присутствует большая часть сотрудников, тоже в конечном итоге обходятся организации дороже принятых решений. Как правило, совещания ослабляют индивидуальную ответственность и инициативу. Затянутость в принятии решения, особенно если требуется консенсус, несвоевременная реакция, которая ведет к упущению благоприятных возможностей, – все это возможные минусы плохо спланированных и неумело проведенных совещаний.
Однако у любого совещания есть и положительные стороны. Например, благодаря учету разных точек зрения повышается качество принимаемых решений. У рядовых сотрудников возникает ощущение причастности к принятию решений и их реализации, развиваются навыки общения, ведения переговоров и повышается удовлетворение от работы. К тому же проведение совещаний способствует формированию демократического стиля управления.
Заключение
На этой ноте мы хотели бы закончить наш увлекательный разговор про деловой мир. Теперь вы знаете о нем практически все. Конечно, мы не открыли для вас Америки, рассказывая о том, что на совещании нужно обязательно быть в деловой, а не в спортивном костюме или что волосы должны быть аккуратно уложены. Это вы все знаете и без нас. Зато уверены, что информация о том, как готовиться к публичному выступлению, чтобы аудитория вас внимательно слушала, а не зевала от скуки, или какие бывают совещания и чем они отличаются друг от друга, для многих будет не просто интересна, но и полезна. Так как при освоении и покорении делового мира без этих знаний вам не обойтись. Умение правильно сформулировать свои мысли, а главное, в доступной форме донести их до аудитории – одно из основных качеств делового человека. Так что учитесь и не останавливайтесь на достигнутом, только так и никак иначе вы сможете добиться в жизни высокого положения. Желаем вам удачи!