Эффективное делопроизводство
Шрифт:
Бывает, что операция проверки орфографии выявляет тотальную ошибочность текста – все слова подчеркиваются красным. В этом случае Word неверно выбрал язык, то есть наверняка вы не установили нужный язык словаря и с точки зрения, например, английского текст на русском оказывается полностью ошибочным. Исправляется это просто: в группе Правописание вкладки Рецензирование нажмите кнопку Выбрать язык и в появившемся окне Язык выберите язык, на котором напечатан документ. Не забывайте выделять весь текст перед назначением языка проверки правописания.
Средства проверки правописания стараются правильно расставить переносы (когда часть слова переносится на следующую строку), позволяют перевести слово на другой язык, а также помогают подобрать
Рис. 12.17. Подбор синонима
Скрытые знаки
Обычно страница текста в окне Word выглядит так же, как и на печати: буквы, цифры, пробелы, знаки препинания. Однако если в группе Абзац вкладки Главная нажать кнопку
или сочетание клавиш Ctrl+*, то вид текста значительно изменится: появятся знаки, вроде бы только усложняющие восприятие текста (рис. 12.18). Эти знаки обозначают, как Word форматирует текст: сколько пробелов между словами, где установлен конец абзаца, как образован отступ (так называемая красная строка).
Рис. 12.18. Режим отображения знаков форматирования
В видеоролике «Урок 12.7. Скрытые знаки» показано, как отобразить скрытые знаки и устранить не замеченные ранее недостатки текста в редакторе Word 2007.
Отображение служебных знаков дает возможность правильного представления текста. На глаз нельзя определить, сколько раз вы нажали клавишу пробела, как сформировали отступ в начале строки или выровняли по центру заголовок (что делается пробелами, табуляцией или операцией выравнивания). Вроде бы это не так важно, но при редактировании текста могут обнаружиться ошибки, исправить которые практически невозможно, и текст придется набирать заново. Проявление служебных символов позволяет избежать таких неприятностей. Вы сразу видите, что заголовок получился не точно по центру не потому, что вы ввели слишком много или недостаточно пробелов или лишний раз нажимали клавишу Tab, а из-за того, что выровненный по центру заголовок как первая строка абзаца получил по умолчанию отступ.
При работе с ответственным текстом, прежде чем распечатывать его или отдавать в дальнейшую обработку, просмотрите его со всеми знаками форматирования и устраните ошибки. Профессионалы вообще предпочитают работать именно в таком режиме постоянно. Кстати, скрытые знаки не отображаются в распечатанном на принтере документе.
Особые возможности открываются при автоматической обработке больших массивов текста. Зная, как форматируется текст в Word, вы сможете намного упростить свою работу.
Дополнительные возможности замены
Контекстный поиск и замена – важные возможности автоматизации обработки текста. Заменить одновременно во всем тексте фразу, слово, отдельные знаки, имя, адрес и другие фрагменты – это самое простое, что можно сделать.
Более сложный пример – обработка некорректно набранного текста. У некоторых (обычно у профессионалов
На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите треугольник и в появившемся меню выберите пункт Заменить. На экране появляется окно Найти и заменить (рис. 12.19).
Рис. 12.19. Окно Найти и заменить
В видеоролике «Урок 12.8. Дополнительные возможности замены» продемонстрированы дополнительные возможности замены в текстовом редакторе Word 2007.
В поле Найти появившегося окна введите сочетание ^p, а в поле Заменить на введите один пробел, чтобы последнее слово одной строки не сливалось с первым последующей. После этого нажмите кнопку Заменить все. Получится сплошной массив текста без принудительной разбивки на строки. Остается логически разделить текст на абзацы.
Таким же образом можно заменить и другие текстовые выражения во всем документе. Например, при формировании договора можно использовать договор, созданный ранее, но с другими реквизитами сторон: в поле поиска введите название организации, фигурирующее в текущем договоре, а в поле Заменить на – название организации, для которой готовится новый договор. В результате такой замены название одной организации будет заменено другим названием, что особенно удобно, если документ объемный.
Можно пойти дальше и сохранить разбиение на абзацы из исходного текста, правда, только в том случае, если в исходном тексте каждый абзац был выделен однотипно, например двумя знаками перевода каретки или несколькими пробелами. Допустим, в исходном тексте, где ошибочно принято разбиение на строки знаками перевода каретки, начало каждого логического абзаца выделено двумя переводами каретки подряд. На листе это выглядит как пропущенная строка. Для автоматического форматирования сначала замените такие двойные абзацы чем-нибудь служебным, не встречающимся в тексте, например двумя знаками «собаки» (@@). Затем описанным выше способом устраните лишние концы строк, а потом выполните обратную контекстную замену использованных символов (@@) на знак абзаца.
Нажав кнопку Больше в нижней части окна Найти и заменить, вы откроете дополнительные настройки. С их помощью можно искать слова с учетом регистра (например, при поиске Word слово WORD будет игнорироваться), только указанное слово целиком (или все слова, где встречается введенное сочетание символов), выбирать направление поиска (вверх или вниз по документу) и многое другое.
Использование полей
Поля в Word – это не только пустое пространство, отделяющее текст от края страницы. Существуют так называемые активные поля – особые участки, содержащие изменяемую информацию. Поля существенно упрощают работу, а иногда и выполняют операции, без них невозможные.
Например, вам нужно зафиксировать на странице данные о файле, его размере и дате изменения, количестве символов или слов в тексте. Все это – изменяемые данные, которые бессмысленно вводить вручную, поэтому используйте поля. Щелкните кнопкой мыши в том месте текста, где должна располагаться необходимая переменная информация. Например, в последней строке текста после слов «Параметры файла» можно сохранить информацию о документе. В группе Текст вкладки Вставка нажмите кнопку Экспресс-блоки и в появившемся меню выполните команду Поле. Откроется окно Поле (рис. 12.20).