Факсимильная связь в Windows
Шрифт:
При написании книги автор отказался от ряда элементов, принятых в оформлении изданий за рубежом. К ним относятся указания так называемых "горячих клавиш" (Hot keys) и иных сокращений, с помощью которых пользователь может ускорить свою работу. Возможно, при регулярной работе с какой-либо прикладной программой "горячие клавиши" и способствуют повышению скорости работы, но графический интерфейс Windows все же рассчитан на использование мыши как более эффективного метода управления.
Глава 1
Факсимильная связь: факс-модемы и факс-машины
Мы уже говорили во Введении о том, что сегодня все современные модемы выпускаются
Многие пользователи факс-модемов, не умея или не желая пользоваться «факсимильной» частью этого устройства, по-прежнему распечатывают свои документы на принтере, бегают к офисной факс-машине, стоят в очереди и тратят свое время на то, чтобы правильно заправить в нее листы и дозвониться по нужному номеру.
Разумеется, факс-модем не может полностью заменить факс-машину в офисной деятельности, но он может существенно поднять производительность вашей работы, если вы научитесь им правильно и эффективно пользоваться. Что касается домашнего компьютера, то здесь факс-модем может удовлетворить потребности в эпизодическом использовании факсимильной связи для 99,999 % пользователей.
Эта глава расскажет о том, как сочетаются преимущества и недостатки у факс-модемов в сравнении с факс-машинами и о том, когда стоит отдать предпочтение тому или иному устройству.
Мы рассмотрим:
• Понятие о факсимильной связи и устройстве факс-машины
• Преимущества и недостатки факс-модемов
• Преимущества и недостатки факс-машин
Понятие о факсимильной связи и устройстве факс-машины
При факсимильной связи по телефонной линии передаются в виде нулей и единиц строки точек (пикселов) черного и белого цвета, которые на принимающей стороне последовательно выводятся на лист бумаги. Это похоже на то, как точка за точкой печатает изображение матричный или струйный принтер. Для того чтобы разложить отправляемое изображение на пикселы, используется сканер. Таким образом, в состав каждой факс-машины входит три базовых устройства: сканер, модем и принтер. Разумеется, в состав факс-машины входит и телефонный аппарат, – причем часто достаточно дорогой, – с автоответчиком и памятью.
Наиболее распространены факс-машины, которые печатают на рулонной термочувствительной бумаге, однако такое изображение нестойко, имеет малое время хранения и через пару лет полностью выцветает. Поэтому более дорогие модели современных факс-машин используют встроенный лазерный или струйный принтер, и печатают на обычной бумаге формата А4.
Факс-модемы представляют собой лишь одну из базовых частей факс-машины, – модем для передачи и приема строк пикселов. Поскольку в компьютере все документы уже представлены в электронном виде, то практически отпадает нужда в сканере (за исключением того случая, когда документ представлен в виде бумажной копии, например, написан от руки, и его требуется ввести в компьютер). Для формирования последовательностей пикселов факс-модем использует специальное программное обеспечение, преобразующее текстовый документ или рисунок в одном из графических форматов, в соответствующие строки пикселов. При приеме изображения, наоборот, программное обеспечение факс-модема сохраняет пришедшие строки пикселов в виде файла на жестком диске компьютера, и пользователь может распечатать его на принтере или просмотреть с помощью соответствующего приложения.
Преимущества и недостатки факс-машин и факс-модемов
Сегодня нередко можно встретить дорогие и сложные факс-машины, пульт управления которых из-за обилия кнопок похож на приборную доску космоплана, и потому отбивает всякую охоту изучать их назначение. При этом, как показывает практика, потенциал таких устройств используется крайне ограниченно. Снять трубку, вставить лист отправляемого документа, набрать номер и нажать клавишу START, – вот и все, что обычно умеют сотрудники, несмотря на обилие сервисных функций в дорогих факс-машинах. С другой стороны, как мы уже упомянули в начале главы, факс-модемы зачастую вообще не используются для пересылки факсов из-за отсутствия у пользователей навыков по работе с ними. Поэтому вопросы преимуществ и недостатков факс-модемов и факс-машин неразрывно связаны с необходимостью обучения пользователей работе с этими устройствами.
Однако, давайте представим, что вы одинаково хорошо освоили работу с обоими типами факс-аппаратов. Тогда мы получим возможность сравнить характеристики этих устройств с потребительской точки зрения.
Преимущества факс-модемов
Список преимуществ факс-модема велик, однако, как уже говорилось, для этого пользователь должен научиться эффективно пользоваться ими, а наша книга поможет вам в этом.
1. Передача сообщения через факс-модем происходит значительно быстрее,
поскольку не требуется вставлять новые листы бумаги и сканировать их перед передачей. Для многостраничного документа разница в скорости между факс-модемом и факс-машиной может достигать нескольких раз!
2. Отсутствие ошибок передачи из-за «человеческого фактора». Кому из пользователей факс-машин не знакомы перекос страниц, замятие бумаги, а также необходимость «ловить момент», когда пора вставить следующий лист? Факс-модем избавляет пользователя от этих проблем.
3. Лучшая организация рабочего процесса за счет применения безбумажной технологии. Используя факс-модем, вам не придется предварительно распечатывать документ и стоять в очереди к факс-машине или же наоборот, периодически проверять рулон пришедших сообщений в ожидании важного документа. Не надо тратить рабочее время и расходные материалы (бумагу, картриджи) на рутинные вспомогательные процессы.
4. Легкая организация рассылки факсимильных сообщений множеству пользователей и экономия средств на обеспечение этого процесса. С помощью программного обеспечения по управлению факс-модемом легко организовать списки рассылки и задать время рассылки в период действия пониженных тарифов на телефонную связь (например, ночью). В этом большое преимущество факс-модемов. Хотя современные факс-машины и позволяют загрузить пачку листов для последовательной рассылки, вряд ли кто из пользователей отважится отправлять факсы таким образом без присмотра человека. Слишком велика вероятность перекоса и замятия бумаги.
5. Дополнительные сервисные функции, обеспечивающиеся аппаратными или программными средствами факс-модема. К таким сервисным функциям относится встроенный АОН, автоответчик, диспетчер звонков, рассылка голосовых сообщений и т. д. К примеру, факс-модем, управляемый популярной в России программой Уста Рах, может автоматически определить, что на другом конце линии трубку снял человек, а не факс-аппарат. В этом случае факс-модем может вначале воспроизвести в трубку голосом записанное в память сообщение, например, «Нажмите, пожалуйста, кнопку START для приема факса из фирмы N», а затем, проверив наличие ответного сигнала факс-аппарата, приступить уже к передаче по факсу конкретного документа.