Фокус: Достижение приоритетных целей

Кови Стивен Р.

В одной из компаний, в которой я работал, мой офис был в том же крыле, что и кабинет заместителя директора по персоналу. Помещение находилось в жутком состоянии. В раннем варианте нашей учебной программы специальный раздел был посвящен наведению порядка в своем кабинете. Поскольку я учил этому людей, мой собственный должен был быть образцом в этом отношении. Я наводил у себя порядок, и мне это действительно помогало. Как-то мимо проходил заместитель директора. Он увидел, что мой стол ничем не захламлен и передо мной лежит только то, чем я тогда был занят, и сказал: «Выглядит по-деловому». На самом деле он так не думал. Ему казалось, что эффективный и результативный работник и его кабинет должны выглядеть иначе. Интересный пример того, что люди считают признаком деловитости. Приняв участие в нашей программе, вы придете к другому выводу.

«Основная четверка»

Хорошая система планирования должна быть в состоянии управлять тем, что мы называем «основной четверкой». В нее входят задачи, встречи, заметки и контакты. Эти составляющие помогают в работе, но, чтобы управлять ими, нужна эффективная система.

Вот что интересно: использовать «основную четверку» можно на бумаге. Работая с карманным компьютером типа Palm, знаете ли вы, чему соответствуют четыре кнопки этого устройства? Нашей «основной четверке». Если вы пользуетесь программой Outlook не только для электронной переписки, то знаете, что главная панель задач программы слева – та же самая четверка. Итак, нужно уметь управлять этими четырьмя составляющими своей деятельности: задачами, встречами, заметками и контактами. Выберете оптимальное средство, с которым вам удобнее работать.

Чтобы система управления была эффективной, она должна удовлетворять трем условиям.

Во-первых, это возможность интеграции. Сегодня мы располагаем множеством средств: бумажными носителями, портативными и настольными компьютерами, программой Outlook, сотовыми телефонами, которые также позволяют работать с электронной почтой и находиться в режиме онлайн. Все эти возможности должны давать единую картину. Сегодня во второй половине дня мы начнем работать с «основной четверкой» с помощью органайзера. Когда вы станете действовать самостоятельно, постарайтесь найти место всем составляющим основной четверки в единой системе, без дублирования. Мы заметно снизим ее результативность, если будем использовать каждое из средств планирования по отдельности.

Вторая характеристика эффективной системы – мобильность, возможность иметь необходимые данные под рукой. Только так можно работать с «основной четверкой». Мы еще вернемся к этому вопросу; но в любом случае система планирования должна вам позволять в любой момент определять свои задачи, намечать встречи и делать записи. Вас ничто не должно ограничивать, даже когда вы отходите от своего письменного стола.

Теперь третье условие. Система управления должна быть персонализирована. Сегодня я покажу вам некоторые весьма полезные приемы. Мы верим, что наши исследования и многолетние занятия планированием времени позволят поделиться с вами идеями и технологиями, которые помогут участникам нашего семинара работать с каждой составляющей основной четверки наиболее эффективно. Но эти приемы не являются чем-то готовым. То, что я делаю, не следует повторять буквально. Нужно приспособить их для себя, сделать так, чтобы они приносили максимальную пользу именно вам. Персонализация средств планирования в первую очередь касается тех характеристик системы, о которых мы уже говорили: ее интегрированности и мобильности.

Итак, я хочу показать, как можно работать с «основной четверкой» на бумаге. Это первое и основное. Я прошу любителей техники не огорчаться и не уходить. Я расскажу только о принципах работы, а затем мы подумаем, как их можно реализовать на портативном компьютере, с помощью Outlook Express или других компьютерных программ. Они мало отличаются друг от друга. Итак, сначала общие принципы, а потом – возможные варианты.

Рассмотрим отдельные элементы «франклиновского» органайзера. Первый из них – «Помесячный календарь» на весь год. Если вы посмотрите в органайзер, то увидите, что все 12 месяцев представлены только в таком виде: предыдущий месяц, текущий месяц и последующий месяц. Что же касается календаря на год, то он позволяет увидеть все месяцы одновременно, охватить их одним взглядом. Можно планировать мероприятия на все 12 месяцев вперед.

За «Помесячным календарем» идет «Перечень основных задач». Эта страница помогает справляться со стрессом. Здесь вы фиксируете все задачи, которые предстоит решить за текущий месяц, хотя конкретного дня пока еще не выбрали. Или же это задачи, которые вы планируете на следующий месяц, и тоже без определенной даты. В «Перечень основных задач» можно занести много дел. Для личных и рабочих в нем выделены отдельные столбцы. Такую информацию полезно иметь под рукой.

Посмотрим теперь на страницы, предназначенные для каждого отдельного дня. Слева расположены две колонки: «График мероприятий» и «Задачи». Напротив них имеется страница, предназначенная для записей. Она так и называется «Ежедневные записи».

Мы еще ничего не сказали о контактах. Вернемся к ним чуть позже.

Упражнение № 2

Говорит Стив Джонс

Итак, мы обсудили первые три составляющих «основной четверки». Только что я показал вам, как можно с ними работать с помощью бумажного носителя. Используя полученные сведения, выполните небольшое упражнение.

Предлагаю рассмотреть пять ситуаций и быстро занести необходимые сведения в органайзер. Можете использовать те страницы, с которыми мы сейчас ознакомились, или какие-то другие.

Ситуация № 1. Куда вы занесете информацию о тренинге, дата проведения которого вам известна? Хорошо, я слышу два мнения – вы предлагаете отметить его в плане месяца и конкретного дня. Начнем с «Программы на месяц». Именно к этой странице вы обратитесь, чтобы увидеть все, что вам предстоит. Речь идет о какой-то дате в будущем, и вы запишите это мероприятие в «Программу на месяц». Кто-то сказал о странице, предназначенной для конкретного дня, на который запланирован тренинг. Это – еще одна возможность. Но некоторые делают записи в ежедневнике только после составления плана на неделю, поэтому сначала записывают все в одно место, а затем уже планируют конкретно по дням недели. В повседневной спешке они могут сразу найти здесь дату намеченной встречи: не надо пролистывать страницы, чтобы отыскать соответствующий день. Небольшая экономия сил.

Если же занятие состоится только через два месяца, вы можете вообще еще не подготовить для этого страниц. Поэтому лучше сделать запись на странице, где записаны ваши планы на все 12 месяцев.

Хорошо, переходим ко второй ситуации. Где вы отметите начало работы над проектом, к которому нужно приступить через шесть месяцев? Вероятно, для этого больше всего подходит «Перечень основных задач». Эта страничка всегда с вами, поэтому вы увидите свою запись через полгода и вставите ее в нужное место своего органайзера.

Такие же записи можно сделать с помощью электронных средств, внеся предстоящие мероприятия в Outlook или Palm. Компьютерный вариант «Перечня основных задач» аналогичен бумажному. Для его создания нужно воспользоваться функцией «Категории», в качестве которых выступят отдельные месяцы. Из «Перечня основных задач» можно отбирать материал при составлении программы на неделю. Вы его просматриваете и решаете, собираетесь ли сделать что-то в ближайшие дни.

Например, представьте, что в «Перечне» отмечено: «Записаться на программу компании FranklinCovey». Мне кажется, это никогда не вредно. Итак, я смотрю на свой план недели и говорю: «Да, нужно записаться на семинар на этой неделе». Я выбираю день, вписываю задачу в общий список дел, которые на него запланированы, и учитываю ее при составлении окончательной программы. Советую приучить себя составлять планы на день и на неделю. Это гарантирует вам приятные ощущения при вычеркивании из списка реализованного пункта программы.