Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

Архангельский Глеб Алексеевич

В-третьих, если вас достаточно часто ставят в поле «Копия» просто для сведения, такие письма также полезно автоматически сбросить в отдельную папку. Раз это вопрос «к сведению», значит, он не требует предпринятия каких-либо определенных действий. Правда, многое зависит от корпоративной культуры компании, в которой вы работаете: иногда в поле «Копия» вас могут ставить и как соисполнителя. Тогда отсортировывать такие письма не стоит.

Создавать папки и автоматически отфильтровывать в них почту можно следующим образом.

1. В панели переходов

внизу выберите пункт «Папки».

2. В открывшемся списке кликните правой кнопкой мыши на папке «Входящие» и выберите в контекстном меню пункт «Создать папку».

3. В появившемся окне «Новая папка» введите в поле «Имя папки» ее название (например, «Рассылки»), нажмите «ОК».

Теперь настроим фильтрацию почты в созданную папку.

1. Зайдите в меню Файл / Правила и оповещения. В открывшемся окне щелкните на кнопку «Новое» в левом верхнем углу.

2. В появившемся окне «Мастер правил» выберите пункт «Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата» и нажмите «Далее» в нижней части окна.

3. В появившемся внизу списке кликните гиперссылку «Адресаты или общедоступная группа».

4. Появилось окно «Адрес для правила». В поле «От» напишите e-mail рассылки, например [e-mail]. Щелкните «ОК».

5. Вы вернулись в окно «Мастер правил». Нажмите на гиперссылку «переместить их в папку <имя>».

6. В появившемся окне «Правила и оповещения» выберите папку «Рассылки» и нажмите «ОК».

7. Вы снова вернулись в окно «Мастер правил». Нажмите «Готово».

8. Теперь перед вами окно «Правила и оповещения». На вкладке «Правила для электронной почты» появилось только что созданное нами правило «[e-mail]».

Письма «к исполнению»

Как правило, приходящая к нам в письмах информация требует от нас определенной реакции. Разные письма требуют разных действий, а именно:

– ответа – то есть сообщения какой-то информации или принятия решения;

– размышления – когда для принятия решения вам требуется некоторое время;

– постановки на контроль – вам необходимо через некоторое время вспомнить об этом письме, чтобы проверить состояние вопроса;

– принятия к исполнению – когда в письме содержится некая задача для вас.

Начнем

с писем «К исполнению» как самых важных, требующих от вас большого количества действий. Для работы с такими письмами в Outlook есть специальный инструмент – флаг «К исполнению». Он устанавливается справа от темы письма в специальном столбце.

Поставив на письме один из флагов к исполнению (их несколько, разных цветов), вы фактически превращаете письмо в задачу. С этого момента в Outlook 2013, в отличие от предыдущих версий, оно видно в панели задач при календаре, его так же, как и любую задачу, можно помещать в категории «1-День» и «1-Неделя» и контекстные категории («Шеф», «Клиенты», «Поставщики» и т. д.). Письмо становится полноправным элементом вашей системы управления задачами.

Бывает, что на письмо нужно отреагировать в какой-то точно определенный момент. Например, в письме содержится просьба «Позвоните мне, пожалуйста, во второй половине дня в четверг». В таком случае стоит установить время оповещения. В нужный момент, например в 15.00 в четверг, прозвучит сигнал и в окне оповещений появится это письмо.

Отметить письмо «к исполнению» и поставить на него оповещение можно следующим образом.

1. Кликните на письме правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать категорию», а в подменю – «Все категории».

2. Присвойте категорию «1-День», если содержащуюся в письме задачу нужно выполнить в течение дня; «1-Неделя» – если в течение недели.

3. Присвойте письму и контекстные категории, если это необходимо (например «Клиенты», если оно потребуется в момент общения с клиентами).

4. Опять кликните на письме правой кнопкой мыши и в контекстном меню в пункте «К исполнению» выберите подходящий флажок.

5. Если необходимо оповещение о письме – в том же контекстном меню выберите пункт «Добавить напоминание». В появившемся окошке введите время напоминания и текст, который появится в окне напоминаний. Например: «Нужно позвонить!» или «Необходима встреча».

Иногда есть смысл не превращать письмо в задачу с помощью флажка «К исполнению», а просто перетащить его мышкой в раздел «Задачи». Тогда создастся новая задача, в которой в поле заметок будет продублировано содержание письма. Аналогично можно создать встречу, перетащив письмо в раздел «Календарь».

Письма на контроле

Предположим, пришедшее вам письмо не содержит задачи, которую необходимо исполнять. Но оно требует от вас ответа, либо размышления, либо сохранения вопроса на контроле.

Обычно такое письмо оставляют в папке «Входящие», чтобы потом оно напомнило о себе. Как правило, в папке «Входящие» у современного менеджера находится от нескольких десятков до нескольких тысяч сообщений. Между тем психологи утверждают, что мы не можем одновременно контролировать более 7±2 объектов. Отсюда вывод: при захламленных «Входящих» велик риск забыть нужное письмо, не отреагировать на него вовремя.

Выход – разделить все письма по трем уровням контроля.

Первый уровень – нахождение письма в папке «Входящие». Это высшая честь, которая может быть оказана письму: во «Входящих» вы гарантированно увидите его несколько раз за день. Такой чести можно удостоить только самые важные и срочные вопросы. Чтобы ничего не потерять и не забыть, во «Входящих» должно быть не больше 7–10 сообщений.