Интегрированный тайм-менеджмент
Шрифт:
• Контрольные списки избавляют вас от стресса или чувства вины, неизбежных, когда вы забываете что-то очень важное.
• Контрольные списки можно менять и уточнять после завершения каждого дела (процесс постоянного совершенствования), и со временем они будут становиться все лучше.
В каких жизненных ситуациях вам помогли бы контрольные списки?
• Выходя из дому на работу, что вы должны непременно иметь при себе и что так легко забыть? Ключи от машины, солнечные очки, мобильный телефон? Сколько раз вам приходилось бегать по дому в поисках ключей или очков, которые куда-то запропастились?
• Что нужно проверить
• Перед встречей с новым клиентом, перед интервью, презентацией или обедом с деловым партнером вам также необходимо ответить на множество вопросов, чтобы предстать в наилучшем виде:
Точный адрес места события?
Как проехать?
Есть ли рядом парковка и где именно?
Как зовут человека, с которым назначена встреча?
Его телефон?
К кому следует обратиться в случае отсутствия нужного человека?
По какому телефону позвонить в случае отсутствия нужного человека?
Нужно ли заранее заказывать пропуск?
Не забыл ли я позвонить за два дня до встречи, чтобы подтвердить договоренность?
Сможет ли меня найти человек, если у него возникнут непредвиденные обстоятельства или планы изменятся?
Подготовил ли я все необходимое для встречи?
А дети?! Только представьте, насколько легче было бы собирать их в школьный автобус, если бы каждый из них не забывал то одно, то другое?
Словом, на контрольные списки время стоит тратить и нужно всегда держать их под рукой. Они играют важнейшую роль в создании благоприятного имиджа и в достижении взаимопонимания, поскольку нацеливают интеллект на творчество, а не на рутину.
В этом отчасти заключается смысл I-образного обзора — в том, чтобы спросить себя: «В каких из сегодняшних событий я был не на высоте? Какие шаги необходимо добавить в будущем и что усовершенствовать в плане, чтобы я всюду приходил вовремя и со всем необходимым?»
ХАРИЗМА
Вспомните человека, которым вы восхищаетесь, например Мартина Лютера Кинга или Нельсона Манделу, какого-нибудь актера или известного бизнесмена. Спросите себя, что именно в этом человеке вас восхищает? Внешность, приятные манеры, чувство собственного достоинства, уверенность в себе, проницательность? Все это вписывается в одно понятие: харизма. Выглядеть всегда безупречно, жить на уровне, недостижимом для обычного смертного, — это дело знаменитостей. Это идеал, конечный продукт денег, власти, влияния. И тем не менее не только vip-персонам это доступно. Методы нашей книги, в том числе и... да-да, в том числе и такая мелочь, как контрольные списки, гарантируют любому, кто их воплотит в жизнь, такую же уверенность в себе и проницательность. Методика нашей книги — путь к харизме, которой обладают наши кумиры.
РЕГИСТРИРУЙТЕ АБСОЛЮТНО ВСЕ
Разум человека — изумительный инструмент с феноменальными способностями долговременной памяти и творческой мысли. Однако мелкие, сиюминутные детали, если они существуют исключительно в кратковременной памяти, не имеют шанса задержаться. Уже доказано, что кратковременная память способна хранить максимум до семи моментов. Следовательно, если на сегодня у вас запланировано более семи
Самая крепкая память все же слабее самых бледных чернил, а потому — записывайте! В этих словах заключен огромный смысл. Делать записи полезно всегда — на совещании, во время интервью или сразу же по окончании любого мероприятия. Всякий раз, когда вы пытаетесь вспомнить факт, который могли записать, но не сделали этого, вы теряете время и возможности.
• Диктофоны. Диктофоны — недорогие и компактные устройства. В некоторых мобильных телефонах и КПК имеется функция записи речи, и почти каждый из нас пользуется голосовой почтой или домашним автоответчиком. Таким образом, где бы вы ни находились, у вас есть доступ к тому или иному средству регистрации мыслей, идей, списков, которые будут сохранены и к которым вы обратитесь, когда сочтете нужным.
• Журнал звонков. В журнале звонков должны храниться детали каждого вашего звонка. Для этой цели подойдет обычный документ Microsoft Word или WordPerfect, где каждая запись содержит имя абонента, дату и время звонка. Это не только помогает ориентироваться в море звонков, которые вы делаете и на которые отвечаете, но и облегчает другие задачи. К примеру, если нужно вспомнить, когда вам звонила Мэри Джонс, когда вы звонили ей, достаточно выбрать «найти» в меню «правка», чтобы увидеть всю хронологию вашего телефонного общения.
• Журнал проектов. Понятно, что здесь регистрируются все проекты и клиенты. Если у вас уже есть журнал звонков, дополнительной работы потребуется минимум: просто скопируйте и вставьте в журнал проектов записи из журнала звонков, относящиеся к людям, задействованным в проекте, и добавьте заметки относительно встреч, предпринятых шагов и хода работ.
• Пользуйтесь плодами творческой мысли. Нам ежедневно приходят в голову блестящие мысли и идеи, способные принести изумительные результаты. Но очень часто эти мысли бесследно исчезают, потому что наша краткосрочная память заполнена.
Представляете, насколько выгодно, как только удачная мысль пришла вам в голову, записать ее — на диктофон, в КПК или на листок бумаги, чтобы открыть дорогу новым мыслям и идеям.
БАЗА ЗНАНИЙ
Мы должны не только помнить имена и события, но также накапливать и использовать знания, которые получаем в течение жизни. Для некоторых специалистов постоянное обучение — часть работы, и каждый год миллионы людей заканчивают курсы повышения квалификации, чтобы расширить свои знания и опыт. Кроме того, мы читаем книги, изучаем на работе информационные бюллетени, смотрим новости по телевизору. Проблема в том, что информационный поток так плотен, что большая часть узнанного тут же забывается. Правило 80:20 снова в действии. 20% фактов запомнится и станет частью ваших знаний. Остальное таится где-то поблизости, но вне пределов кратковременной памяти, т. е. воспользоваться этими сведениями вам не удастся. Книга, которую вы держите в руках, вооружит вас методикой, позволяющей добиться, чтобы ничто не проходило мимо нас — ни имена, ни события, ни уж, конечно, знания; и концепция рабочего пространства, где все можно найти за минуту, предполагает и возможность все вспомнить за минуту. Вот почему вам необходима собственная база знаний.