Искусство бесстрессовой продуктивности
Шрифт:
«Висячие» файлы и файлы поддержки. Пробегитесь по всем материалам, которые на данный момент находятся в работе на предмет новых конкретных действий, дел, выполнения которых вы ожидаете и завершенных дел.
Проявите смелость и творческий подход. Не появилось ли каких-нибудь новых, чудесных, творческих, смелых, а быть может даже провокационных идей, которые вы могли бы включить в вашу систему?.
Весь этот процесс есть результат действия здравого смысла, однако мало кто его выполняет, а ведь это именно то, что следовало бы делать для того, чтобы обеспечить себе состояние спокойствия и хладнокровный контроль ситуации.
Нужное
Важность еженедельного обзора неоспорима, и вас стоит выработать к нему привычку, а также обеспечить условия и инструменты для его выполнения. Как только вы наладите вашу организационную систему так, чтобы можно было работать спокойно и без напряга, вам даже не надо будет каждый раз беспокоиться о том, что надо бы сделать обзор — ваша система сама вас к этому подведет.
А пока что делайте обзор раз в неделю? Отвлекайтесь на пару часов от работы — не выпадайте из неё целиком, а лишь приподнимайтесь над горизонтом повседневной рутины для того, чтобы по-прежнему оставаться в теме.
«Подъем над горизонтом повседневной рутины» это тот самый наиболее типичный способ расправиться с гигантским, превышающим границы разумного, потоком информации, это интуитивный процесс уменьшения дел до определенного минимума, с которым можно спокойно работать… В условиях перманентного поступления избыточной информации, возможность такого подъема скоро станет самым дефицитным ресурсом.
Если вы можете себе позволить такую роскошь как отдельный кабинет и пятидневная рабочая неделя, то я рекомендую выделять вам часа два времени в пятницу днем на то, чтобы сделать обзор. Я считаю это время наиболее подходящим и у меня на это есть три причины.
События недели ещё свежи, и вы с легкостью можете сделать их полный обзор («О да, мне ещё надо убедиться, что я смогу с ней встретиться…»).
Если вдруг обнаружатся дела, в ходе которых вам понадобятся ваши коллеги, то вы ещё сможете их выцепить, пока они не пропали на выходные.
Очень здорово расчищать свой рабочий стол перед выходными — вы уйдете с работы полностью готовыми к отдыху, и ничто не будет вас беспокоить.
Однако у вас может быть и ненормированная рабочая неделя. У меня, например, по субботам и воскресеньям дел не меньше, чем, скажем, по средам. Но мне часто приходится совершать длительные авиаперелеты, а это прекрасная возможность сделать обзор, чтобы оставаться в теме. Один мой хороший друг, менеджер одной из крупнейших в мире компаний, работающей в сфере авиакосмической промышленности, завел себе ритуал, который он совершает каждый воскресный вечер в своем домашнем офисе и в ходе которого разгребает сотни заметок и записок, которые в течении недели делал во время разного рода переговоров и совещаний.
Какой бы стиль жизни вы ни вели, подобный ритуал необходим и вам. Скорее всего, у вас уже что-то подобное есть. Если так, то укрепите свою привычку — пусть она станет частью вашей системы.
Для тех, у кого много срочной работы и тех, кто работает в домашних условиях, не имея возможности выделить время и место на какой бы то ни было обзор и перегруппировку — для них отыскать такое время является сложнейшей задачей. Наиболее подвержены стрессу те, кому по работе необходимо молниеносно реагировать и принимать много критически важных решений (например, маклеры высокого уровня или менеджеры по персоналу) и кто возвращается домой
Если это про вас, то вашей самой главной сложностью будет выделить-таки время на обзор и перегруппировку тогда, когда никто не стоит у вас над душой. Либо вам придется по пятницам задерживаться в офисе на некоторое время после работы, либо же вам придется выделить время, когда вы сможете спокойно и не спеша заняться обзором дома.
Время для оперативного обзора. Я приучал многих моих клиентов выделять в ежедневнике по паре часов по пятницам. Самой большой проблемой для них было совмещение процесса обзора и срочных дел, результаты которых критичны для дальнейшего продвижения проекта.
Это действительно непросто. Однако, опытные работники знают цену того, чтобы пожертвовать кажущейся срочностью ради действительно важного и они умудряются-таки создать себе островки времени для некоторого обзора.
Даже те, кто все-таки выделил время на осмысление работы, частенько грешат тем, чтобы «по быстренькому» сделать обзор в самых общих чертах, чтобы оставаться на гребне. Между кораблем и балом, необходимо осмыслить, отрефлексировать и перегруппировать наработанное для того, чтобы не потерять контроль над ситуацией. Если вы всерьез думаете, что все ваше «разное» разложено по полочкам, прояснено и оценено, то вы скорее всего обманываетесь.
Самые лучше идеи по работе не придут вам в голову, когда вы в офисе.
Обзор «В перспективе»
Да, на каком-то уровне вам придется прояснять более масштабные ожидаемые результаты, долгосрочные цели, перспективы и принципы, которые направляют и фильтруют ваши решения, т. е. делать обзор весьма общего характера.
Каковы ключевые цели вашей работы? Каков ожидаемый результат через год или через три года? Как будет двигаться ваша карьера? Этот стиль жизни вам идеально подходит? Вы делаете то, что хотите делать или же то, что вам делать надо в расчете на дальние перспективы?.
Мыслительный процесс это самое важное, но вместе с тем и самое трудное, как в бизнесе, так и в жизни. Строители империй проводят долгие часы в раздумьях… пока другие тусуются на вечеринках. Если вы сознательно не хотите приложить следующее усилие к мышлению… значит, вы попадаете в рабство лени и больше не сможете контролировать свою жизнь.
Побудить вас ориентироваться в перспективе и помогать вам принимать решения адекватные реальности, в которой все мы варимся — это сами собой разумеющиеся цели этой книги. Если вы полны рвения и кидаетесь прояснять перспективы, то убедитесь, чтобы они были прояснены на всех уровнях.
Как часто стоит такой обзор проводить — вам видней. Важный на этом этапе принцип, который мне хотелось бы подчеркнуть.
Вам надо оценивать вашу работу и жизнь соответственно определенным горизонтам, принимать правильные решения, в правильное время для того, чтобы поддерживать ясность сознания.
Итак, отправная точка всей этой персональной методологии сбора, обработки, организации и обзора: сегодня среда, 9:22 утра — что надо делать?.
Глава 9. Выполнение: принятие оптимальных решений