Искусство презентации за 30 минут
Шрифт:
Рис. 7. Взаимное соответствие частей презентации
С чего начать?
Начинать техническую подготовку следует с подготовки структурного плана презентации, как указано в таблице 4, с учетом отведенного Вам времени. В этом плане Вы должны собрать воедино все, что войдет в будущую презентацию: основные мысли, аргументы, примеры – все, что поможет Вам достичь поставленной цели, то есть убедить Ваших слушателей. Только после того, как Вы наведете ясность в мыслях, можно приступать к подготовке слайдов и докладу согласно плану.
Таблица 4. Структурный план презентации
Подсчитайте число слайдов, исходя из нормы внимания 1,5–2 минуты на один слайд. Обычно на стандартную презентацию отводится не более 30–40 минут чистого времени без ответов на вопросы. Делать более продолжительную по времени презентацию не имеет смысла, т. к. уже через 25–30 минут слушатели устают от обилия информации и вызванных ею эмоций. Еще никто на свете не жаловался на то, что презентация была слишком короткой! Эффективная, эмоционально и информационно насыщенная, не утомившая слушателей презентация скорее заслужит похвалу и одобрение, чем скучный многочасовой доклад, даже если он был очень добросовестно подготовлен с профессиональной точки зрения.
Следующий очень важный вопрос, который Вам предстоит решить, – сколько времени отвести на слайд. Принято считать, что каждый слайд наиболее эффективно показывать 1,5–2, в особых случаях – до 2,5 минуты. Конечно, время показа зависит от содержащейся на слайде информации. Если на слайде представлена очень важная информация, на которую Вы собираетесь сослаться и позже, то время показа, естественно, увеличивается. За это время Вам надо успеть ознакомить слушателей с основными положениями и утверждениями, представленными на слайде.
Скорость показа слайдов варьируется в различных частях презентации и зависит от раздела презентации. Например, вступление стоит показать с такой скоростью, чтобы четко выразить основные вопросы, составляющие предмет презентации. От того, насколько правильно поймут Ваши слушатели рассматриваемый вопрос, зависит, насколько они согласятся с Вашими выводами и рекомендациями.
Золотое правило:
грамотно поставленный вопрос содержит в себе правильный ответ.
Основную часть, в которой содержится фактический материал, стоит начать с краткого плана изложения. Как хорошая дорожная карта, такой план поможет слушателю сразу правильно ориентироваться в Вашей презентации, а Вам – не потерять нить изложения. Скорость смены слайдов выше, чем во введении. Поэтому на показ каждого слайда можно отвести 1,5–2 минуты. Согласно Вашему плану, основная часть должна быть представлена в виде блоков информации. Каждый блок изложения должен заканчиваться кратким выводом, а набор выводов или предпосылок для них составит Ваше заключение. Заключение нужно показать довольно медленно, вдумчиво; если потребуется еще раз кратко повторить, почему Вы пришли к такому выводу, опираясь на факты, приведенные в основной части.
пример стандартной презентации на 30 минут
Введение: 3–4 слайда, 5–8 минут. Основная часть: 9–12 слайдов, 18–20 минут. Заключение: 1–2 слайда, 5 минут.
пример «инверсной» презентации на 30 минут
Краткие выводы: 1–2 слайда, 1–2 минуты.
Введение: 3–4 слайда, 5–8 минут.
Основная часть, факты: 10–12 слайдов, 20 минут.
Заключение: 4–5 слайдов, 10 минут.
Безусловно, приведенные примеры – это только руководство к действию. В каждом реальном случае выбор стратегии презентации – стандартной или инверсной – остается за Вами и зависит от целевой аудитории. Постарайтесь, однако, приблизительно следовать рекомендациям по распределению времени и эмоциональных акцентов.
Ваш следующий шаг – выбор технических средств.
Самый простой путь приготовить красивую презентацию – это воспользоваться соответствующей компьютерной программой. Показать такую презентацию можно как на проекторе, так и прямо с компьютера. В настоящее время существует такое изобилие программного обеспечения, что проблема состоит не в том, чтобы найти программу, а в том, чтобы правильно выбрать ее из имеющегося набора. При этом надо руководствоваться следующими соображениями: программа должна быть универсальной и устойчиво работать на Вашем компьютере, быть пригодной как для показа слайдов, так и для работы с бимером, иметь все возможности для подготовки презентации – все виды представлений (графики, диаграммы всех сортов, тонирование, соединения, стрелки, различные цвета, языки и шрифты и т. п.).
Известно, что самая надежная техника ломается в самый неподходящий момент, то есть в момент презентации. Поэтому, сделав свой выбор в пользу компьютера, не поленитесь на всякий случай распечатать эти же самые слайды для проектора и сделать резервную копию на СD– или USB-чипе, если Ваш компьютер вдруг решит сломаться.
Проверьте уровень батарей, подзарядите их, если нужно. Не забудьте необходимые разъемы, шнуры, переходники, то есть все те мелочи, которые могут сорвать отлично подготовленную презентацию. К техническим средствам также относится так называемый предметный план. Это особо актуально, если Вы представляете новый продукт, услугу.
Каждому – свое. Стиль презентации
Существует ряд возможных презентаций – от элегантных черно-белых графических, выполненных на слайдах, до сложных 3D-мультимедийных презентаций с эффектами анимации и музыкальным сопровождением. Выбор стиля, как и все остальное, зависит от Вашей аудитории.
Золотое правило:
не существует универсальной презентации, которая была бы эффективна как для высшего менеджмента, так и для производственного состава, дилеров, работников сервиса, покупателей.
Как мы уже договорились выше, презентацию для высшего руководства рекомендуется делать в более сдержанной классической манере, презентацию для покупателей и потребителей услуг – в эффектной мультимедийной манере. Это два полюса, между которыми лежат необозримые просторы для фантазии. При этом следует последовательно придерживаться единообразия. Например, если Вы выбрали для усиления эффекта черно-белое представление, не следует его «разбавлять» цветными слайдами. Шрифты для заголовков должны быть одинаковыми на всех слайдах, пояснительный текст может быть написан другим шрифтом, но на всех слайдах следует придерживаться одного шрифта для одного вида информации. Последнее дело – использовать слайды из других презентаций, вставляя их в Вашу. Явное различие в стиле, нумерации и пр. отличия покажут, что Вам глубоко наплевать, какое впечатление произведет Ваше выступление. Ваша аудитория, а также Ваше руководство сделают немедленные выводы. Будьте уверены, что в случае провала важной презентации Вы будете первым кандидатом на увольнение. И, надо сказать, поделом.