Кадровая кухня
Шрифт:
Стол для посетителей
Посетители – это или работники, которые приходят, чтобы подписать документы, в том числе и уволиться, или кандидаты на прием, которые, бывает, достаточно долго заполняют и подписывают документы. Для таких внутренних клиентов требуется стол. Надо сказать, он редко пустует.
Кстати, помимо основной функции этот спецстол можно использовать для праздничных посиделок, он также удобен при необходимости искать документы в папках, раскладывать накопированные в большом количестве документы и т.д.
Стоит заметить, что одна из самых ужасных привычек кадровиков –
От всей души сочувствую кадровикам, которые не могут позволить себе такой свободный стол. Однако, всегда можно найти выход. У меня в паре Компаний в кабинете Отдела кадров не было места для такого чудесного предмета мебели, поэтому я выставляла стол для посетителей в коридор. Разумеется, не слишком далеко от двери в Отдел кадров. Кстати, в этом есть своя прелесть – заполняющие и подписывающие документы не толкутся в кабинете и не слушают, о чем говорят кадровики по телефону. Сами знаете, часто информация, обсуждаемая в Отделе кадров, бывает не для чужих ушей.
Стеллажи
Этим достаточно экзотическим видом мебели лично я воспользовалась лишь однажды. Хозяйственное управление хотело выбросить стеллажи за ненадобностью. Я же вцепилась в них мертвой хваткой. Естественно, они тут же были использованы для зонирования и создания перегородок между работниками. Т.е. у каждой девочки получился свой полноценный уголок. Стеллажи были «прозрачные», т.е. полки без задней стенки. Мы на них поставили папки, горшки с цветами, коробки с канцтоварами (не поленились их немного украсить), оставили место для сумок. А внизу было место для обуви. В общем, наш Отдел кадров был оформлен вполне по-дизайнерски достойно.
Цветы
Цветы – это не просто элемент интерьера и источник кислорода. Они еще и элемент хобби, которое сплачивает коллектив. Все вместе их выбирают, поливают, подкармливают, лечат, обрывают ненужные листочки и ростки. Как минимум это объединяет работников общей заботой. Ну уж о красоте, наверное, даже и писать не стоит. Это аксиома.
Насколько дома мне лень разводить растительность (к счастью, этим занимается муж), настолько на работе наличие цветов является обязательным условием. Цветы по-разному могут попасть в кабинет. Можно самим сброситься только на горшки, а росточки принести из дома, можно договориться, чтобы деньги на покупку цветом и горшков выделила Компания. Главное, не бояться окружить себя живой природой по максимуму. Все-таки сидеть по девять часов в день приятнее с зеленью.
Картины
В некоторых компаниях эстампы и картины закупаются централизовано. В других, не столь продвинутых кадровики вешают сами. Естественно, лучше их выбирать всем вместе. Все достаточно элементарно. Принесли глянцевые журналы или календари, вырезали понравившиеся всем картины и вставили их в деревянные недорогие рамки. Впрочем, при желании можно сделать самим «а ля» рамки из картона. Фантазия и умелые ручки могут очень многое. Но в результате стены «оживают» и радуют глаз.
Общий смысл данной главы таков. Вы проводите в своих кабинетах очень много времени. Если работа не на удаленке, то офис оттягивает на себя больше половины часов суточного бодрствования. Поэтому ради самих себя любимых вы необходимо сделать свое рабочее место максимально комфортным. Это относится и к индивидуальному рабочему уголку, по возможности огороженному, и отсутствию подглядывающих из-за спины, и радующей глаз зелени и картин.
Организация хранения документов
В последние годы наше государство все настойчивее заговорило об автоматизации. И, что удивительно, не просто заговорило – уже в ходу электронные отчеты, электронные трудовые книжки. Ведется разговор об электронных подписях на трудовых договорах. Все это несомненно замечательно, однако не избавляет от тонн бумажных документов, накопленных за предыдущие годы. Да и, честно говоря, не все работники ринулись дружной толпой отказываться от бумажных трудовых книжек.
Так что еще много лет хранение документов останется чуть ли не главной головной болью кадровиков. Мало того, что бумаги занимают место, так вдобавок, периодически требуются их копии. То есть документы должны лежать так, чтобы можно было их легко отыскать. В этом смысле простое складирование в картонные коробки не катит.
Что же тогда?
Давайте сразу отделим мух от котлет и договоримся, что хранение бывает текущее (пополняющиеся документы текущего года) и долгосрочное (документы закончившихся лет). Рассмотрим их подробнее.
Текущее хранение личных дел
Уверена, все давно уже привыкли, что в личных делах нельзя хранить персональные данные. Некоторые компании объявили войну копиям паспортов, СНИЛС, ИНН, дипломов, военников, свидетельств о браке/разводе/рождении. Бедные работники лопатили тысячи личных дел, вытаскивая из них персональные данные для уничтожения.
Кстати, немного об уничтожении. Основная масса кадровиков ликвидирует ненужные конфиденциальные документы, измельчая (вручную или с помощью специальных устройств). Более-менее крупные компании могут себе позволить огромные короба из плотного картона, высотой со стол, с прорезью наверху. Залезть в них просто так нельзя. В короба через прорезь закладывают документы, не подлежащие разглашению, а заполнив, отправляют в специализированные фирмы, где короба уничтожают, не вскрывая. Очень удобно.
Но вернемся к личным делам. По законодательству они не обязательны. Но если они-таки есть, то относятся к делам очень длительного хранения. Так нужны Личные дела или нет? Мой ответ однозначен – нужны. До борьбы с хранением персональных данных я бы в качестве основной причины назвала бы удобство сохранения там паспортов, СНИЛС, ИНН и далее по списку. Теперь причину назову другую.
На моем последнем месте работы было много документов, которые не нужны законодательно, но делались исключительно по внутренним нормативным документам. Например, Договор о конфиденциальности, который не имел юридической силы (скорее чисто моральное успокоение для Службы безопасности). Поскольку у нас его регулярно запрашивали, Отдел кадров вынужден был его не только оформлять, но и хранить. Где? Естественно, в Личном деле работника.