Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства
Шрифт:
Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях её идентификации и учёта, состоящее из сокращённого названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учёта
Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учётных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
За ошибки в ведении архивного дела существует административная ответственность в рамках КоАП РФ Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов:
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьёй 13.25 настоящего Кодекса, влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трёх тысяч рублей; на должностных лиц – от трёх тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
Отдать в архив, найти в архиве, «порыться в архиве» – занятия сложные и утомительные, особенно когда в архиве не одно, и не десяток, а сотня дел или тысячи. Небрежность в работе с архивом категорически недопустима. Когда в архиве царит натуральный бардак, то найти срочно, сию минуту, очень важный документ, от которого зависит сам факт дальнейшего существования компании, или то место, в котором окажется на ближайшие несколько лет генеральный директор, практически нереально, придётся «перерыть всё». Для исключения вероятности наступления момента подобной ситуации и существует регламентация комплектования архива.
Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
Выборочный приём документов: Приём на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учёт и подлежащий постоянному хранению.
Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учёта, хранения и использования.
Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
Архив на градообразующем предприятии с десятками тысяч работников – это огромное хранилище документов, сплошные шкафы и полки, как в центральной библиотеке. И это только те документы, которые необходимо хранить в организации до наступления срока их списания в Госархив. В таком архиве и главный архивариус существует и ответсвенный за архивы за определённый год. Намного проще дела обстоят в небольших организациях. В совсем мелких ООО, где личного состава пять человек и сама компания существует без года неделю, архив представляет собой выделенную полку в шкафу – это зародыш настоящего «взрослого архива». Но это не означает, что всё просто: присвоил сквозной номер документу – и на полку. Вышестоящие контролирующие организации не всегда согласны с представлением владельцев бизнеса о многих вещах. Что бы было меньше недоразумений, в рамках борьбы с хаотизацией бизнес-процессов, разработана и утверждена Информационная деятельность архива.
Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.